文書管理規程に定められた内容を、さらに具体的に文書化したものが文書管理ガイドラインとなります。

また、文書管理規程は組織内の公式ルールであるため、更新には取締役クラスの承認が必要になりますが、ガイドラインは公式ルールと位置づけられることはあまりないので、業務環境の変化に応じて更新がしやすいという性質があります。

さらに分類や電子化などの手順を示したマニュアル類は、部署ごとに作成しているケースも多いもので公式性は低い一方、ガイドライン以上に内容がより具体的になります。

文書管理ルール位置づけのイメージ図

まずはゴールやメリットを共有し、周囲のみなさんにとっても「うれしいこと」があるということを伝えることです。

周囲からは大抵の場合、「今まで通りで問題ない」「忙しい」「文書管理システムでも入れればいい」などといったコメントが寄せられます。

そのような人たちに、どういう目的で文書管理に取り組むのか、実現するためにはどういうプロセスが必要かを明確に伝えることで周囲の理解が得られるようになります。

研修などを通じてメリットを伝えるのも有効です。

不可能ではありません。

しかし一定の知識習得や、ルール・マニュアル作成などにかかる労力や工数は、膨大なものになります。

行政機関では専門職を配置しているところもありますが、民間企業においてそれは難しく、日常業務の片手間で進めなければならないのが実情です。

自力で推進するか、専門の企業に依頼するかは、自社のリソースや協力体制を見ながらコスト優位な方を選択するべきです。

維持管理支援サービスの提供が可能です。

リバウンドを防ぐためのチェックと改善策の立案をサポートします。

お客様のご希望や状況によって、プランを設定いたします。

最短で1か月程度、最大で半年くらいが目安です。

所要期間は実施する内容によって決まります。

弊社の6つの基本メニューの所要期間の目安は、下記の一覧表をご参照下さい。

コンサルメニューによる所要期間

弊社では実施する部署や実施項目などを細分化し、カフェテリア方式でオーダーいただくことが可能です。

ターゲットを特定部署に限定したり、紙文書か電子文書のどちらかに絞ることや、実施項目は調査のみを実施するといった形でこれらを複合的に組み合わせることが可能です。

Ⅰの場合：特定部署の電子ファイルに関する現状を調査し、対策を講ずるプラン

Ⅱの場合：電子保存に特化したルールを策定するプラン

プラン選択の例