文書管理規程作成時の留意点

文書管理規程がある企業と未だに無い企業がありますが、
最も多いのは、存在するけど形骸化してルールとして機能していない企業です。
このため既存の文書管理規程をリバイスする企業が増えています。
そんな時どんなことに留意して文書管理規程を作ればよいのでしょうか?

文書管理規程とは?

そもそも文書管理規程とはどんなものなのでしょうか?
文字通り文書管理のルールを定めたものですが、
文書管理規程はあくまで全拠点・全部署共通的な基本原則を定めるのが一般的です。
文書管理規程をもう少し具体的にしたものが文書運用ガイドや文書管理ガイドラインと言われるものになります。
さらに拠点や、部署、業務ごとに異なるような細かなローカルルールを定めたものが文書管理マニュアルになります。

文書管理規程に記述されるのは基本原則であるため、表現はある程度抽象的でも大丈夫です。
例えば電子文書の保管について、
「電子文書の保管は検索性に留意すること」くらいで留めたとしても
下位にある文書管理ガイドラインでは、ファイル名の付け方や版管理のやり方にも言及することでフォローします。
さらに部署ごとに定めるような文書管理マニュアルでは、電子文書のフォルダ構成やアクセス権限などさらに具体化していきます。

つまり文書管理規程が定める「命令」に対し、
具体的にどのような手法で実践するのかを示すのがガイドラインやマニュアルになります。

文書管理規程には業務によって異なるような細かなルールは記述せず、
全部署共通的な基本原則を定めるようにしましょう。

文書管理規程作成時にあってはならないこと

文書管理規程は記述が抽象的でもよいのですが、
あってはならないのは「漏れ」です。
社内に必要な文書管理のルールが全て網羅されていなければなりません。
文書管理規程に無いルールは、原則ガイドラインやマニュアルに記載されることはありません。
先述の通り、文書管理規程に定められた内容をブレイクダウンしたものがガイドラインやマニュアルになるからです。
極端な言い方をすれば、
「きちんと保存しよう!」と定める文書管理規程に対し、
格納方法やタイトルの付け方など、きちんと保存するための手法を定めたものがガイドラインやマニュアルということです。

文書管理規程を定めて以来リバイスしていないという企業が多くあります。
例えば紙文書のことしか記載されていないとか、情報システムのことが記載されていないなど、漏れだらけになっているケースです。。
記載されていなければルールが無いのと同じです。

文書管理規程の記述が抽象的なのはよくても、
記載漏れはあってはなりません。

文書管理規程の構成

文書管理規程に漏れをなくすために、
作成する前に全体の構成を考えます。
自社のルールにはどのようなものが必要かをあらかじめ網羅し、シミュレーションしておくのです。
構成を考えないままに着手してしまうと、
作成中に見直しや手戻りが多く発生し、
漏れが発生しやすくなります。
大項目→中項目→小項目の手順で細分化していき、
全体の構成を組み立ててから作成したほうが効率もよく、漏れも発生しません。
ここでは大項目だけ簡単にご紹介します。

・目的
文書管理規程が何のために存在するのか、さらには文書管理を何のために取り組むのかを明確に記します。

・適用範囲
役員から非正規社員までのどこまでを対象とするかや、
どのような情報を対象とするかを定めます。

・定義
「情報」や「文書」といった様々な解釈ができる用語について、
その企業における定義を記します。

・体制
文書管理に関わる体制や権限を含む役割を定めます。

・文書の取扱い
紙文書・電子文書音取扱い、機密文書の取扱い方法などについて定めます。

・文書のライフサイクルごとのルール
ここからは文書のライフサイクル「発生」「処理」「保管」「保存」「廃棄」の各プロセスにおけるルールを定めます。
「発生」であれば文書作成時の留意事項や、外部から収受した文書の取扱いなどについて記します。

・維持管理
教育や監査の手順などについて定めます。

完成版の承認を得る前にすべきこと

文書管理規程の構成をつくり原案が完成した時、
承認者から承認を得る前に、現場のメンバーからも実行可能性について意見を聞いたほうが良いと思います。
文書管理規程の内容が独りよがりな理想論となっていたり、現場の実態と乖離している可能性もあるからです。

実際に現場で業務を行っているメンバーの意見を聞き、
合意を取ってから完成版へと昇華していくことが大切です。
合意プロセスは下の図の手順で進めるとよいでしょう。

完成版ができた後にすべきこと

完成版ができてもそれで終わりではありません。
まずは定めたルールの内容について、
説明会などを開き、組織のメンバーに理解を深めてもらいます。
つまり教育の実施です。

また、情報システムの導入や組織変更などにより業務環境は変化するため、
定期的に文書管理規程をメンテナンスしなければなりません。
文書管理規程のメンテナンスは「いつ」「誰が」「どのような手順で」やるか、
上記の「体制」や「維持管理」の条項で定めておかなくてはなりません。

一旦完成しても放置しておけば、
定めたルールどんどん形骸化し、影響力を失っていくので注意しましょう。

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