このような問題により共有フォルダ内はカオスと化し、
個人が好き勝手に利用する電子ファイルの格納庫となります。

このような状態になると、
業務上で様々な弊害が生じます。

〇情報の検索に時間がかかる
どこに何があるかわからないため、
ファイルの検索に時間がかかります。
これによって業務効率が低下する他、
顧客対応が遅れることによる顧客離反といった事態を招く恐れがあります。

〇リスクの増加
共有フォルダがカオス状態になっていると、
情報の紛失や漏洩といったリスクが高まります。
ルールが無ければ何が無くなっても気づきませんし、
電子ファイルの誤使用や不正アクセスなどによって、
意図しないところに情報が洩れる恐れがあります。
こうしたことで組織への信頼が失墜し、事業継続の危機に陥る恐れがあります。

これらの事態を避けるためにも、
共有フォルダのルールを作る必要があります。
ここからは共有フォルダのルールを作るうえでのポイントを解説します。

主に不要な電子ファイルとは次のようなものになります。

・長期間アクセスが無い文書
・重複ファイル（特に、電子の場合は容量の大きい画像・映像等）
・旧版のファイル
・作成過程で念のためとっておいた下書きファイル
・2年基準

最後にある「2年基準」とは、
主に保存期間が設けられていないような電子フィルは、
2年経過したら不要になるということを前提に、
2年経過後に削除するという一つの基準です。
このような基準を設けることで、
電子ファイルの氾濫をおさえることができます。

フォルダ構成がバラバラだと、検索性に影響します。
検索効率が悪化すれば、情報資産の共有性や業務効率の低下を招き、
組織が弱体化する恐れがあります。
そんなことにならないためにもきちんとしたフォルダ構成に改善して、
使いたいファイルに誰もが辿り着ける環境を整えなければなりません。

フォルダ構成をルール化する上でのポイントの一つは、
まずいくつかの標準的なモデルを示すことです。

上位階層（3階層くらい）のモデルを示し、
組織のフォルダ構成をある程度標準化します。

この「ある程度」の標準化というのがポイントで、
全てを固定的な構成にしてしまうと内部からの反発を受けるだけでなく、
逆に業務の非効率化が生じ、本末転倒といった事態にもなりかねません。

そこで2つ目のポイントが、
同一階層内では同一の基準で分類をする、ということです。

例えば【提案書】【見積書】といったフォルダがある階層に、
【営業部】といったフォルダがあると、
これは同一階層内に異なる分類基準が混在することになり、
とても探しにくくなります。
【提案書】【見積書】などのフォルダが並ぶ階層に【営業部】という階層があると、
もしかすると【営業部】のフォルダの中にも【提案書】【見積書】のフォルダがあるかもしれません。
【提案書】【見積書】は営業プロセスという基準、
【営業部】は部署という基準となり、
同一階層内では同一基準のフォルダのみとすることをおすすめします。

分類基準に関してはこちらの記事をご参照ください。

ファイル名の命名ルールがないと、
名称を見ただけでは中身の判断ができない、
また表示される順番もばらつきが生じ、
検索に支障が出ます。

まずファイル名の構成要素を決定します。
構成要素とは、『文書種別名』や『件名』、『年月日』、『バージョン』といった要素です。

どのような構成要素をファイル名に入れるかを検討したら、
それらの要素をどのような順番で記載するかを決定します。

どのような構成要素をファイル名に入れるかを検討したら、
それらの要素をどのような順番で記載するかを決定します。

ファイルを時系列に表示したい時は、
ファイル名の先頭を年月日にするとよいでしょう。

ファイル名の命名ルールに関しては、
こちらの記事をご参照ください。

・削減基準を設けて、定期的に棚卸をする。
・フォルダ構成は標準モデルをいくつか示し、「同一階層内は同一の基準」で分類する。
・ファイル名の命名ルールを統一する。

その他共有フォルダ以外に文書管理システムを利用しているような場合は、
それらの棲み分けルールも設けるようにしましょう。

共有フォルダのルール作りに悩まれている方は、
こちらからご相談ください。↓

文書コンサル／鈴木