多くの企業で備え付けている文書管理規程。働き方の変化に伴い、文書管理規定を見直す企業が増えています。今回はこれまで掲載された文書管理規程に関する記事をまとめてご紹介します。

ここではまず、文書管理規程がどのような役割を果たすのかということについてご紹介しています。

覚えておいていただきたいのは、文書管理規程を作成・見直しをしただけでは、
法令対応や業務効率化などを見据えた文書管理は実現できないということです。

文書管理規程は「文書管理の在り方」を書いた概念的なものです。
ごくごく基本的な内容を定めており、組織や部署、業務内容の違いによって大きく異なるものではありません。

具体的なオペレーションレベル内容は、
文書管理のマニュアルに策定していくことになります。

例えば電子ファイルのファイル名に関するルールを定める場合、
文書管理規程では、「電子ファイルは、統一するなどしてわかりやすく表示し、探しやすい名称を付与すること」
といった感じで、具体的な内容には触れません。

マニュアルには実際に、年月日・主題・文書種類・バージョンなど、
ファイル名の具体的な構成に触れ、統一化を図ります。

イメージとしてはこのくらいの差があります。
ですからもし、働き方を変えるにあたり文書管理を見直したいという時、
上位の文書管理規程から見直すことは間違いではありませんが、
具体的な手順を盛り込んだマニュアルの策定も必要になるということです。

さて、文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方の話に戻ります。
規程もマニュアルも基本的には、「文書のライフサイクル」に従って記載していきます。
文書のライフサイクルとは、文書が生まれて（発生・作成）から死ぬ（廃棄）までの一連のプロセスのことを指します。

組織や業務形態の変化、コンピュータによる情報化が進むにつれて、現状とのズレが生じてきます。このズレが文書管理規程の形骸化の元凶です。
つまり規程に記載されている内容が、
日常の業務環境とマッチしていないために社員が見向きもしないのです。
せいぜい法で定められている保存期間を参考にする程度でしょう。

こうしたことが起こらないようにこの記事では、
規程の見直しポイントや、組織に浸透させるためのポイントをご紹介しています。