ペーパーレスがこのところ、年を追うごとに進んでいます。
紙で長いこと保管され、参照されてきたものは、検索の利便性や保管スペースの削減などを理由に電子化を検討する場面が増えてきているようです。
また、受注業者から納品される成果物の文書もPDFなどの電子文書を指定する発注元も多くなってきています。
そして、このような文書の格納スペースとして、多くの組織ではファイルサーバーが使用されています。
また、仕掛かり中の文書などの保管場所もファイルサーバーです。
そうです、ファイルサーバーの保管データは毎日追加されているのです。

文書管理のインタビューで、ファイルサーバーに関しては以下のような意見が寄せられます。
　　・どこに何が入っているか全くわからない。
　　・他人が作成したファイルは探せない。
　　・先輩から引き継いだフォルダは手つかずのまま自分が持っていたが、
　　　そのままの状態で他の人に引き継いだ。
　　・いつも容量が足りなくて困っている。
　　・容量拡張の依頼が絶えないが、まずは、整理をしてほしい。（システム管理者から）

ファイルサーバーは自由度が高く便利ですが、放っておけばマイルールが横行し、共有しづらいものになってしまいます。
そうやって、次第に手がつけられない状態が進みます。
ファイルサーバについては、「整理を心がけること」を啓蒙しても、現場ではどんなふうに整理したらいいかわからないし、ゴールイメージがない。
でも、ルールを作るほうだって、何が望ましいが決めかねる。
。。。。
だから、もっと客観的に状況を把握するために、まずは現状調査が必要になります。

現状調査では、客観的な事実を収集して分析した結果をまとめます。
以前は、主に紙文書の現状調査を記事でご案内しました。

この電子文書版を行うのです。

データが揃ったら、問題を分析して解決策を検討します。
以下に3つの視点での問題を例としてあげてみました。

　　①削減に関する問題
　　　削減の障壁になっていることは何か。
　　②ルールに関する問題
　　　現状と適合しないルールになっていないか。
　　　必要なのに決められていないことがないか。
　　③運用に関する問題
　　　他のシステムとの2重に保管されているものはないか。
　　　業務や文書のだぶつきはないか。

ここでは例を出しましたが、これらは、視点の設定と調査結果、会社の状況によって変わってきます。
ここでは、十分な分析と検討が必要です。

ファイルサーバーの調査について説明をしてきましたが、自社内では日常業務もある傍ら、なかなか実行できないこともあるのではないでしょうか。また、問題点の洗い出しについても、どのような視点で整理するかなど迷ってしまうことも多いことでしょう。
文書管理コンサル会社に調査を依頼し、客観的な見地から調査結果と問題点やその解決策をレポートで提出してもらうのも一つの手です。