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文書管理コラム　2020年度　上期閲覧数ランキングBEST5

文書管理コラム　2020年度　上期閲覧数ランキングBEST5

今回はこのコラムにおける、2020年度上期の閲覧数ランキングBEAT5をご紹介します。
このコラムをご覧いただいているみなさんがどんなことに悩み、またどのようなテーマに関心を寄せているかがわかります。

第５位　電子文書の取扱いを文書管理規程に盛り込むには？

多くの企業では、紙文書から電子文書へその取扱いが置き換わっています。
文書管理規程もそれに対応して修正や追加をしていく必要があります。
特に今年のコロナ騒ぎを皮切りにリモートワーク化が進行したことにより、
多くの企業が紙文化からの脱却を図り、ペーパーレス化への動きが活性化しました。
しかし文書管理規程は従来の紙の取り扱いについてしか言及しておらず、これまでの文書管理規程に電子文書の取扱いについての記述を入れる必要に迫られた企業が一気に増加したように思います。

このコラムでは、電子文書の保管要件や長期保存方法、廃棄方法などのライフサイクルごとの管理方法に加え、
紙文書を電子化する方法などについてご紹介しています。

電子文書の取扱いを文書管理規程に盛り込むには？

第4位　契約書の管理方法！

企業にとって、最も重要な書類の一つである契約書。
管理方法に悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
契約書管理に関して企業が抱えている問題は様々です。
・個人の引出しに入っていることがある
・管理方法が部署によってバラバラ
・管理台帳が無く、一覧性・検索性を欠いている
などなどです。

こうした問題に対応するには、
契約書を総務部などの部署で集中管理をする必要があります。
このコラムでは契約書の集中管理を進める手順や、
契約書管理システムをご紹介しています。

第4位　契約書の管理方法！

第3位　ファイル名・フォルダ名のルール　～4つのポイント～

サーバに電子ファイルが増えていく中、
ファイル名やフォルダ名のつけ方がバラバラだと、
参照したいファイルを探しにくくなりますし、
最新バージョンの特定も困難になります。
特にサーバ内の共有フォルダには、
多くの人が電子ファイルを保存するため、
その問題はより深刻です。
それでも自分の作ったファイルだけは探しやすくしようと、
ファイル名の頭に、
「★★★」
「＠＠＠」
「0000」
などを付ける人が続出します。
こうなるとほぼ末期です。
整理しようにも、ファイル名を見ただけで必要か不要かの判断がつかないため、
削減作業も円滑に進まないという事態に陥ります。

全社あるいは部門でフォルダ名とファイル名のつけ方を統一することが必要です。
そして統一化を図るだけでなく、
「探しやすさ」と「バージョン管理」を意識しなくてはなりません。
この記事では、そのための4つのポイントを紹介しています。

ファイル名・フォルダ名のルール　～４つのポイント～

第2位　文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方～その１～

文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方シリーズの第１弾です。
文書管理の規程やマニュアルの作成や見直しを進めたいものの、
どこから手を付けてよいか悩んでいる方が多いようです。

このコラムでは規程やマニュアルの概念や、
文書のライフサイクル上における「発生」「伝達」のステップに焦点をあてて、
章立てのしかたや記載すべき項目について紹介しています。

他にも文書管理規程作成関連のお役立ち情報はこちらにあります。

第1位　これで完璧！ファイルサーバの整理

日々ファイルが増え続けるファイルサーバ。
情報システム部門から保管容量を制限されている企業も多いことと思います。
そんな中ファイルサーバは容量を圧縮するだけでなく、
「探しやすさ」が求められます。
特にリモートワーク化の進行によって、自宅や出先から共有サーバにアクセスする機会が急増しました。
そうした状況下では、保管した当事者だけでなく、権限のあるすべての人が見たい文書にたどり着けるファイルサーバにしなくてはなりません。

このコラムでは、ファイルサーバを整理する手順やフォルダの分類手順、
名称ルールのポイントなどをご紹介しています。

これで完璧！ファイルサーバーの整理

以上が2020年度上期の閲覧数ベスト５でした。
このランキングはみなさんの悩みやテーマと連動しています。
今回は新型コロナウイルスの影響で、
電子文書や共有サーバの利活用に関する記事がランクあぷしてきました。

われわれは専門家として、みなさんの悩みを課題として顕在化させ、解決致します。
ぜひ一度ご相談ください。

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