今年も一年『組織の知カラ』をご覧いただきありがとうございました。
今回は2025年のアクセス数ランキングBEST5をご紹介します。
年明けに一度、文書管理を見直してみてはいかがでしょうか？

共有フォルダの保管ルールが無いと、個人が好き勝手にファイルを保管していくことになり、ファイルが無制限に増加して、カオス化・無法地帯化していきます。そうした事態にならないよう、誰もが使用したいファイルに辿り着けるようフォルダ構成を整えなければなりません。
フォルダ構成を改善する際にポイントの一つ目は、基準を明確にすることです。
同じ階層内に、年度別フォルダや書類別のフォルダ、顧客別のフォルダが混在していませんか？同じ階層内のフォルダは、同じ基準で作ったフォルダでなくてはなりません。
つまり「第１階層は〇〇の基準でフォルダ分けをしています」などと明確にされていることが重要です。
ポイントの2つ目は、レベル感を統一するということ。レベル感は粒度という言葉にも置き換えられます。
例えば同一フォルダ内に「人事」というフォルダと、「採用」というフォルダがあると、「人事」の中にも「採用」関連の書類が含まれるかもしれません。そうすると保管先に迷いが生じてしまします。「人事」と「採用」ではレベルが異なるので、「人事」の下の階層に「採用」や「研修」といったフォルダが配置されなくてはなりません。
この記事ではこの他にも、フォルダ構成を改善するポイントを掲載していますので、
ぜひご覧ください。

共有フォルダの中がメチャクチャ。
会社で一斉に共有フォルダの整理削減を実行しよう！となった時に、
自分が主担当者になってしまったらどうしよう、といった悩みにお応えする記事です。
具体的な手順について解説しています。