文書管理規程に関する記事まとめ

多くの企業で備え付けている文書管理規程。働き方の変化に伴い、文書管理規定を見直す企業が増えています。今回はこれまで掲載された文書管理規程に関する記事をまとめてご紹介します。

文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方 その1~その3

ここではまず、文書管理規程がどのような役割を果たすのかということについてご紹介しています。

覚えておいていただきたいのは、文書管理規程を作成・見直しをしただけでは、
法令対応や業務効率化などを見据えた文書管理は実現できないということです。

文書管理規程は「文書管理の在り方」を書いた概念的なものです。
ごくごく基本的な内容を定めており、組織や部署、業務内容の違いによって大きく異なるものではありません。

具体的なオペレーションレベル内容は、
文書管理のマニュアルに策定していくことになります。

例えば電子ファイルのファイル名に関するルールを定める場合、
文書管理規程では、「電子ファイルは、統一するなどしてわかりやすく表示し、探しやすい名称を付与すること」
といった感じで、具体的な内容には触れません。

マニュアルには実際に、年月日・主題・文書種類・バージョンなど、
ファイル名の具体的な構成に触れ、統一化を図ります。

イメージとしてはこのくらいの差があります。
ですからもし、働き方を変えるにあたり文書管理を見直したいという時、
上位の文書管理規程から見直すことは間違いではありませんが、
具体的な手順を盛り込んだマニュアルの策定も必要になるということです。

さて、文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方の話に戻ります。
規程もマニュアルも基本的には、「文書のライフサイクル」に従って記載していきます。
文書のライフサイクルとは、文書が生まれて(発生・作成)から死ぬ(廃棄)までの一連のプロセスのことを指します。

こうしたライフサイクルの各プロセスにおける文書管理のルールを定めたものが、
文書管理規程や文書管理マニュアルになります。

「文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方 その1~その3」の記事では、
ライフサイクルの各プロセスで、どのように記述すべきかについてご紹介しています。

文書管理規程について職場のみんなは理解している?

組織や業務形態の変化、コンピュータによる情報化が進むにつれて、現状とのズレが生じてきます。このズレが文書管理規程の形骸化の元凶です。
つまり規程に記載されている内容が、
日常の業務環境とマッチしていないために社員が見向きもしないのです。
せいぜい法で定められている保存期間を参考にする程度でしょう。

こうしたことが起こらないようにこの記事では、
規程の見直しポイントや、組織に浸透させるためのポイントをご紹介しています。

文書管理規程作成時の留意点

この記事では、文書管理規程を作成する際、
あるいは見直す際の留意点についてご紹介しています。

文書管理規程を見直す際に最もあってはならないこと、
それは「漏れ」があることです。

文書管理規程は網羅的でなくてはなりません。
先ほどご紹介した通り文書のライフサイクルの各プロセスにしたがって記述することで、
漏れが生じにくくなります。

またここでは、文書管理規程の構成についても触れています。
規程の「本題」においては文書のライフサイクルの各プロセスにしたがって記載することになりますが、その他の具体要素として次のようなことを記載するのが一般的です。

・目的
文書管理規程が何のために存在するのか、さらには文書管理を何のために取り組むのかを明確に記します。

・適用範囲
役員から非正規社員までのどこまでを対象とするかや、
どのような情報を対象とするかを定めます。

・定義
「情報」や「文書」といった様々な解釈ができる用語について、
その企業における定義を記します。

・体制
文書管理に関わる体制や権限を含む役割を定めます。

・文書の取扱い
紙文書・電子文書音取扱い、機密文書の取扱い方法などについて定めます。

・文書のライフサイクルごとのルール
ここからは文書のライフサイクル「発生」「処理」「保管」「保存」「廃棄」の各プロセスにおけるルールを定めます。
「発生」であれば文書作成時の留意事項や、外部から収受した文書の取扱いなどについて記します。

・維持管理
教育や監査の手順などについて定めます。


その他原案の承認手順や、規程のメンテナンスなどについてご紹介してますので、
ぜひご確認ください。

電子文書の取扱いを文書管理規程に盛り込むには?

多くの企業では、紙文書から電子文書へその取扱いが置き換わっています。
文書管理規程もそれに対応して修正や追加をしていく必要があります。

紙文書と電子文書にはそれぞれ、メリットとデメリットがあります。
中でも電子文書には、法的証拠能力に対する不安というデメリットが代表的です。
そのために規程の中には、電子文書に確保されるべき要件を記載する必要があります。

また、電子文書の保管先について、「棲み分け」を記述する必要があります。
最近、文書管理システムとファイルサーバを並行運用している企業が増えています。
そうした場合、文書の性質に応じて文書管理システムとファイルサーバのどちらに保管するかをルール化しておかなくてはなりません。
ユーザである社員が保管先に迷うことが無いよう、棲み分けの例についてもご紹介しています。

最後に電子文書の保存についてです。
保存というプロセスでは、ある程度長期的なスパンで考えなくてはなりません。
しかしソフトウェアやメディアは日進月歩、変化を遂げているため、
極力安定したものを選択し、規程に盛り込む必要があります。
特に規格化されているものが推奨されるので、そうした例もこの記事ではご紹介しています。
是非ご覧ください。


今回は文書管理規程の記事に関する記事のまとめをご紹介しました。
文書管理規程のサンプルございますので、ぜひダウンロードしてみてください。

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