文書管理コンサルティングサービス

文書管理は重要な経営意志決定の最大の武器になります。

文書管理にお悩みの方、お気軽にお問い合わせください。
私たちがしっかりサポートします。

3つの特徴

情報システムや什器の導入などソリューションを提供することを目的とせず、
文書管理体制と制度設計、ルール作りや整理・削減の実践など、文書管理基盤の構築を重視しています。

お客様に寄り添う姿勢

弊社のコンサルティングは、いわゆる指導型ではなく、顧客密着型をモットーとしており、お客様の意向をくみ取り、一緒になって問題解決に努めます。

見える化

文書管理の成果を計測や報告書など見える化します。これによって、成果の確認が社内的に共有でき、文書管理のモチベーションもアップします。

短期決戦

文書管理の導入が長期化すると、設計した計画が形骸化したり頓挫したりする恐れがあります。
弊社は目に見える成果を短期間で実現するサービスプランを提供致します。

立場によって異なる文書管理の悩み

文書管理は立場によって悩みが異なります。
こんな悩みはないでしょうか。

経営層の悩み

文書管理の問題は収益性、営業面、技術面、組織人事面で影響します。

管理部門の悩み

経営層から文書管理のミッションを受けたものの、実行する側としては
 ■何から手をつけていいのかわからない。
 ■営業・ライン部門など、従業員の協力が得られない。
 ■マニュアルが作れない。

などの悩みがあります。

経営層の悩み

経営層の悩みは多様ですが、文書管理ができていないことで、経営者はこのような悩みを持っていることが多いようです。

収益性

収益性の面での悩みです。文書の捜索に膨大な時間がかかるため、業務が非効率になり投下労働量が増加します。加えて不要な文書も放置状態のため、ストレージコストファシリティコストも増加の一途を辿り、その結果、収益性の悪化に直結しているわけです。

営業面

顧客対応の迅速性に関する悩みです。必要な文書をすぐに探し出せないために、顧客対応に遅延が生じます。また営業担当の変更時に、引継ぎ業務が円滑に進まないために、顧客離れまでも生じているといった悩みです。営業部門ではその性質上、個人プレイになりやすいため、特に業務の属人化と、それに伴う文書の私物化がされやすい傾向にあるようです。

生産面

組織にとって重要な技術情報の共有や継承の悩みです。組織で共有すべき技術情報や熟練の技能を、特定の人物が私物化してしまっており、業務が属人化してしまっているといった悩みや、他のメンバーや次の世代に継承されないといった悩みがあります。また、情報の所有者の退職により、他社に流出するリスクが増加しているといった懸念材料もあるようです。

組織・人事面

組織・人事面での悩みです。文書管理ができていないと、人事異動時の引継ぎ業務に混乱が生じるため、どうしても人事異動に消極的になります。その結果従業員に対し、多様なキャリアを経験させることが困難になり、人材育成が進まず、組織が硬直化していくといった悩みです。

管理部門の方のお悩み

経営層から文書管理のミッションを受けたものの。。。

何から手をつけてよいか
わからない・・・

経営層から文書管理のミッションを受けたものの、「何から手を付けてよかかわからない」と、お悩みの方も多いと思います。
文書管理を効率的に導入するには、確立された手順が必要です。

不平や不満が殺到して、
協力が得られない

文書管理の導入時は、従業員の方々からの不平や不満の殺到は付き物です。
  「忙しくてやってられない」
  「今のままでいい」
  「文書管理システムでも入れて全文検索かければいいじゃん」等々。。。
特に営業部門やライン部門からの不平・不満は多く、協力を得るのは難しいものです。
協力を得るためには、強い推進力と、従業員の意識改革が必要です。

マニュアルが作れない

文書管理の導入や維持を、全員が足並みを揃えて進めるには、マニュアルが必要です。インターネットなどでサンプルを探してみても、いまいち自社とマッチしないと、お悩みの方も多いと思います。
マニュアルは、文書管理の知識やノウハウに基づき、自社の業務実態と親和性の高いものにするべきです。

文書管理の悩み解決6つの方法

弊社は、豊富な実績と経験に裏打ちされた高い技術を元に社会に貢献する問題解決集団です。
クライアント様の幅広いニーズに応えるため、提案からアフターフォローまでをワンストップで提供していきます。

スタート研修

・どこから手を付けていいかわからない。
・不平や不満ばかりで、協力してくれない。

研修で従業員の意識改革とモチベーションの向上を図りましょう!

文書を減らしたい

・スペースが限界ですぐにでも減らしたい。
・移転を控えているので、文書量を減らす必要がある。
・思うように削減の成果が得られない。
・声をかけても、従業員の協力が得られない。

削減を計画的進め、成果を出します!

ルールや仕組みをつくりたい

・文書が個々人の管理となっていて、共有化されていない。
・見たい文書がすぐに見つからない。
・廃棄基準が不明確で、キャビネットやサーバーがいっぱいいっぱい。

文書管理は業務効率につながります。仕組みを作って全体を底上げしましょう!

達成度を測りたい

・文書管理を行うことで、どのような効果が出るのかわからない。
・上司や経営陣に、成果の報告がうまくできそうにない。
・取り組み姿勢に一体感がない。

取り組みの効果を測定し、客観的評価することで継続と発展につなげます!

仕組みをつづけたい

・文書管理を導入したが、定期検査を行いたい。
・数年前に導入したはずの文書管理が機能していない。

組織に完全に根付かせる取組みも忘れずに!

電子化・IT化へ
発展させたい

・情報システムを導入して効率化を図りたい。
・ペーパーレスのため、過去の紙文書を電子化したい。

文書管理・情報管理をより効率的に進めるための電子化、IT化を支援いたします!

スタート研修


さあ!スタート研修!!

文書管理を進めるといっても、従業員の方々からすると、「何やるの?」「こんなにグチャグチャに散らかった状態じゃ無理でしょ」「イヤだ、面倒くさい」といった感じです。

だからまずは、これからやることを皆で共有し、理解すること、これが最初の一歩目になります。

スタート研修では、文書管理を行う上での実行手順を一通り理解していただくとともに、従業員の意識改革と、モチベーションの向上を図ります。

 ・文書管理・共有化の必要性・重要性
 ・効率的な文書削減術
 ・ワークショップによる体験講習を通じた
  文書分類術
 ・実践事例の紹介
 ・実行スケジュール

※その他ご要望に応じた研修メニューを用意させていただきます。

文書を減らしたい


削減活動をしっかりサポート!
(社内文書削減活動促進支援)

大きな書庫を用意したけれど、文書がどんどん増えて書庫がいっぱいになってしまって見直しが必要だったり、なかなか廃棄をする基準が定められない、浸透しないなど文書の削減は常に業務改善のテーマです。

また、同じく電子ファイルに関しても同様の悩みがあり、いつの間にかファイルサーバーがいっぱいになってしまったなどよく聞かれます。

■文書削減イベント実施支援
お客様が組織全体で削減活動をスムーズに実行できるように削減活動の効率化・標準化を行うべく、文書削減実施マニュアルを策定いたします。
また、弊社のコンサルタントがファシリテータとして機能し、徹底した目標管理と進捗管理、削減に向けた組織内の一体感の醸成やモチベーション向上対策の構築を支援いたします。

ルールや仕組みを作りたい


文書管理のあるある
(文書管理導入支援)

紙文書・電子文書を問わず、文書管理の実行は業務の効率化に大きく寄与します。それは、リスクマネジメントの基礎となりナレッジマネジメントにも発展します。

・社内の文書や情報が属人化していないでしょうか。属人化は情報共有の妨げになり、組織へ大きな損失をもたらします。

・使いたい文書や情報がすぐに見つかりますか。「確かあったんだけど」と探し始めて時間がかかってしまったり、挙げ句の果てには見つからず、その文書を再作成したようなことはないでしょうか。そのような一人一人の「ムダ」な時間は、組織全体で考えると、膨大なコストとなって跳ね返ってきます。見つからないものは使えないと一緒です。

・書庫やファイルサーバーがいつもいっぱい。日常で不要な紙文書や電子ファイルがたまっていくのは、保管年限や廃棄基準が決まっていないからです。組織で合意したルールがあれば、2一人一人が日常で紙文書や電子ファイルの削減に取り組むことができ、スペースコストやサーバの保管容量の削減、つまりコストの削減につながります。

文書管理には組織全体の合意形成が必要です。しかし、業務改善は、今までの方法論をある程度客観的、あるいは批判的に見る目が必要になるため、なかなか組織内だけで行おうとすると、時間もかかり成果もあげにくいのが実情です。

ニチマイの文書管理コンサルティングは、お客様と常に寄り添い支援に力を尽くします。

じゃあ、解決策は?

いつでもお客様と共にをモットーに、計画から実行まで支援いたします。

・捨てるしくみ:オフィスやサーバを常にすっきりとした状態に保ちます。
・探せるしくみ:お客様の業務とマッチした、分類の構築を支援します。
・共有するしくみ:文書の私物化と、業務の属人化をを防ぎます。
・標準化するしくみ:上の3つ、「捨てるしくみ」「探せるしくみ」「共有するしくみ」を標準化するため、文書管理規程の作成を支援します。

達成度を測りたい


成果を計測して評価!!

自分たちが行った取り組みの効果を測定し、評価すること。それが文書管理の継続と発展につながります。

■効果を評価する
どのくらいの効果があったか、誰が見てもすぐに把握できる定量的な効果測定が必要です。
そのために、明確な評価項目の設定を行います。

  ・ファシリティコストの視点
  ・ストレージコストの視点
  ・業務効率の視点
  ・ルールの習熟度・実施度の視点


■人を評価する
効果の創出に、大きく貢献した部署などを評価・表彰することで、取り組む社員たちに一体感が生まれます。そのために、明確な評価基準の設定を行います。

  ・効果測定結果による定量的な評価
  ・積極性などの定性的な評価

仕組みをつづけたい


維持管理支援

せっかく文書管理を行って整理整頓もでき、効果もあがったのに、日々の業務でその成果も薄れ、また元に戻ってしまったというお話をよく聞きます。

継続には定期的なチェックが必要です。少なくとも導入後数年は、組織に根付くまで外部監査を行うことをお勧めしています。

弊社では、文書管理の維持管理支援として、課題抽出・改善案の報告を含む定期的な監査を行っています。客観的な視点での評価を定期的に行うことによって、組織に完全に根付かせることが期待できます。

■PDCAサイクルの「Check」を!
弊社での文書管理導入案件の維持管理はもちろん、他社の導入案件でも維持管理支援を行います。監査の結果より・課題の抽出と改善案の提示をしますので、よりよい方向に持っていくことができます。また、定期的な監査は経年の環境変化に対しても見直しを進める結果になり、常に業務にマッチした文書管理を進めていくことができます。
  ・課題報告・改善案策定
  ・定期監査

電子化・IT化へ発展させたい


ルール化、削減整理完了のその後は?

紙文書の電子化を行うと、電子文書と同様にコンピュータで閲覧することが可能になります。また、情報システムの導入は整理した情報を複合的・多角的に探し出したり、場所を問わない閲覧を実現します。

■ニチマイのIT化の考え方
情報システムに魔法の箱はありません。したがって、弊社は、未整理の状態でのIT化はお勧めしていません。

情報システムは、文書や情報の管理・分類などのルールが定められ合意があって初めて効力を発揮します。
民間企業の業務文書から、国会図書館や公文書館などの歴史的な貴重書まで、多数の経験を踏んだ弊社だからこそ可能な電子化計画の策定、品質管理を行います。また、文書管理システムやアーカイブシステムの導入支援を行います。

・電子化プロジェクトの管理支援
  実施計画書の策定(スケジュール、設計仕様、コストを精緻化)
  品質管理・進捗管理

・文書管理システム、デジタルアーカイブシステムの導入支援
  導入計画書の策定(ご要望にマッチしたシステム導入を実現)
  調達支援(導入コスト削減を実現)

文書管理の主な導入事例

お客様事例:産業機械専門商社(A社)様 ファイルサーバー運用ルール策定と整理削減実行支援

2019-11-21 17:27

経営陣が最も重視する顧客満足のため「顧客対応のスピード」の改善が課題でした。そのためにファイルサーバ中の顧客のあらゆる文書を即時参照できる環境にすることを目標とし、結果、ファイルサーバ容量の大幅な削減と文書検索スピードの飛躍的な改善を実現しました。

お客様事例:港区役所様 文書管理コンサルティング業務

2016-11-17 20:00

文書管理を行う上でファイリングシステムは、とても適切な管理方法です。 港区役所様では、約30年前の平成元年にファイリングシステムを導入し、以降、運用されてきました。しかし、ファイリングは一度導入したからといって、そのまま永続的に続くものではありません。港区様では文書管理を継続的に適正化するため、ファイリングシステムの点検と改善に取り組んでいます。

お客様事例:官公庁様 施設関連書類(契約書、建築図面)の文書管理コンサルティング業務(調査・設計)

2016-10-14 11:00

文書管理コンサルティングでの施設毎関連書類の業務調査実務と、その結果導き出された改善策をご紹介しています。

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文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

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