紙契約書の管理については多くの企業が同じような課題を抱えていますが、そのほとんどが紙契約書ならではの物理的な問題に係ることとなります。

・紙契約書のファイリングに工数を要する

管理・閲覧することを考慮して、契約書を指定された順番でファイリングする必要があります。

・紙契約書を確認するために、別の場所まで行かなくてはならない

契約書の内容を確認したい場合は、その保管場所まで出向いて内容を確認しなくてはなりません。参照しやすい業務スペースに近い場所にあるものもあれば、文書庫などもあり、また、社内スペースの関係で倉庫に保管されているものなどは即座に確認ができない場合も生じます。

・紙契約書の保管スペースが足りない

契約書は契約が満了するまでは廃棄することはできません。また、契約書によっては満了後保管するケースもあるため、保管に必要なスペースは増加する傾向にあります。物理的スペースを確保しなければなりません。

・持ち出しや紛失などの管理がしづらい

契約書は重要文書となるため、紙の契約書の場合は保管場所を施錠したりすることでセキュリティを担保することになりますので、この点は電子的に行うよりも手間も費用も掛かります。

・管理台帳情報の管理漏れが生じやすい

紙の契約書の場合は、その管理台帳を作成し、相手先、件名、更新期限、保管場所などを記入して管理するのが一般的ですが、管理台帳と現物が別になっているため、更新が漏れていたりするケースが生じやすいという問題があります。

これらの課題を解決する方法として、契約書のデジタル化とデータベース化をお勧めしています。

ただし、弊社では全ての文書に関してデジタル化をすることはお勧めしてません。闇雲にデジタル化をしても、スキャンコストがあがるだけで業務効率化にはならないからです。

ただし、契約書については以下の観点から、デジタル化やデータベース化が推奨されるものであるがいえます。

・共有化して活用する価値があるか

契約書は、営業や業務担当者、法務担当者など複数部署の社員たちがアクセスする可能性があります。

・検索スピードが求められるか

契約内容を確認して、次のステップの次回契約や顧客への対応を行うことが多いため、検索スピードが要求されます。

・デジタル化すれば倉庫に保存できるか

日常業務においては、内容さえ確認ができれば、現物を確認しなくてもよいので、デジタル化後は、現物にアクセスする必要がほぼ無くなります。社屋のスペースに置く必要もなく、倉庫保管へ移動ができます。

これら以外には、「デジタル化すれば廃棄できる」「 デジタル化して原本性が確保できる」などのチェックポイントがありますが、これらは紙契約書には該当しません。しかし、先の3点について該当するため、総合的に見て契約書はデジタル化やデータベース化する価値のある文書であるといえると考えられるでしょう。

紙の契約書をデジタル化する、管理台帳と一緒に管理できるようにデータベース化することで、前述した契約書に関する業務の課題の解決になります。

以下、順番に課題をチェックしてみましょう。

・紙契約書のファイリングに工数を要する

物理的なファイリングは必要なくなります。（ただし、倉庫に預ける際の箱詰めは必要）

・紙契約書を確認するために、別の場所まで行かなくてはならない

自分の端末から、検索をして、該当契約書の内容まで確認することができます。

・紙契約書の保管スペースが足りない

契約書は契約が満了するまでは廃棄できませんが、執務室などに保管する必要がなく、外部倉庫などに預けることができるようになります。

・持ち出しや紛失などの管理がしづらい

現物には原則アクセスしなくなるため、その持ち出しが不可能となります。また、アクセス履歴にて誰が閲覧をしたかなどをトレースすることができます。

このように紙の契約書の課題が解決することから、ストックされた紙の契約書はデジタル化、データベース化することをお勧めします。

当社では文書管理コンサルティングサービスによって、文書のライフサイクルを改善し、紙文書や電子文書の適正な管理へ導きます。

また、全ての文書をデジタル化することを推奨してはおらず、お客様にとって最適な管理体制となるようにコンサルティングを行なっています。