文書管理で組織のチカラを強くするサイト
文書管理は、重要な経営意志決定の最大の武器になります。
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経営陣が最も重視する顧客満足のため「顧客対応のスピード」の改善が課題でした。そのためにファイルサーバ中の顧客のあらゆる文書を即時参照できる環境にすることを目標とし、結果、ファイルサーバ容量の大幅な削減と文書検索スピードの飛躍的な改善を実現しました。
文書管理を行う上でファイリングシステムは、とても適切な管理方法です。 港区役所様では、約30年前の平成元年にファイリングシステムを導入し、以降、運用されてきました。しかし、ファイリングは一度導入したからといって、そのまま永続的に続くものではありません。港区様では文書管理を継続的に適正化するため、ファイリングシステムの点検と改善に取り組んでいます。
東京海上日動図書室様では、数年をかけて企業アーカイブ資料のマイクロフィルム化・デジタル化を進めてこられました。そして、デジタル化された資料の利用価値が高いことから利用環境構築を検討され、資料データの整備とデータベースシステムの導入、画像加工が可能な環境の構築が行われました。ここ数年間、社内外向けにこれらの企業アーカイブ資料を使った成果物が複数作成されているとのこと。製作の主体である広報部門や人事部門に対して、目的に合わせた資料の選定や史実確認等のサポートを提供しているのが図書室です。今回の利用環境構築は段階的な計画の一つ目で、次の段階では更なるアーカイブ活用と利用者ニーズをとらえた改善を計画されています。
文書管理コンサルティングでの施設毎関連書類の業務調査実務と、その結果導き出された改善策をご紹介しています。
小金井市広報秘書課様では、市内の行事や公園などの記録写真を利活用するためデータベース構築を行っています。今日に至るまで、ネガフィルムの電子化や画像にメタデータを付与してデータベースの充実を図ってこられました。さらにデータベースシステムを更新してサービスレベルの向上と管理の効率化が実現されました。
文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。
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文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。
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共有フォルダの情報共有に課題を持つ文書管理責任者、担当者の方にお勧めの資料です。
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