また、整理後のゴールイメージも共有しましょう。具体的なイメージを共有することで連帯感も生まれます。

単純に整理といっても、みんなが勝手に自分の基準で整理したり、廃棄したら統制が取れません。事務局から基準を示します。

ファイルを保管するべきかどうかの判断基準を示します。
どんなことが判断基準になりえるでしょうか。以下は、判断基準の例になります。
　　・そのファイルは組織として保管するものなのか、個人のメモなのか。
　　・そのファイルは完了文書なのか、仕掛中文書なのか。
　　・そのファイルは保存年限以内なのか。
　　・そのファイルは閲覧頻度が高いものなのか。

文書には保存年限がありますので、保存年限期間中は廃棄することができません。保存年限の調べかたや、保存年限の数え方などもしっかり共有しておきましょう。
保存年限の数え間違いで誤廃棄も場合によってはあるのです。

ファイルの廃棄方法などを決めておく必要があります。また、別にメディアでアーカイブをする場合の注意点なども共有しておきましょう。

ここでは、具体的に手順を説明します。
この後、社員は実践することになるので、具体的な質問や心配事などが出てくる部分です。このため、マニュアルは実践的かつ具体的に示します。
以下はマニュアルに示す必須事項となるものです。

どんな単位で実行していくのか、誰がリーダーなのか、困ったときは誰に聞けばいいのかもわかるように体制図などを示しておきましょう。

いつまでに何をやってほしいのかをしっかり示しておきましょう。
マイルストーンを明確に表すことがポイントです。
例えば、削減はいつまで、整理はいつまでなど、途中に事務局のチェックを入れるとなかなか手がつかない部門にも対応するようになります。

整理時にやっておくべき、管理上のルールをしっかり示します。
・フォルダ作成のルール
・ファイル名のルール
・管理台帳の作成

ファイル名やフォルダ名のネーミングルールについては、以下の記事に詳しく書かれています。

どのようなステップで何を行っていくのか明確に示しましょう。
下に書かれている図は、作業フローの例になります。

プロジェクトの実行前と実行了後に効果測定をして目標が達成できたかをチェックし、本来の目的が果たせたかを振り返り、プロジェクトの評価をします。
予め、そのことをマニュアルでも社員に示し、モチベーションをアップします。
具体的な例を以下に揚げます。

・ファイルサーバー内の減量を目標とした場合
　　ファイル数や容量などを計測することよってチェックします。

・検索スピード
　　文書を探すスピードを計測することによってチェックします。