2023年度も終わろうとしています。
今年度も【組織の知カラ】をご愛顧いただきありがとうございました。
今回は2023年度下期　アクセス数ランキングをご紹介します。
みなさんの関心はどのようなところにあるのでしょうか。

共有フォルダの保管ルールが無いと、個人が好き勝手にファイルを保管していくことになり、ファイルが無制限に増加して、カオス化・無法地帯化していきます。

そうした事態にならないよう、誰もが使用したいファイルに辿り着けるようフォルダ構成を整えなければなりません。

フォルダ構成を改善する際にポイントの一つ目は、基準を明確にすることです。
同じ階層内に、年度別フォルダや書類別のフォルダ、顧客別のフォルダが混在していませんか？
同じ階層内のフォルダは、同じ基準で作ったフォルダでなくてはなりません。
つまり「第１階層は〇〇の基準でフォルダ分けをしています」などと明確にされていることが重要です。

ポイントの2つ目は、レベル感を統一するということ。
レベル感は粒度という言葉にも置き換えられます。

例えば同一フォルダ内に「人事」というフォルダと、
「採用」というフォルダがあると、
「人事」の中にも「採用」関連の書類が含まれるかもしれません。
そうすると保管先に迷いが生じてしまします。

「人事」と「採用」ではレベルが異なるので、
「人事」の下の階層に「採用」や「研修」といったフォルダが配置されなくてはなりません。

この記事ではこの他にも、フォルダ構成を改善するポイントを掲載していますので、
ぜひご覧ください。

紙文書、電子文書ともに、保存期間を設定・見直しをしていないと様々な弊害が生じます。

保存期間が無ければ廃棄するタイミングも永遠訪れないため、
紙文書や電子ファイルは増える一方となります。

また誤廃棄や法令違反などのリスクが高まり、
企業にとっては事業継続の危機に陥る恐れもあります。

それでは法定文書以外の文書の保存期間は、どのようにして決めるのでしょうか？

ポイントは、業務的価値や訴訟リスク、歴史的といった観点で設定します。

業務的価値とは、
業務遂行上において必要な文書のほか、
プロジェクトなどが完了しても組織のノウハウ、
ナレッジとして価値があるものなどを指します。
こうしものは5年から7年の保存期間を設け、
必要に応じて延長をするなどの見直しを行います。

もう一つは訴訟リスクです。

訴訟リスクに対応するような文書や、係争中の事案に関連する文書は、保存期間が満了しても保存しておかなければなりません。この取り置くことを「ホールド」と言います。

3つ目は歴史的価値です。

組織で発生した成功事例や危機に直面した事例などに関する文書を、
歴史的な資料として長期的に保存します。

こうした資料を管理し、利活用に役立てる取り組みは、ビジネスアーカイブ呼ばれています。

ビジネスアーカイブには、企業ブランディングや認知度向上、社員教育など様々なメリットがあります。

その他、この記事では保存期間の起算日の考え方などについてご紹介しています。