個人フォルダは共有場所に置かないというルールにします。

個人の下書きやメモなど共有する必要がないものは、個人のPC等で管理するようにします。最近はローカルPCにファイルを作らせないルールにしているところも多いですが、そういう場合は、ファイルサーバーやクラウドドライブの個人ファイル専用の領域を設けるとよいでしょう。この領域にあるものは、原則その人が組織を去るときには削除されていいものします。

棲み分け例として最近よく見かけるのは、ファイルサーバーやBOXなどのクラウドドライブを共有として使用し、OneDriveを個人フォルダとして利用しているケースです。

その人が組織を去るときは個人フォルダを無くしてもよいくらいにしておくのは理想ですが、実際にはなかなかそうはいかず、しばらくその人の個人フォルダを残しておきたいということもあるでしょう。

そういう場合は、組織を去った人の個人フォルダを集める専用のフォルダに移動させて、期限を決め、期限が来たら削除するようなルールを設定することをお勧めします。

階層が深すぎる問題の解決策は、単純に階層を減らすことができないため、簡単にはできません。

業務分析などを行なって全体の階層構造から見直して行く必要があります。

どんどん深く作成してしまいがちなフォルダ階層ですが、3階層くらいまでに抑えることが推奨されています。

紙文書と同様に共有フォルダで管理しているファイルについても、文書のライフサイクルを適用して、定期的な見直しが必要です。紙の文書と同様に期が終了してから年に一度見直すことをお勧めします。

廃棄の対象になるものは、保存期限が過ぎたものや保存期限は特にないがその役目を終えたものとなります。また、一時的に重複で保管しているものもあれば廃棄します。

また、廃棄するものの中から、業務的価値はないが歴史的価値のあるものは別途保存します。

文書の見直しにリソースを要することから、ストレージ購入費の方が安価と考えたり、クラウドドライブの使用量が無制限契約となっているので、廃棄は行なわなくてもいいのではと考える向きもあるようですが、探せないリスクや、情報漏洩のリスクにもなる点からも、文書の見直し廃棄をお勧めします。

アクセス権限の方針を大まかに取り決め、ルール化して実現していくことが必要になります。クラウドサービスなどの場合は、利用者レベルで使用できるサービスもあり、アクセス権付与権限もありますので、この点の取り決めやサービスの周知などが必要になります。

大まかな取り決めとして、多くの組織で行なわれているのは、部門ごとにフォルダを割り当て、アクセスはその部門のみに絞り込む、共有エリアを設けて部門間のファイルのやり取りに使用する。ただし、そのエリアのファイルは定期的に削除されるというものです。