やってみよう!ファイルサーバーの現状調査

ペーパレスが加速度的に進んできた今日のオフィスですが、その受け皿である電子ファイルの整理が課題になってきています。特に非定型文書の格納場所となるファイルサーバーに関しては、整理方法などが具体的に示されることなく手が付けられない状況になっていることが多いようです。
まずは、実態を正しく知るためにファイルサーバーの現状調査をお勧めします。

ペーパーレスは電子文書を増加させる

ペーパーレスがこのところ、年を追うごとに進んでいます。
紙で長いこと保管され、参照されてきたものは、検索の利便性や保管スペースの削減などを理由に電子化を検討する場面が増えてきているようです。
また、受注業者から納品される成果物の文書もPDFなどの電子文書を指定する発注元も多くなってきています。
そして、このような文書の格納スペースとして、多くの組織ではファイルサーバーが使用されています。
また、仕掛かり中の文書などの保管場所もファイルサーバーです。
そうです、ファイルサーバーの保管データは毎日追加されているのです。

ファイルサーバーでよくある問題

文書管理のインタビューで、ファイルサーバーに関しては以下のような意見が寄せられます。
  ・どこに何が入っているか全くわからない。
  ・他人が作成したファイルは探せない。
  ・先輩から引き継いだフォルダは手つかずのまま自分が持っていたが、
   そのままの状態で他の人に引き継いだ。
  ・いつも容量が足りなくて困っている。
  ・容量拡張の依頼が絶えないが、まずは、整理をしてほしい。(システム管理者から)
ファイルサーバーは自由度が高く便利ですが、放っておけばマイルールが横行し、共有しづらいものになってしまいます。
そうやって、次第に手がつけられない状態が進みます。
ファイルサーバについては、「整理を心がけること」を啓蒙しても、現場ではどんなふうに整理したらいいかわからないし、ゴールイメージがない。
でも、ルールを作るほうだって、何が望ましいが決めかねる。
。。。。
だから、もっと客観的に状況を把握するために、まずは現状調査が必要になります。

現状調査ってどうやるの?

現状調査では、客観的な事実を収集して分析した結果をまとめます。
以前は、主に紙文書の現状調査を記事でご案内しました。

この電子文書版を行うのです。

①定量的な情報を把握する


あらゆる観点から定量的な情報を収集します。また、部署毎に数値をまとめておくことで部署の傾向を知ることができます。
この調査ではこんなことがわかります。

■ファイルの容量や数量
 ・容量を多く使用している部署はどこか。
 ・一人あたりの容量を多く使用している部署はどこか。
 ・ファイル数が多い部署はどこか。

■保管されているファイルの種類
 ・どんなファイルを多く保管しているか。
  (文書ファイルなのか、映像ファイルなのか)

■参照されていない古いファイルの存在
 古くてかつ参照された形跡のないファイルあるか。
  (これが多いのであれば、削減の余地があるかもしれません。)

②命名状況を確認する


もし、会社で指定されたルールやガイドラインがある場合、それに照らし合わせて命名状況を確認します。また、無い場合は次のポイントで命名状況をチェックしていきます。
  ・「○○コピー~」というフォルダ名やファイル名がある。
  ・同じ名前でも半角や全角が統一されていない、
   また、数字の付番ルールが途中から異なっていないか。
  ・ファイル名やフォルダ名があいまいになっていないか。
     例:○○関係、その他 など

③困っていることを聞く


アンケートやインタビューなどで実際に社員が困っていることや、どうしてほしいかとかいう生の意見を情報として取得します。定性的な情報を収集することが目的です。
また、①や②である程度状況を把握してから、アンケートやインタビューを行うようにします。アンケートは広く情報を収集できますが、本音まで押さえられるかというとなかなかそうはなりません。反対にインタビューは、特定の社員が対象にはなりますが、対面で行うため本音を聞くことができるメリットがあります。

④ファイルサーバーそのものでないが、
 関係性を押さえておくべき周辺領域


ファイルサーバーの周辺領域はどうなっているでしょうか。例えば、文書管理システムはファイルサーバと非常に近接しているものですが、棲み分けは出来ているでしょうか。
また、ワークフローシステムなどの添付ファイルの保管先にファイルサーバーが指定されていることもあります。これらは何らかの紐つけIDで関連付けられ、探しやすいように関連付けられているでしょうか。

問題を取りまとめ、解決策を検討する

データが揃ったら、問題を分析して解決策を検討します。
以下に3つの視点での問題を例としてあげてみました。

  ①削減に関する問題
   削減の障壁になっていることは何か。
  ②ルールに関する問題
   現状と適合しないルールになっていないか。
   必要なのに決められていないことがないか。
  ③運用に関する問題
   他のシステムとの2重に保管されているものはないか。
   業務や文書のだぶつきはないか。

ここでは例を出しましたが、これらは、視点の設定と調査結果、会社の状況によって変わってきます。
ここでは、十分な分析と検討が必要です。

外部に依頼する?

ファイルサーバーの調査について説明をしてきましたが、自社内では日常業務もある傍ら、なかなか実行できないこともあるのではないでしょうか。また、問題点の洗い出しについても、どのような視点で整理するかなど迷ってしまうことも多いことでしょう。
文書管理コンサル会社に調査を依頼し、客観的な見地から調査結果と問題点やその解決策をレポートで提出してもらうのも一つの手です。

■■ まとめ ■■

容量オーバー気味なファイルサーバーの実情を、定量的な調査と合わせて、インタビューなどの定性的な調査を行うことで、客観的データを収集し、根本的な解決策を検討することができます。

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