最近では電子ファイルの取扱いルールに関するご相談が増えています。
今回は電子ファイルの取り扱いルールに関する記事の中で、
特にアクセスされている記事をご紹介します。
ファイル名がルール化されていないことによって引き起こされる問題は様々ですが、
主には「ファイルが見つからない」「ファイルが必要かどうかの判断がつかない」といった問題が考えられます。
ファイル名のルールがバラバラだと、
ファイルを見つける手掛かりがありません。
またどういった内容のファイルなのかの判断もつかず、
それによって必要なのか不要なファイルなのかの判断もできません。
ファイル名の付与ルールとして、次のようなポイントが挙げられます。
・構成要素を考える
ファイル名のルール化を考える時、
基本的な構成をどのようにするかを決定します。
(例)
・日付(yyyymmddあるいはyymmdd)
・案件名や顧客名
・種別
構成要素以外には、
・バージョン管理
・正本or写し
などといった要素が考えられます。
あとはこれらの構成要素をどのような順番にするかを決めることになります。
その順番によって表示されるファイルの整列が変わるため、
日付順に並べたいか、顧客などを五十音順に並べたいかなどによって決める必要があります。
更新頻度が高い、あるいは今後も更新されることが予想されるようなものは、
時系列に並ぶよう先頭をyyyymmddにすると、
バージョンの管理もしやすくなります。
こうした要望は業務や人によって異なるため、
周囲の合意をとってルールを決めましょう。
紙文書、電子文書ともに、保存期間を設定・見直しをしていないと様々な弊害が生じます。
保存期間が設定されていなければ、
廃棄するタイミングも永遠に訪れないため、
紙文書や電子ファイルは増える一方となります。
また『誤廃棄』といったリスクも生じます。
本来保存しておくべき文書を誤って廃棄してしまうと、
トラブルなどが生じた際に、説明責任を果たせないといった事態になります。
さらには法令違反といったリスクも高まり、
企業にとっては事業継続の危機に陥る恐れもあります。
特に電子ファイルに関しては簡単に削除が可能なため、
文書管理システムがない場合は、
アーカイブ領域を設けてアクセス権限を付与するなどして、
簡単に削除できないような環境で保管します。
それでは法定文書以外の文書の保存期間は、どのようにして決めるのでしょうか?
ポイントは、業務的価値や訴訟リスク、歴史的といった観点で設定します。
業務的価値とは、
業務遂行上において必要な文書のほか、
プロジェクトなどが完了しても組織のノウハウ、
ナレッジとして価値があるものなどを指します。
こうしものは3年以上の保存期間を設け、
必要に応じて延長をするなどの見直しを行います。
もう一つは訴訟リスクです。
係争時の証拠提出や内外への説明責任の遂行など、
トラブルに対応するために必要な文書が該当します。
訴訟リスクに対応するような文書や、係争中の事案に関連する文書は、保存期間が満了しても保存しておかなければなりません。この取り置くことを「ホールド」と言います。
電子ファイルの場合は証拠能力を確保するため、
改ざんなどがないことが条件となります。
3つ目は歴史的価値です。
組織で発生した成功事例や危機に直面した事例などに関する文書を、
歴史的な資料として長期的に保存します。
歴史的資料になり得る例としては、
過去の社内報や製品(サービス)カタログ、決算(または事業)報告書などです。
こうした資料を管理し、利活用に役立てる取り組みは、ビジネスアーカイブ呼ばれています。
ビジネスアーカイブには、企業ブランディングや認知度向上、社員教育など様々なメリットがあります。
これらの視点から保存年限を設定するようにしましょう。
組織の知カラとは?
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