①文書が増加し続ける

②誤廃棄

③法令違反

業務上での価値を考えて保存期間を設定します。

例えばプロジェクトに関する資料などで、プロジェクトが終了してしまえば利用価値がなくなってしまうような文書であれば、1年程度経過した時点で廃棄します。

しかし関連する業務が完了したら全て捨ててよいというものでもありません。

営業活動における提案書やコンサルティング業務で作成したレポートなど、関連業務が完了しても組織の知識・ノウハウとして有益な文書は残さなければなりません。

こうしたものはよくナレッジと言われますが、保存期間は組織ルールとして5年程度設定し、保存期間満了時に再度検討して設定するといった運用が望まれます。

その他にも、研究や技術開発などで作成した研究資料、技術資料などが考えられますが、これらは業態によって異なるものの、10年以上の比較的長期の保存期間を設ける必要があります。

訴訟リスクに対応するような文書や、係争中の事案に関連する文書は、保存期間が満了しても保存しておかなければなりません。この取り置くことを「ホールド」と言います。

まだ保存期間が設定されていない場合は、訴訟リスクが消滅する期間を設定し、

定期的に見直すことも必要です。

企業においては歴史的価値のある文書（資料）があります。

こうした資料を管理し、利活用に役立てる取り組みは、ビジネスアーカイブ呼ばれています。

日本国内においてビジネスアーカイブに取り組んでいるのは、伝統のある大企業がほとんどですが、今後は成長を遂げたベンチャー企業やスタートアップ企業が取り組むことも期待されます。

どのような資料が該当するかというと、

・製品カタログや販促資料

・社内報

・製品開発の記録

・日報

などなど、これ以外にも多くのものがあります。

こうした資料は企業の歴史を示すものとして価値が高く、後世に伝える意義からも、ほぼ永久的に保存されるケースが多くあります。

こうした歴史的価値の高い資料を、企業は次のような目的で活用しています。

■社員教育

新入社員などが、企業理念や過去の成功・失敗事例などを知ることで、ロイヤリティが高まります。

■製品（サービス）開発

過去の開発資料や経過情報を手掛かりに、製品開発に役立ちます。

■ブランディング

企業の理念や伝統、社会的役割を発信することで、ブランディングや企業価値向上につながります。

歴史的価値の高い資料は、その価値を社員が理解していなければ捨てられてしまいます。自社にとっての歴史的資料とはどういったものか、一定の基準を示すガイドラインや、資料を管理する体制と仕組み、風土が必要です。