文書管理を進めるといっても、従業員の方々からすると、「何やるの？」「こんなにグチャグチャに散らかった状態じゃ無理でしょ」「イヤだ、面倒くさい」といった感じです。

だからまずは、これからやることを皆で共有し、理解すること、これが最初の一歩目になります。

スタート研修では、文書管理を行う上での実行手順を一通り理解していただくとともに、従業員の意識改革と、モチベーションの向上を図ります。

　・文書管理・共有化の必要性・重要性
　・効率的な文書削減術
　・ワークショップによる体験講習を通じた
　　文書分類術
　・実践事例の紹介
　・実行スケジュール

※その他ご要望に応じた研修メニューを用意させていただきます。

大きな書庫を用意したけれど、文書がどんどん増えて書庫がいっぱいになってしまって見直しが必要だったり、なかなか廃棄をする基準が定められない、浸透しないなど文書の削減は常に業務改善のテーマです。

また、同じく電子ファイルに関しても同様の悩みがあり、いつの間にかファイルサーバーがいっぱいになってしまったなどよく聞かれます。

■文書削減イベント実施支援
お客様が組織全体で削減活動をスムーズに実行できるように削減活動の効率化・標準化を行うべく、文書削減実施マニュアルを策定いたします。
また、弊社のコンサルタントがファシリテータとして機能し、徹底した目標管理と進捗管理、削減に向けた組織内の一体感の醸成やモチベーション向上対策の構築を支援いたします。

紙文書・電子文書を問わず、文書管理の実行は業務の効率化に大きく寄与します。それは、リスクマネジメントの基礎となりナレッジマネジメントにも発展します。

・社内の文書や情報が属人化していないでしょうか。属人化は情報共有の妨げになり、組織へ大きな損失をもたらします。

・使いたい文書や情報がすぐに見つかりますか。「確かあったんだけど」と探し始めて時間がかかってしまったり、挙げ句の果てには見つからず、その文書を再作成したようなことはないでしょうか。そのような一人一人の「ムダ」な時間は、組織全体で考えると、膨大なコストとなって跳ね返ってきます。見つからないものは使えないと一緒です。

・書庫やファイルサーバーがいつもいっぱい。日常で不要な紙文書や電子ファイルがたまっていくのは、保管年限や廃棄基準が決まっていないからです。組織で合意したルールがあれば、2一人一人が日常で紙文書や電子ファイルの削減に取り組むことができ、スペースコストやサーバの保管容量の削減、つまりコストの削減につながります。

文書管理には組織全体の合意形成が必要です。しかし、業務改善は、今までの方法論をある程度客観的、あるいは批判的に見る目が必要になるため、なかなか組織内だけで行おうとすると、時間もかかり成果もあげにくいのが実情です。

ニチマイの文書管理コンサルティングは、お客様と常に寄り添い支援に力を尽くします。

いつでもお客様と共にをモットーに、計画から実行まで支援いたします。

・捨てるしくみ：オフィスやサーバを常にすっきりとした状態に保ちます。
・探せるしくみ：お客様の業務とマッチした、分類の構築を支援します。
・共有するしくみ：文書の私物化と、業務の属人化をを防ぎます。
・標準化するしくみ：上の3つ、「捨てるしくみ」「探せるしくみ」「共有するしくみ」を標準化するため、文書管理規程の作成を支援します。

自分たちが行った取り組みの効果を測定し、評価すること。それが文書管理の継続と発展につながります。

■効果を評価する
どのくらいの効果があったか、誰が見てもすぐに把握できる定量的な効果測定が必要です。
そのために、明確な評価項目の設定を行います。

　　・ファシリティコストの視点
　　・ストレージコストの視点
　　・業務効率の視点
　　・ルールの習熟度・実施度の視点

■人を評価する
効果の創出に、大きく貢献した部署などを評価・表彰することで、取り組む社員たちに一体感が生まれます。そのために、明確な評価基準の設定を行います。

　　・効果測定結果による定量的な評価
　　・積極性などの定性的な評価

せっかく文書管理を行って整理整頓もでき、効果もあがったのに、日々の業務でその成果も薄れ、また元に戻ってしまったというお話をよく聞きます。

継続には定期的なチェックが必要です。少なくとも導入後数年は、組織に根付くまで外部監査を行うことをお勧めしています。

弊社では、文書管理の維持管理支援として、課題抽出・改善案の報告を含む定期的な監査を行っています。客観的な視点での評価を定期的に行うことによって、組織に完全に根付かせることが期待できます。

■PDCAサイクルの「Check」を！
弊社での文書管理導入案件の維持管理はもちろん、他社の導入案件でも維持管理支援を行います。監査の結果より・課題の抽出と改善案の提示をしますので、よりよい方向に持っていくことができます。また、定期的な監査は経年の環境変化に対しても見直しを進める結果になり、常に業務にマッチした文書管理を進めていくことができます。
　　・課題報告・改善案策定
　　・定期監査

紙文書の電子化を行うと、電子文書と同様にコンピュータで閲覧することが可能になります。また、情報システムの導入は整理した情報を複合的・多角的に探し出したり、場所を問わない閲覧を実現します。

■ニチマイのIT化の考え方
情報システムに魔法の箱はありません。したがって、弊社は、未整理の状態でのIT化はお勧めしていません。

情報システムは、文書や情報の管理・分類などのルールが定められ合意があって初めて効力を発揮します。
民間企業の業務文書から、国会図書館や公文書館などの歴史的な貴重書まで、多数の経験を踏んだ弊社だからこそ可能な電子化計画の策定、品質管理を行います。また、文書管理システムやアーカイブシステムの導入支援を行います。

・電子化プロジェクトの管理支援
　　実施計画書の策定（スケジュール、設計仕様、コストを精緻化）
　　品質管理・進捗管理

・文書管理システム、デジタルアーカイブシステムの導入支援
　　導入計画書の策定（ご要望にマッチしたシステム導入を実現）
　　調達支援（導入コスト削減を実現）