日々ファイルが増え続けるファイルサーバ。
最近ではクラウドストレージを活用している企業も多く、容量も無制限といったサービスも出ています。
そうするとファイルはますます氾濫しやすくなり、一定のルール化による「探しやすさ」が求められます。
近年ではリモートワークの普及によって、自宅や出先から共有サーバにアクセスする機会が増加しました。
そうした状況下では、保管した当事者だけでなく、権限のあるすべての人が見たい文書にたどり着けるファイルサーバにしなくてはなりません。
しかしそんな中、個々が好き勝手にフォルダを作成してしまい必要なファイルを探せない、あるいは個人名のフォルダや退職者のフォルダの中に有益な情報が埋もれてしまっているというケースは少なくありません。
そのような状況では、業務効率の低下を招くとともに、貴重なノウハウや経験などの知的情報資産が埋没してしまい、組織にとってとても大きな損失をもたらします。
また情報漏洩や紛失のリスクが高まり、事故が起これば組織への信用が失墜し、事業の継続までも危ぶまれます。
現在当社への相談は、紙文書に関することよりも、ファイルサーバの利用ルールの策定や整理実行支援が圧倒的に多くなっています。
閲覧したい情報に、必要な時にアクセスできないといった効率性や、組織にとって貴重な情報資産の埋没、情報漏洩などのリスクの高まりに対して問題意識を持っているといえます。

この記事では、ファイルサーバを整理する手順やフォルダの分類手順、
名称ルールのポイントなどをご紹介しています。

ファイル名に関する課題は多くの組織が抱える課題となっています。
ファイル名がルール化されていないことによって引き起こされる問題は様々ですが、
主には「ファイルが見つからない」「ファイルが必要かどうかの判断がつかない」といった問題が考えられます。
この記事ではこうした問題を解決するファイル名の付与方法について解説しています。

ファイル名のルール化を考える時、基本的な構成をどのようにするかを決定します。
（例）
・日付（yyyymmddあるいはyymmdd）
・案件名や顧客名
・種別
構成要素以外には、
・バージョン管理
・正本or写し
などといった要素が考えられます。
あとはこれらの構成要素をどのような順番にするかを決めることになります。
その順番によって表示されるファイルの整列が変わるため、
日付順に並べたいか、顧客などを五十音順に並べたいかなどによって決める必要があります。その要望は人によって異なるため、周囲の合意をとってルールを決めましょう。
その他にもこの記事では、既存のファイルをどうするか？ということや、メンテナンスの方法などについても解説していますので、是非ご覧ください。

紙文書、電子文書ともに、保存期間を設定・見直しをしていないと様々な弊害が生じます。
保存期間が無ければ廃棄するタイミングも永遠に訪れないため、紙文書や電子ファイルは増える一方となります。
また誤廃棄や法令違反などのリスクが高まり、企業にとっては信頼の失墜や事業継続の危機に陥る恐れもあります。
それでは法定文書以外の文書の保存期間は、どのようにして決めるのでしょうか？
ポイントは、業務的価値や訴訟リスク、歴史的といった観点で設定します。
業務的価値とは、
業務遂行上において必要な文書のほか、プロジェクトなどが完了しても組織のノウハウ、ナレッジとして価値があるものなどを指します。こうしものは5年から7年の保存期間を設け、必要に応じて延長をするなどの見直しを行います。

もう一つは訴訟リスクです。
訴訟リスクに対応するような文書や、係争中の事案に関連する文書は、保存期間が満了しても保存しておかなければなりません。この取り置くことを「ホールド」と言います。

3つ目は歴史的価値です。
組織で発生した成功事例や危機に直面した事例などに関する文書を、歴史的な資料として長期的に保存します。
こうした資料を管理し、利活用に役立てる取り組みは、ビジネスアーカイブ呼ばれています。
ビジネスアーカイブには、企業ブランディングや認知度向上、社員教育など様々なメリットがあります。

こうした観点で保存期間を設定しますが、一度決めた保存期間で未来永劫にわたって運用するということではありません。1年に一度くらいのサイクルで見直しを図るとよいでしょう。

その他、この記事では保存期間の起算日の考え方などについてご紹介しています。

共有フォルダの中がメチャクチャ。
会社で一斉に共有フォルダの整理削減を実行しよう！となった時に、
自分が主担当者になってしまったらどうしよう、といった悩みにお応えする記事です。
この記事では具体的な手順について解説しています。

まずは現状を知ること。
共有フォルダの中のファイル数や容量、フォルダ名・ファイル名の状態などのデータを取得して、確認します。
また、実際の利用者たちに利用上の不自由さや要望などを聞き取るのもよいでしょう。
中には「特に問題はない」という回答をする方もします。しかしそのような回答者の多くは、「自分が使う分には」ということが前提になっています。共有されるべき情報が、他の人もアクセスできるような形で保管されているかという観点が重要です。
いずれにせよ頭ごなしにルールを決めつけてスタートするのではなく、きちんと現状を知り、利用者たちの要望や問題点を把握した上で着手することがポイントです。

次に必要なのは、みんなの理解を得ることです。
文書管理に関する活動は、会社の業績に直接的に貢献するものではありませんし、ある程度人の手間を必要とするため、何ために取り組むのかということをきちんと示す必要があります。
目的や動機をきちんと伝え、みんなにもメリットがあるということを理解してもらうこともポイントになります。こうした手順を踏んでから、実際の手順書をみんなに展開し、実行に移っていきます。
その他この記事では、決めるべきルールの種類や、作成方法などについて解説しています。

サーバに電子ファイルが増えていく中、ファイル名やフォルダ名のつけ方がバラバラだと、
参照したいファイルを探しにくくなりますし、最新バージョンの特定も困難になります。
特にサーバ内の共有フォルダには、多くの人が電子ファイルを保存するため、その問題はより深刻です。
それでも自分の作ったファイルだけは探しやすくしようとファイル名の先頭に、
「★★★」
「＠＠＠」
「0000」
などを付ける人が続出します。
こうなるとほぼ末期です。
整理しようにも、ファイル名を見ただけで必要か不要かの判断がつかないため、削減作業も円滑に進まないという事態に陥ります。
全社あるいは部門でフォルダ名とファイル名のつけ方を統一することが必要です。
そして統一化を図るだけでなく、「探しやすさ」と「バージョン管理」を意識しなくてはなりません。
それともう一つ、半角・全角を意識していない人が意外に多いように思います。
ファイル名の構成はルール通りにしていても、半角・全角が統一されていないと、表示されるファイルの順番にバラツキが生じます。数字などは半角で入力するのが原則ですので、統一するようにしましょう。
電子ファイルのファイル名の付け方は、検索性の向上を図る上で、とても大事な要素です。
ぜひこちらの記事をご覧ください。

ファイル名は検索性にも大きく影響するので一定のルール下で運用することが大切です。

以上が2024年度のアクセス数ランキングBEST5でした。
近年は共有フォルダ内に対する問題意識を持っている方が多い傾向です。
当社へのご相談も、
「共有フォルダをどうにかしたい！」
「共有フォルダのルールを作りたい！」
といったご相談が多数寄せられています。
今後AI技術を通じた情報活用を前提としたご相談も増えています。
共有フォルダのルール化や整理削減の実行サポートでしたら、ぜひ当社にお任せください。