共有フォルダのフォルダ構成を改善する!

共有フォルダ内のフォルダ構成はみなさんどのようになっていますか?
みんなが好き勝手にフォルダを作ってしまって、使いたいファイルに辿り着けないなんてことはありませんか?今回は共有フォルダ内のフォルダ構成の改善方法などについてご紹介します。

基本的な3つの考え方

フォルダ構成がバラバラだと、検索性に影響します。
検索効率が悪化すれば、情報資産の共有性や業務効率の低下を招き、
組織が弱体化する恐れがあります。

そんなことにならないためにもきちんとしたフォルダ構成に改善して、
使いたいファイルに誰もが辿り着ける環境を整えなければなりません。
そのための考え方となる3つのポイントがあります。

次の章からはこの3つのポイントに沿って具体的に見ていきたいと思います。

ポイント1:基準を明確にする

フォルダ構成を改善したい時、
①どのような基準でフォルダ分けをするか
②分けたフォルダをどのような基準で(順番に)並べるか


この2つの基準を明確にすることから始めます。
同一階層内で基準がバラバラだと格納されるファイルがカオスになってしまい、
検索性が著しく低下します。
また保存するときに保存場所に迷ってしまいます。

まずは、「①どのような基準でフォルダ分けをするか」について、営業部門を例に挙げてみていきます。

改善をする前のフォルダ構成の例として、次のような状態になっているケースがよくあります。
上の例を見ると、同一階層内に複数のフォルダ分けの基準、すなわち切り口が複数混在しています。

営業資料や見積書といった書類別の基準や、□□物産・〇〇商事といった顧客別の基準などです。
このような状態になっている場合、例えば□□物産の令和3年の見積書は、どこに保存するのでしょうか?
令和3年見積書のフォルダなのか、□□物産のフォルダの中なのか迷ってしまいます。

保存する人の感覚に依存することになり、保存場所がバラバラになってしまいます。
また、「基準」の話とは違いますが、フォルダ名の前に@@@や★などを好き勝手に付けてしまっているのもよろしくありません。
上の方に表示させたいフォルダが個人の事情に左右されてしまうためです。

これらの状態を改善した例が下の図になります。
第一階層が「顧客別」、第二階層が「業務プロセス別」にしています。
基本的に発生する文書(電子ファイル)は業務に紐づいているものが多いため、
業務プロセスを基準にフォルダ分けをするとすっきりします。

顧客別フォルダ直下の「提案」のフォルダには提案書が入り、「見積」のフォルダには見積書が入るようにしておけば、保存するときも探す時も迷うことはありません。

そして「②分けたフォルダをどのような基準で(順番に)並べるか」についても考慮します。
フォルダが何かの基準で、順番に並んでいると、探す時のスピードが飛躍的に向上します。
今回の例は、フォルダ分けの基準が業務プロセスなので、順番の基準は「業務フローの順番」に並べてあげるのが妥当だと考えられます。

ただし、第一階層:顧客別フォルダ→第二階層:業務プロセス別フォルダがよいか、
第一階層:業務プロセス別フォルダ→第二階層:顧客別フォルダがよいかは、
受け持ちの顧客数や案件規模によって使いやすさが変わるので、
そのあたりは関係者たちで話し合い、合意をとるようにしましょう。

ポイント2:レベルを統一する

同一階層内にレベルの異なるフォルダが並んでいると、使いにくいものになります。
先の営業部の例で見てみると、「営業資料」というフォルダと同一階層内に、
「機材関係価格表」や「提案書」といったフォルダが並んでいます。
営業資料という単語には、機材の価格表も提案書も含まれることになるので、
これもまた保存先に迷いが生じてしまう要因となります。


このように大は小を兼ねる的なフォルダと、
具体的な書類名のフォルダが混在すると使いにくくなるので、
同一階層内ではレベルを統一するように心がけましょう。

ポイント3:モレなくダブりなく

3つ目のポイントは、モレなくダブりなく、いわゆるMECEであるということです。

まず「モレ」があるという例を示します。
人事部門で例えば、「正社員」と「アルバイト」というフォルダがあったとします。
しかし自社に契約社員や嘱託社員などもいる場合、
これらの社員の人事情報を保存するフォルダが無い状態となってしまいます。

これが「モレ」がある状態です。
「モレ」のない状態にするためには、自社に存在する雇用形態をきちんと洗い出して、保存先を作ってあげるようにします。
次に「ダブり」がある状態です。
「10代~20代」「30代~40代」「50代以上」「若手社員」というフォルダが並んでいる場合、
24歳の社員に関する情報は、「10代~20代」のフォルダに入れるべきか、「若手社員」に入れるべきか迷ってしまいますし、検索するときもどちらに入っているかわからなくなってしまいます。
「ダブり」のない状態にするためには、同一階層内で「仲間外れ」を作らないように心がけましょう。

その他の留意事項

ここまでフォルダ構成を改善する際の、基本的な3つの考え方をご紹介してきました。
その他の留意事項は次のようなものになります。

①みんなの納得感を得る
文書(電子ファイル)のユーザたちの間で、納得感を得るようにしましょう。
さらに言えば、無関係の人たちからすると不自然であっても、関係者で納得していれば問題ありません。関係者の間で習慣・文化として根付いていくことが重要です。

②協力体制を作る
声の大きな人や権限のある人に押し切られて決定すると、メンバー間で使いにくいものになります。ユーザたちで協力し合いながら考えることで、実用的なフォルダ構成を作ることができます。

③完璧を求めすぎない
最初から完璧を求めすぎるとなかなか進みません。初めはややグレーな部分があったとしても、修正と試行を繰り返しながら、徐々に改善していくという考え方も必要です。

今回は、共有フォルダのフォルダ構成の考え方についてご紹介しました。

共有フォルダの中がカオスになっている、どのような手順で進めたらよいかわからないという方々は数多くいると思います。

弊社は共有フォルダ内の改善手順をマニュアル化し、伴走で支援します。
こちらから参考資料のダウンロードも可能ですので、ぜひご覧ください。

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