規程とガイドラインは
どう違うのですか?

文書管理ルールを作成したいのですが、
文書管理規程と文書管理ガイドラインには、
どのような違いがあるのですか?

文書管理規程に定められた内容を、さらに具体的に文書化したものが文書管理ガイドラインとなります。

また、文書管理規程は組織内の公式ルールであるため、更新には取締役クラスの承認が必要になりますが、ガイドラインは公式ルールと位置づけられることはあまりないので、業務環境の変化に応じて更新がしやすいという性質があります。

さらに分類や電子化などの手順を示したマニュアル類は、部署ごとに作成しているケースも多いもので公式性は低い一方、ガイドライン以上に内容がより具体的になります。

文書管理ルール位置づけのイメージ図

 

周囲の協力を得るには
どうしたらいいですか?

周囲が文書管理に対して前向きではありません。
周囲の協力を得るにはどうしたらよいでしょうか

まずはゴールやメリットを共有し、周囲のみなさんにとっても「うれしいこと」があるということを伝えることです。

周囲からは大抵の場合、「今まで通りで問題ない」「忙しい」「文書管理システムでも入れればいい」などといったコメントが寄せられます。

そのような人たちに、どういう目的で文書管理に取り組むのか、実現するためにはどういうプロセスが必要かを明確に伝えることで周囲の理解が得られるようになります。

研修などを通じてメリットを伝えるのも有効です。



自力でやるのは
可能でしょうか?

会社からは自力で進めるように言われているのですが、
コンサルタントを入れずに社内で進めるのは、
可能なものでしょうか?

不可能ではありません。

しかし一定の知識習得や、ルール・マニュアル作成などにかかる労力や工数は、膨大なものになります。

行政機関では専門職を配置しているところもありますが、民間企業においてそれは難しく、日常業務の片手間で進めなければならないのが実情です。

自力で推進するか、専門の企業に依頼するかは、自社のリソースや協力体制を見ながらコスト優位な方を選択するべきです。



文書管理を継続させる
メニューはありますか?

文書管理を導入してうまく機能したとしても、
また元に戻ってしまうのではないかと思います。
継続させることを目的としたサービスはありますか?

維持管理支援サービスの提供が可能です。

リバウンドを防ぐためのチェックと改善策の立案をサポートします。

お客様のご希望や状況によって、プランを設定いたします。



コンサルを依頼した場合の
所要期間は?

コンサルを依頼した場合、
どのくらいの期間を見ておけばいいのでしょうか?
依頼した場合の所要期間を教えてください。

最短で1か月程度、最大で半年くらいが目安です。

所要期間は実施する内容によって決まります。

弊社の6つの基本メニューの所要期間の目安は、下記の一覧表をご参照下さい。

コンサルメニューによる所要期間



予算に応じたプランは?

大きな予算を確保できそうにないのですが、
よいプランはないでしょうか?

弊社では実施する部署や実施項目などを細分化し、カフェテリア方式でオーダーいただくことが可能です。

ターゲットを特定部署に限定したり、紙文書か電子文書のどちらかに絞ることや、実施項目は調査のみを実施するといった形でこれらを複合的に組み合わせることが可能です。

Ⅰの場合:特定部署の電子ファイルに関する現状を調査し、対策を講ずるプラン

Ⅱの場合:電子保存に特化したルールを策定するプラン

プラン選択の例



文書管理の主な導入事例

お問い合わせ

「組織の知カラ」に 相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは「文書管理規程、文書管理ガイドライン のサンプル」を入手してみましょう

あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際に規程やガイドラインのサンプルを見てみましょう。

「肥大化する共有フォルダを統制し、
探せないを無くす!」を
見てみましょう

共有フォルダの情報共有に課題を持つ文書管理責任者、担当者の方にお勧めの資料です。

「ペーパーレス化マニュアルサンプル」を見てみましょう

ペーパーレス化を推進したい方は是非このマニュアルサンプルをご覧ください。

「法定保存文書一覧のサンプル」 を見てみましょう

法定保存文書一覧の確認を検討している方は、こちらのサンプルをご覧ください。

「研修資料のサンプル」を見てみましょう

文書管理研修を検討されている方にお勧めのサンプル資料です。

「維持管理事例」を見てみましょう

文書管理維持継続をご検討中の方にお勧めの資料です。

「文書管理の教科書」を
見てみましょう

問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。


文書管理サービスページから6つの資料がダウンロードできます。

このページでは以下の説明と資料のご案内をしています。

文書管理ルール
ファイルサーバー共有フォルダ
ペーパーレス化支援
法定保存文書
文書管理研修サービス
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