文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方シリーズの第１弾です。
文書管理の規程やマニュアルの作成や見直しを進めたいものの、
どこから手を付けてよいか悩んでいる方が多いようです。

先に述べたように、文書管理規程は概念的な内容が多く、
「こうあるべき」という姿を抽象的に表現します。
しかし記載項目は漏れが無いよう網羅的でなければなりません。
そのためには文書のライフサイクルにおける各プロセスで必要なルールを記載する必要があります。

文書の取扱い以外にも、適用範囲や文書管理体制などについても触れなくてはなりません。適用範囲とは、組織内における人的資源のうち、どこまでを適用範囲とするかといったことで、取締役から正社員、契約社員、パート・アルバイトまでを含むかどうかといった内容です。
体制とは文書管理を維持・運営していくための体制のことで、組織横断的な統括責任者をはじめ、セクション単位に配置される文書管理責任者、実務的な役割を担う文書管理担当者などです。
規程の中で責任と権限を明確にすることが、文書管理体制の維持には不可欠です。

このコラムでは規程やマニュアルの概念や、
文書のライフサイクル上における「発生」「伝達」のステップに焦点をあてて、
章立てのしかたや記載すべき項目について紹介しています。

多くの企業では、紙文書から電子文書へその取扱いが置き換わっています。

文書管理規程もそれに対応して修正や追加をし、リニュアルをしていく必要があります。
特に近年リモートワーク化が飛躍的に進行したことにより、
多くの企業が紙文化からの脱却を図り、ペーパーレス化への動きが活性化しました。
しかし文書管理規程は従来の紙の取り扱いについてしか言及しておらず、これまでの文書管理規程に電子文書の取扱いについての記述を入れる必要に迫られた企業が一気に増加したように思います。

・文書の起案や決裁はどのシステムで行うか、
・保管先や保存先はどこにするか
・保存の際のファイル形式はどうするか
・保有年数をどうするか
・廃棄の基準や手順

文書管理規程なのであまり具体的な記述は必要ありませんが、
これらに関する大まかな方向性を記述するようにしましょう。
電子文書を扱うためのシステムの技術は日進月歩で変わりますし、
周辺機器やソフトウェアなども同様です。
あまり具体的な記述を文書管理規程にしてしまうと、
変化の都度、更新が必要になってしまいます。

また文書管理規程は文書のライフサイクルに沿って記述していくと、
記載内容に漏れやダブりを防ぐことができます。

このコラムでは、電子文書の保管要件や長期保存方法、廃棄方法などのライフサイクルごとの管理方法に加え、
紙文書を電子化する方法などについてもご紹介しています。

企業ではファイルの置き場所として、ファイルサーバやクラウドストレージが使われています。

最近では一定料金を支払えば、無制限にファイルを保管できるサービスも普及しており、
とても便利な世の中になりました。

しかしその一方で、ファイルを無制限に保管することが可能になったために、
ファイルが氾濫し目的のファイルを探すことができないといった問題を抱える企業が増加しました。
この記事では、そうした問題に直面した時のルールの必要性についてご紹介しています。

ファイルの氾濫、検索効率の低下などの問題が発生すると、
すぐに情報システムで解決しようとする方も少なくありませんがそれは間違いです。
荒れ放題で無法地帯の共有フォルダに単にシステムを導入するのではなく、
まず、社内のルールを整備すべきです。

基本的に文書管理のルールを作るときのポイントは、
文書のライフサイクルにおける各プロセスを意識して作成します。

例えば「発生」におけるルールでは、
文書作成時の提携フォームファイル名称の命名ルール、
標準的に使用するアプリケーションなどについてのルールを定めることになります。

また保管や保存では、
文書を探しやすくするためのフォルダ分けを、
どのような観点で分類するか、それを体系的にルール化することが、
検索効率向上のポイントになります。

そうした合意の取れたルールを作り、
文書管理の基盤を整えた後に文書管理システムなどのシステムを導入することで、
その機能は活きてきます。

先述のフォルダ分けによる文書分類は、検索効率向上に直結しますが、
フォルダ分けは物理的な配置のため、一つしか決められません。
例えば、合意形成の上、年代→顧客名順のフォルダ分けに決まっても、
ある部署は顧客名→年代の方がいいかもしれません。
また、いつもは年代→顧客名でよいけれど、
たまには顧客名→年代の順に並んでいてほしいと考えることもあります。
そんな時、文書管理システムがあれば、
物理的な配置と関係なく、仮想的に別のフォルダ分けにすることが可能です。
タグ付けをしておけば多観点での検索が可能となり、
検索性は飛躍的に向上します。

この記事では、
荒れ放題で無法地帯の共有フォルダに単にツールを導入するのではなく、
まず、社内のルールを整備が必要であるということ、
そしてルール作成のポイントは「文書管理のライフサイクルを意識すること」と「合意形成」。こうしたことを実現するためのプロセスをご紹介しています。

日々ファイルが増え続けるファイルサーバ。
情報システム部門から保管容量を制限されている企業も多いことと思います。

そんなとき、ファイルサーバは容量を削減するだけでなく、
「探しやすさ」が求められます。
特にリモートワークの進行によって、自宅や出先から共有サーバにアクセスする機会が急増しました。
そうした状況下では、保管した当事者だけでなく、権限のあるすべての人が見たい文書にたどり着けるファイルサーバにしなくてはなりません。

しかしそんな中、個々が好き勝手にフォルダを作成してしまい必要なファイルを探せない、あるいは個人名のフォルダや退職者のフォルダの中に有益な情報が埋もれてしまっているというケースは少なくありません。
そのような状況では、業務効率の低下を招くとともに、
貴重なノウハウや経験などの知的情報資産が埋没してしまい、
組織にとってとても大きな損失をもたらします。
また情報漏洩や紛失のリスクが高まり、事故が起これば組織への信用が失墜し、事業の継続までも危ぶまれます。
現在当社への相談は、紙文書に関することよりも、
ファイルサーバの利用ルールの策定や整理実行支援が圧倒的に多くなっています。
閲覧したい情報に、必要な時にアクセスできないといった効率性や、
組織にとって貴重な情報資産の埋没、情報漏洩などのリスクの高まりに対して問題意識を持っているといえます。

このコラムでは、ファイルサーバを整理する手順やフォルダの分類手順、
名称ルールのポイントなどをご紹介しています。

サーバに電子ファイルが増えていく中、
ファイル名やフォルダ名のつけ方がバラバラだと、
参照したいファイルを探しにくくなりますし、
最新バージョンの特定も困難になります。

特にサーバ内の共有フォルダには、
多くの人が電子ファイルを保存するため、
その問題はより深刻です。
それでも自分の作ったファイルだけは探しやすくしようと、
ファイル名の頭に、
「★★★」
「＠＠＠」
「0000」
などを付ける人が続出します。
こうなるとほぼ末期です。
整理しようにも、ファイル名を見ただけで必要か不要かの判断がつかないため、
削減作業も円滑に進まないという事態に陥ります。

全社あるいは部門でフォルダ名とファイル名のつけ方を統一することが必要です。
そして統一化を図るだけでなく、
「探しやすさ」と「バージョン管理」を意識しなくてはなりません。

それともう一つ、半角・全角を意識していない人が意外に多いように思います。
ファイル名の構成はルール通りにしていても、
半角・全角が統一されていないと、表示されるファイルの順番にバラツキが生じます。
数字などは半角で入力するのが原則ですので、統一するようにしましょう。
電子ファイルのファイル名の付け方は、検索性の向上を図る上で、とても大事な要素です。
ぜひこちらの記事をご覧ください。

以上が2023年上半期における閲覧数ベスト５でした。

このランキングはみなさんの悩みや課題と連動しています。
今回も電子ファイルの取扱いやルール策定に関する記事に関心が集まっています。
電子ファイルに関するルールが無いことや、検索性、法令対応などに課題を感じている企業が多いようです。
これまでの紙を中心としたルールや運用から脱却し、
電子文書を中心とした業務へ変革するために、それをルール化する動きが高まっているのです。
また情報漏洩などのリスクも、これまでの紙文書とは異なる経路や要因が考えられます。
事故が起こってからでは遅いので、あらかじめ対策を講じておくことが必要です。

また最近では、電帳法への対応や電子契約の導入を見据えて、
文書管理ルールを刷新したいといったご相談もよく受けます。

われわれは専門家として、みなさんの悩みを課題として顕在化させ、解決致します。
一度ご相談ください。