すぐに実行できるファイルサーバー整理マニュアルの作り方

ファイルサーバーは自由度が高く利用がしやすいものですが、反面、なかなか統制が取れません。紙文書と同様に定期的に見直しを行いましょう。そのためのマニュアルの作り方を説明します。

ファイルサーバー整理マニュアルの4つポイント

ファイルサーバーを整理するためのマニュアルづくりでのポイントを4つあげてみました。

  1.ファイルサーバー整理の目的を共有する。
  2.文書管理の基礎知識の説明をする。
  3.整理の実行方法をフローに沿って説明する。
  4.効果測定について示す。

では、これから1つずつ確認していきましょう。

1.ファイルサーバー整理の目的を共有する

複数の社員に間違いなく動いてもらうためにマニュアルを作成することになると思いますが、キチンとした動機付けがないとやらされ感が蔓延したり、形式的なところで完了させてしまう雰囲気になってしまいます。そうなってくると本来の目的からかけ離れたものになってしまいます。

ファイルサーバーの整理は何故必要なのか、整理をすることによってどんなメリットが会社にあるのか、社員にあるのかをしっかり示しましょう。

プロジェクトの目的の例


企業によってその目的は様々となりますが、例えばこんなことです。

・クラウドサービスに移行するにあたり、ファイルを50%以上減らす必要がある。
・ファイルの検索に時間がかかっていることが問題視されており、合意された分類で再編成し、ファイルの検索スピードをアップすることによって、全社員のパフォーマンスをアップする。
・業務の属人化をなくし、情報共有を進める。
また、整理後のゴールイメージも共有しましょう。具体的なイメージを共有することで連帯感も生まれます。

具体的なゴールイメージとは?


・削減目標
  ファイルサーバーの場合は、ファイル数や容量などで示します。

・検索スピード
  自部門で他者担当でも検索1分以内などの数値で示します。

・フォルダ構成
  社内分類のイメージでのフォルダ構成や
  フォルダ階層の数の指定などのイメージを
  共有しておくとよいでしょう。
  
以下の記事では、実際にファイルサーバーの整理を行い飛躍的に検索スピードを向上させた事例を紹介しています。

2.文書管理の基礎知識の説明をする

単純に整理といっても、みんなが勝手に自分の基準で整理したり、廃棄したら統制が取れません。事務局から基準を示します。

【選別のポイント】

ファイルを保管するべきかどうかの判断基準を示します。
どんなことが判断基準になりえるでしょうか。以下は、判断基準の例になります。
  ・そのファイルは組織として保管するものなのか、個人のメモなのか。
  ・そのファイルは完了文書なのか、仕掛中文書なのか。
  ・そのファイルは保存年限以内なのか。
  ・そのファイルは閲覧頻度が高いものなのか。


【保存年限の考え方】

文書には保存年限がありますので、保存年限期間中は廃棄することができません。保存年限の調べかたや、保存年限の数え方などもしっかり共有しておきましょう。
保存年限の数え間違いで誤廃棄も場合によってはあるのです。

保存年限はいつから数えるの?


その文書が年度内のいつ生まれても、次の年度の始めを起算日とします。ちょうど、何月生まれでも4月にはみんな小学1年生と一緒ですね。

【ファイルの廃棄方法】

ファイルの廃棄方法などを決めておく必要があります。また、別にメディアでアーカイブをする場合の注意点なども共有しておきましょう。

正しい廃棄方法を示しましょう


・ファイルサーバー上では削除する。
・DVD-Rなどのメディアで保管をしている場合は、専用シュレッダーで処理をする。
・HDDを廃棄する場合は、指定ソフトウェアでのデータ消去処理を行う。

3.整理の実行方法をフローに沿って説明する

ここでは、具体的に手順を説明します。
この後、社員は実践することになるので、具体的な質問や心配事などが出てくる部分です。このため、マニュアルは実践的かつ具体的に示します。
以下はマニュアルに示す必須事項となるものです。

■体制を示しましょう

どんな単位で実行していくのか、誰がリーダーなのか、困ったときは誰に聞けばいいのかもわかるように体制図などを示しておきましょう。
体制図の例(一部)

■スケジュールを示しましよう

いつまでに何をやってほしいのかをしっかり示しておきましょう。
マイルストーンを明確に表すことがポイントです。
例えば、削減はいつまで、整理はいつまでなど、途中に事務局のチェックを入れるとなかなか手がつかない部門にも対応するようになります。

■ルールを示しましょう

整理時にやっておくべき、管理上のルールをしっかり示します。
・フォルダ作成のルール
・ファイル名のルール
・管理台帳の作成
ファイル名やフォルダ名のネーミングルールについては、以下の記事に詳しく書かれています。

■作業フローを示しましょう

どのようなステップで何を行っていくのか明確に示しましょう。
下に書かれている図は、作業フローの例になります。
作業フローの例

4.効果測定について示す

プロジェクトの実行前と実行了後に効果測定をして目標が達成できたかをチェックし、本来の目的が果たせたかを振り返り、プロジェクトの評価をします。
予め、そのことをマニュアルでも社員に示し、モチベーションをアップします。
具体的な例を以下に揚げます。

・ファイルサーバー内の減量を目標とした場合
  ファイル数や容量などを計測することよってチェックします。

・検索スピード
  文書を探すスピードを計測することによってチェックします。

■■ まとめ ■■

多くの企業で課題となっているファイルサーバーの整理ですが、現場にその判断をゆだね作業を進めざる得ませんが、統一見解としてマニュアルを準備することにより、部門毎に発生するブレを最小限に押さえることができるのではないでしょうか。また、現場にとっても作業の効率をアップする効果もあります。
一度全社的に取り組む際にマニュアル作成を検討して見てください。

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