文書管理規程がある企業と未だに無い企業がありますが、 最も多いのは、存在するけど形骸化してルールとして機能していない企業です。 このため既存の文書管理規程をリバイスする企業が増えています。 そんな時どんなことに留意して文書管理規程を作ればよいのでしょうか？

そもそも文書管理規程とはどんなものなのでしょうか？ 文字通り文書管理のルールを定めたものですが、 文書管理規程はあくまで全拠点・全部署共通的な基本原則を定めるのが一般的です。 文書管理規程をもう少し具体的にしたものが文書運用ガイドや文書管理ガイドラインと言われるものになります。 さらに拠点や、部署、業務ごとに異なるような細かなローカルルールを定めたものが文書管理マニュアルになります。

文書管理規程に記述されるのは基本原則であるため、表現はある程度抽象的でも大丈夫です。 例えば電子文書の保管について、 「電子文書の保管は検索性に留意すること」くらいで留めたとしても 下位にある文書管理ガイドラインでは、ファイル名の付け方や版管理のやり方にも言及することでフォローします。 さらに部署ごとに定めるような文書管理マニュアルでは、電子文書のフォルダ構成やアクセス権限などさらに具体化していきます。

つまり文書管理規程が定める「命令」に対し、 具体的にどのような手法で実践するのかを示すのがガイドラインやマニュアルになります。

文書管理規程には業務によって異なるような細かなルールは記述せず、 全部署共通的な基本原則を定めるようにしましょう。

文書管理規程は記述が抽象的でもよいのですが、
あってはならないのは「漏れ」です。
社内に必要な文書管理のルールが全て網羅されていなければなりません。
文書管理規程に無いルールは、原則ガイドラインやマニュアルに記載されることはありません。
先述の通り、文書管理規程に定められた内容をブレイクダウンしたものがガイドラインやマニュアルになるからです。
極端な言い方をすれば、
「きちんと保存しよう！」と定める文書管理規程に対し、
格納方法やタイトルの付け方など、きちんと保存するための手法を定めたものがガイドラインやマニュアルということです。

文書管理規程を定めて以来リバイスしていないという企業が多くあります。
例えば紙文書のことしか記載されていないとか、情報システムのことが記載されていないなど、漏れだらけになっているケースです。
記載されていなければルールが無いのと同じです。

文書管理規程の記述が抽象的なのはよくても、
記載漏れはあってはなりません。