電子ファイル・電子データの有効な管理方法とは?

2021-05-14
テレワークの実施に伴いペーパーレスが進み、電子ファイルや電子データの取扱いが組織の中で1年前よりも圧倒的に増えてきています。増加する一方のファイルですが、うまく探せないという問題が出てきているのはないでしょうか。
今回はそれら電子ファイルや電子データの有効な管理方法について説明します。

電子ファイル管理に関するよくある問題と質問

まずは、電子ファイル管理についてよくある問題と質問について、見ていきましょう。

■よくある問題


・必要な文書が探せない。
・自分の仕事の文書は探せるが、他人の仕事の文書は探せない。
・不要なファイルはあると思うが、捨てていいかわからず手がつけられない。
・ファイルサーバーの容量がたりない。クラウドストレージだと容量にコストが上がり費用がかさんでしまう。
一方で、このような状態になったお客様からよくある質問です。

■よくある質問


・全文検索をすれば、ファイルを入れた場所なんて関係なく見つけられるはず。
・文書管理システムを入れれば解決できるはず。
では、この2つの質問について考えてみましょう。

全文検索をすれば、ファイルを入れた場所なんて関係なく見つけられるはず


全文検索は、文字通りそのファイルの内容全文に対して行われる検索です。WordやExcel、パワポなどテキスト系のファイルや、紙文書をスキャンして作成したPDFファイルの場合はOCR機能を使って透明テキスト処理されたものであれば、検索の対象となります。

全文検索では、検索結果が多く、検索結果から文書をどう特定するかが問題となります。インターネットでの検索が何かしらの参考情報を得ることを主に目的としているますが、業務で文書を探す目的は主にある特定の文書を探すことです。
そのため、全文検索の結果の中から該当する文書をどう絞り込めるかが課題となります。

さっきのエコバックの話であれば、砂糖を使っているものを取り出すように指示したら、半分以上のものが出てきちゃったイメージです。(お菓子ばっかり買っている訳じゃなくて、パンにも調味料にもお砂糖は入っています。)

弊社においても全文検索を使用して文書を探した場合、とてもたくさんのバージョンや似たようなファイル名などが出てきてしまいます。その時は、そのファイルから格納されているフォルダ場所を確認する機能を使用して、どのプロジェクトのものなのかや公式なものなのかなどを判断して文書を特定しています。

文書管理システムをいれれば解決できるはず


文書管理システムに入れられる文書は、分類に区分され、文書属性もつけられますので、正確に検索することが可能です。

エコバックに置き換えて考えるとバックインバックとか使って仕切りごとに分類して入れるイメージです。

また、属性データにより、物理的に区分された分類とは異なる観点で文書を探すこともできます。

しかしです。全ての文書に対してこのような処理は到底不可能です。
ここまでして、入れる価値のある文書を選択して管理することになります。多くは、
会社の公式な文書ということになり、
  ・取引先との契約書
  ・決裁文書
  ・会議の議事録

などがあげられます。

また、単純に文書管理システムを導入すればいいというわけではありません。
文書管理システムに投入されている文書を検索したが、文書名に「○○一般」、「○○その他」、「雑件」とされているものが多数あり文書を選択する目星がつけられなかったそうです。
これは、文書分類が機能していなかったこと、ファイル名のルールが周知されていなかったことが原因だと考えられます。

解決策は?そもそも文書管理の目的って?

では、どのようにしたらよいのでしょうか。

と考えるその前に、何のために電子ファイルやデータを保管管理するのでしたっけ?
文書は組織のために利用されるもので、その目的は
  ・属人化の防止
  ・コンプライアンス
  ・業務の効率化
  ・情報共有

などがあげられます。

つまり、
必要な人がはやくもれなく該当の文書をさがせること
ということになり、これが実現できればいいわけです。

解決策2つのポイント

この解決策として2つのポイントを説明します。
  1つは、文書の分類を確立させ、それにしたがって整理すること
  もう1つは、ファイル名付与のルールを決めて実践すること

です。

■文書分類の作り方


文書分類は、電子ファイルやデータを格納するフォルダ構成にします。分類基準にしたがって作成してフォルダに文書を入れていくのです。
文書管理システムの分類としても使用します。
作成した分類基準表をそのまま読み込んで利用可能な文書管理システムもあるので、分類作成は情報システム導入の準備にもなります。

■ファイル名付与のルール


細分化された分類があればファイルの場所が特定され、ファイル名は何でもよいようですが、そのファイルを外部に送付したり、個別に管理する場合も考えて、ある程度ファイル名に属性の要素を表すことをお勧めします。
ファイル名に必要だとされる要素は、
・いつ 年月日
・なにを 文書種別(例:契約書、見積書)、顧客名、案件名など
・バージョン 新しいのか、古いのか

となります。
このように、入れる場所を設定して(分類の基準をつくる)、入れるものにラベルを貼って(ファイル名をルールどおりに付与)いきます。
そうしたら、上からエコバックにバサバサ入れらていたような電子ファイルも、正しい置き場所に置かれ一目瞭然となります。

■■ まとめ ■■

ルールなきところにソリューションを入れても機能しません。まずはルールづくり、その実行、そして、ソリューションの導入をお勧めします。

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