共有フォルダの管理にはツールよりルールが重要なわけ

ファイルの置き場所として共有フォルダ(ファイルサーバーやクラウドストレージ)が使われていますが、電子空間上に存在するファイルは、利用頻度も高くその容量も年ごとに増大し、いつの間にか複雑化し巨大化したファイルの整理に頭を悩ますことが多くなっているのではないでしょうか。
ツールを入れれば解決する?共有フォルダの整理にはまず共通のルールが必要なのです。

共有フォルダを何とかしたい

ファイルサーバーやクラウドストレージなど各自が自由に使うことができる共有フォルダは、部内共有の資料や個人が仕掛中のファイルを置く場所として便利に使われてきました。それらは、部署毎の共通認識から発生した暗黙的なルールの元運用されてきた経緯があるかと思います。

そしてその暗黙的なルールの上にさらにその場での対応が重ねられてきました。

例えば、@マークを使って見つかりやすいように自分のフォルダを上に持ってくるような工夫を誰かがすると、次には違う誰かがさらに上に行くように@@を付与するなどどいうことも多くの会社で頻繁に行われているようです。
では、これを丸ごとツールを使って全文検索するようにしたら。。。果たしてうまくいくでしょうか。
検索にヒットさせることはできるでしょう。(本来捨てるべきものも含めて)

でもその前に運用に関して、みんなが合意するルールが必要です。

共有フォルダでよくある問題

ここで、共有フォルダの悩みで多く寄せられるものをあげてみましょう。
みなさんも思い当たることがあるのではないでしょうか。

探せない問題


・自分のフォルダは探せるが他人のフォルダは探せない。
・探すのに時間がかかる。(このため、他人管理のフォルダの場合は、その人に聞いているがいなければわからない。)
・探せないため、ファイルが存在しないという認識となり、改めて文書を作成し、仕事の重複が発生する。

容量が多い問題


・容量をぎりぎりまで使用している。
・定期的に警告を行い容量を減らしているが、場当たり的な対応で削減が行われおり根本的な解決になっていない。
・ストレージをいくら追加しても、容量追加の要望が発生し、コストがかかる。

ルールに手をつけるのはとても難しいことです。
現場では今までそれでうまく行っていたのに
何で変更しないければならないのだという反発が発生します。
そんな現場に、ルールを標準化するための協力(時間や労力)もお願いしなければなりません。

しかし、放っておくことは先送りするだけで、今のままでいいことはありません。

他人のフォルダは探せない、
ファイルの場所を仕事をした当人に聞かなくてはならないということは
仕事が属人化している表れであります。

文書のオーナー管理が出来ていなければ、
社内全体でファイルの重複保管が発生することになり、
それによるストレージの追加はそもそもムダということになります。

共有フォルダルールづくりのポイントは?

では、共有フォルダのルール作りはどうすればいいのでしょうか。
そのポイントを見ていきましょう。

1.文書のライフサイクルを意識する

文書にはライフサイクルがあります。電子ファイルであってもこのライフサイクルを意識したルールを作ります。
文書のライフサイクルとは文書が生まれてから役目を果たし、死ぬまでを示しています。

文書のライフサイクル

■発生

これは自分でつくる「作成」と他から受け取る「受信」の2種類があります。
「作成」は、WordやExcel等のアプリケーションソフトで電子ファイルを作成することになります。
「受信」は、メールやインターネット経由でのダウンロードなどで電子ファイルを入手することになります。

→ ルールつくりのポイント
「発生」の段階は一番最初のところになります。
生まれたファイルが何であるかを示す「ファイル名の付け方のルール」、
組織で扱いやすいソフトウェアで作成するための「標準ソフトウェア」、
文書作成を手間を最大限に少なくする「定型フォーマット」などを
ルール化しておくとよいでしょう。

■処理・流通

ワークフローシステムで「承認」をしたり、電子掲示板や回覧システムを使って「回付」したり、電子メールでの「発信」やWebサイトでの「公開」などが含まれます。

■保管

電子ファイルの文書管理システムへの登録や共有フォルダ内の決定文書領域への格納、外部記録媒体への書きこみなどになります。

→ ルールづくりのポイント
保管のフェーズに入るものはすぐに探せ、取り出せるようにしておかなければなりません。
そのために必要なルールはフォルダ分けとなります。
業務に合わせたフォルダ分けを関係者で決定することをオススメします。
また、いつまで保存するのかといった保存年限も
一覧表などを作って参照できるようにしておきます。

■保存

保管が日常的に使用する場所に電子ファイルを置くのに対して、保存は倉庫に格納するイメージです。アーカイブとしてテープやDVD-Rなどの保管したり、安価なストレージシステムに格納したりします。

→ ルールづくりのポイント
保存も保管同様に、フォルダ分けに示されるような分類、
保存ファイルの保存年限などの管理が必要です。


■廃棄

電子ファイルの消去となります。特にその保存媒体については情報漏洩が発生しないように確実な消去を行います。

→ ルールづくりのポイント
廃棄の方法を示します。
共有フォルダにゴミ箱がある場合は、ゴミ箱機能について周知しておきましょう。
媒体(DVD-Rなど)管理している場合の廃棄方法については、情報漏洩の原因にもなり得るので特に徹底するようにします。

2.合意形成

たとえ、文書管理を推進する総務や情報インフラを整備する情報システム側で細かいルールを決めても、
それが現場に受け入れられなければ機能しません。

ある程度みんなで納得感のあるものに落ち着けるのがポイントになります。

一番使い勝手に影響する「ファイル名の付け方」「フォルダ」分けについては、
個人で体系的に行われていますので、それとは異なるルールを示せば抵抗されることもあります。
しかし、社内で統一したルールを決め、それを実行することで全体最適となることを
まず理解してもらい、次に全体最適なところにみんなで落とし込むというプロセスを踏みます。
このことによってみんなの納得感の得られるところからスタートすることができます。

合意形成のためのコミュニケーションのとりかたなどについて説明しています。

ツールの生かし方

ルールを作成し、今の共有フォルダをそのルールに基づいて整理したら、実際かなりの効果が出ます。
弊社のお客さまでもファイルの平均検索時間が4分22秒だったものが、39秒に変わった事例もあります。

この事例は実際にルール決定→合意形成→実行を行ったものとなります。
フォルダ分けは文書分類につながり、使い方に直結します。
しかし、フォルダ分けは物理的な配置のため、一つしか決められません。
例えば、合意形成の上、年代→顧客名順のフォルダ分けに決まっても、
ある部署は顧客名→年代の方がいいかもしれません。
また、いつもは年代→顧客名でよいけれど、
たまには顧客名→年代の順に並んでいてほしいと考えることもあります。

そんな時、情報システムがあれば仮想的に別のフォルダ分けにすることが可能です。
タグ付けをしておけばさらに検索性があがります。

弊社では、ルール化→整理の次のステップでこういった検索システムの検討もおススメしています。

以下に紹介するページに情報システムのリンクも掲載しています。

■■ まとめ ■■

荒れ放題で無法地帯の共有フォルダに単にツールを導入するのではなく、
まず、社内のルールを整備しましょう。
ポイントは「文書管理のライフサイクルを意識すること」と「合意形成」です。
こういったプロセスを踏むことで一定の効果をだすことができます。

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