文書管理コンサルティングサービス

文書管理は重要な経営意志決定の最大の武器になります。

3つの特徴


情報システムや什器の導入などソリューションを提供することを目的とせず、
文書管理体制と制度設計、ルール作りや整理・削減の実践など、
文書管理基盤の構築を重視しています。

お客様に寄り添う姿勢

弊社のコンサルティングは、いわゆる指導型ではなく、顧客密着型をモットーとしており、お客様の意向をくみ取り、一緒になって問題解決に努めます。

見える化

文書管理の成果を計測や報告書など見える化します。これによって、成果の確認が社内的に共有でき、文書管理のモチベーションもアップします。

短期決戦

文書管理の導入が長期化すると、設計した計画が形骸化したり頓挫したりする恐れがあります。
弊社は目に見える成果を短期間で実現するサービスプランを提供致します。


コンサルティングメニュー


株式会社ニチマイでは、標準的なメニューとして
次の6つのメニューをご用意しております。


文書管理ルール策定支援

いまだに文書管理ルールが存在しない
長い間ルールを見直していない

文書管理規程をはじめ、文書管理ガイドライン、文書管理マニュアルなどの提供が可能です。

いくら細かなルールを作っても実行不可能なルールでは意味がありません。

組織のメンバーにとって無理のない実行性の高いルールを策定します。

文書管理のルールが部署任せ、個人任せになっている組織は多いのではないでしょうか。

また長い間ルールを見直していないために、電子的な取扱いに対応していないという声も数多く聞きます。

現代の業務にマッチした組織横断的なルールを作成する必要があります。



共有フォルダ整備支援

個々が好き勝手にファイルを入れてしまい、共有サーバの中が「カオス」になっている

共有フォルダのルールの策定と整備の実行を支援し、閲覧や再利用ししたいファイルをすぐに検索できる環境を構築します。

使いたいファイルがすぐに見つからない、廃棄基準が不明瞭で不要なファイルで溢れていて容量が不足してきている、などといった問題を解決するサービスです。

組織にとって必要な情報が共有され、使いたい時にすぐに探せる環境を構築します。



ペーパーレス化推進支援

オフィスや倉庫に紙があふれている
紙中心の業務習慣から脱却できない

ルールの策定と保有文書の可視化、紙文書の整理削減・電子化などを支援し、デジタル中心の業務習慣への移行を実現します。

ワークスタイルの変革と業務の効率化を図るには、ペーパーレス化は重要な手段です。

ペーパーレス化環境にマッチしたルールの策定やペーパーレス化のプロジェクト支援、

紙文書の電子化までを支援致します。



法定保存文書の確認・
見直し支援

法定保存年数が正しいかどうかを確認したい
電子での保存要件を確認したい

法定保存年数とその根拠法、法で定められた電子での保存要件などを確認してレポートします。

「最新の法定年数を確認したい」「電子での保存が可能かどうか」「電子で保存する際の要件はどのようになっているか」などを、文書の種類ごとにレポートします。







文書管理研修サービス

文書管理の基礎的な知識を周知させたい
研修によって社員の意識を高めたい

文書管理に関するお客様の課題に応じた研修を実施します。

1コマ2時間程度で、訪問形式とオンライン形式のいずれも可能です。

お客様から生じている問題などをヒアリングした上で、最適な研修メニューをご提供します。

またご要望の内容以外にも文書管理の基本的な知識やルール、紙文書や電子ファイルを整理するためのグループワークなどもご用意し、文書管理に関するメリットを伝え、社員の意識を高めます。



維持管理支援

文書管理ルールを浸透させたい
リバウンドが心配

ペーパーレス化や共有サーバの整備を実施しても、

そのまま放置しておくと「リバウンド」してしまう恐れがあります。

このサービスはペーパーレス化や共有サーバの整備を実施したお客様向けに、リバウンドを防ぐためのチェックと改善策の立案をサポートします。

組織変更や人事異動、業務環境の変化などがあると、一度構築したルールや体制が困難になり、みるみる形骸化していきます。

定期的な監査や研修などをつうじて、リバウンドしない体制づくりをサポートします。



文書管理の主な導入事例

お問い合わせ

「組織の知カラ」に 相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは「文書管理規程、文書管理ガイドライン のサンプル」を入手してみましょう

あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際に規程やガイドラインのサンプルを見てみましょう。

「肥大化する共有フォルダを統制し、
探せないを無くす!」を
見てみましょう

共有フォルダの情報共有に課題を持つ文書管理責任者、担当者の方にお勧めの資料です。

「ペーパーレス化マニュアルサンプル」を見てみましょう

ペーパーレス化を推進したい方は是非このマニュアルサンプルをご覧ください。

「法定保存文書一覧のサンプル」 を見てみましょう

法定保存文書一覧の確認を検討している方は、こちらのサンプルをご覧ください。

「研修資料のサンプル」を見てみましょう

文書管理研修を検討されている方にお勧めのサンプル資料です。

「維持管理事例」を見てみましょう

文書管理維持継続をご検討中の方にお勧めの資料です。

「文書管理の教科書」を
見てみましょう

問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。


文書管理サービスページから6つの資料がダウンロードできます。

このページでは以下の説明と資料のご案内をしています。

文書管理ルール
ファイルサーバー共有フォルダ
ペーパーレス化支援
法定保存文書
文書管理研修サービス
維持管理支援



「文書管理の教科書」を 見てみましょう

問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。


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