文書管理規程はあるけれど、組織や業務形態の変化、コンピュータによる情報化が進むにつれて、現状とのズレ感じることはありませんか。また、職場のみんなは規程の規程を理解しているでしょうか。管理部門以外は、見たことさえない人もいる組織もあります。

文書管理規程について振り返ってみましょう。

文書管理規程について考えてみましょう。 文書管理規程を作成したのいつのことでしょうか。現状の業務とマッチングしていますか。形骸化しているようなことはないでしょうか。規程の内容は業務に影響します。

以下にチェックポイントをあげてみました。

文書管理規程を作成したときは、他の規程と合わせて一気に作成した。

• 文書管理規程を作成したのは、株式上場、ISO取得などがきっかけであったため、業務に照らし合わせて見直しをする余裕が今までになかったケースで、業務ととマッチングしていない状況が見受けられます。

電子ファイルや文書管理システムについての言及がない。

• 電子ファイルの利用は、年を追う毎にその割合がどこの組織でも増加しています。なのに、規程が古くて電子ファイルやシステムに対して言及がなくこの部分が野放しになっているケースです。

情報管理規程との位置づけが明確でない。

• 電子ファイルでの漏洩は、その件数が多大になることから、情報管理規程で守られていることが多いです。しかし、同じ情報を扱う文書管理規程との位置づけを明確化していないために曖昧な事項があったりするケースです。

さて、当てはまるようなことはあったでしょうか。

文書管理規程がしっかり作成されていても、それが組織内で浸透していなければ、実行はされません。事実、「ルールはあったがルールが実行されていなかった」ために情報漏洩が発生した事例も存在します。

組織内で規程が理解され、浸透し実行されていくようにしなければなりません。それにはどうしたらよいのでしょうか。

一般に規程など社内のルールについては、新人研修の時に説明があることが多いようです。社会人としての自覚もないままありとあらゆることを詰め込まれるので「そういえば聞いたような。。。」という記憶しか残っていないこともあります。また、昇格後の研修などでも行っている企業も多いようです。この時には社会人になってからずいぶん経っていますし、重要だという意識も持っているので記憶に残っていきます。でも、文書管理規程は、職場の全員が関わることです。ですから、やはり、全員に説明するような工夫をしなければなりません。

具体的な方法をあげて見ましょう。

①社内通達する。 新規に追加された規程がある、更新された規程があるときには、「通達」という方法で正式に全社員に知らせます。

②キーマンへの個別説明をする。 文書管理に大きく関わる部署や、変更のあった規程に関係する部署のキーマンには別途個別に説明します。 例えば、文書管理責任者や情報システム担当者、総務責任者、法務責任者、また、それら担当役員などになります。

③社内報、社内ポータルサイトなどでもニュースとして掲載する。 社内で利用されているコミュニケーションツールである社内報や社内ポータルサイトなどにも掲載して社員への浸透性を高めます。社内SNSを使って社員への注意喚起を促している企業も最近は多く見受けられます。

④研修を行う。 ①②③を全て、情報を受け取る側は「読む」行為が必要とされますが、研修形式は、「聞く」、「質問する」ことが可能となり、理解への効果が期待できます。

⑤理解度テストを行う。 規程の内容が理解されているかどうかについて、理解度テストを企画します。合格ラインに満たなければ再テストを行い、組織内に浸透させます。また、回答を集計・分析しどんなところがわかりにくいのか、説明する側にも見直しのヒントが得られます。

文書管理規程は、ほぼ組織内の誰もがなにかしら毎日関わる規程です。知らなければ仕事がスムーズにはいきません。つまり業務に関わる影響が大きいのです。そういった理由から、「改めて説明してほしい。」という声が聞かれることが多いです。

文書管理規程の整備は、業務をスムーズにし、情報漏洩などのリスクから組織を守ります。一度、振り返ってその内容と職場の理解度について見直しを行ってみませんか。

コンサルティング事業部／石川