ファイルサーバなどに保管されている電子ファイル。 ファイル名やフォルダ名がわかりにくくて探せないなんてことはありませんか？ 今回は見たいファイルを探しやすくするフォルダ名やファイル名のつけ方について、 ４つのポイントをご紹介します。

電子文書のファイル名をどのように構成するかをルール化して統一します。 一般的には、 ・文書種別名 ・件名 ・相手先名称 ・日付 ・版番号 などにより構成されます。 これらの区切り文字の記号も統一します。 その際、取引先との受発注システムや公共機関への申請システムなどで使用できない記号は、使用しないよう注意します。

書類ごとに何順に並べるかのルールを決めて、 その順番が変わらないようにネーミングルールを決めて統一しなければなりません。

例えば契約書であれば、 日付順に並べたいのか、 顧客名順に並べたいのかによってネーミングルールが決まります。

当然、日付順であれば桁数をきちんと統一しなければなりません。 また、顧客名順であれば、漢字かカタカナかなどによって表示される順番が変わるので、 頭文字をつけなければなりません。 ファイル数が多い場合は、「ア行」「カ行」・・・などのフォルダを作成すると探しやすくなります。

誰が見ても理解できる言葉を使うよう心がけます。 自分独自の略称などはなるべく避けましょう。

また、説明過剰な長いネーミングは検索に不便なので、 短く簡潔にまとめることも重要です。

そして悪い例として最も多いのが曖昧な表現です。 ファイル数が増えてくると、「〇〇関係」「〇〇等」「その他〇〇」などといったフォルダ名が出現します。 これらも探しにくくなる要因となるので、 なるべく具体的な文書名に分類しましょう。

バージョンが増えるにつれ、 「仮」「最終」「最終の最終」などとネーミングし、 版の順序がわかりにくいファイルが増えることがあります。 そうすると誤った情報を使ったり相手方に送ってしまったりする恐れがあります。 特にどれが最新のデータなのかは明確に判断できるようにしなければなりません。

また、最新（最終）の文書があればよい場合は、古い版の文書を随時削除することも重要です。

フォルダ名やファイル名のネーミング方法について、 ４つのポイントを紹介しました。 これらはより具体的にマニュアル化し、 内部教育などを通じてメンバーへの周知徹底を喚起します。 文書管理規程に盛り込むには、 内容が少し具体的過ぎるので、 マニュアルやガイドライン、 あるいは文書管理規程細則に盛り込む内容です。