ペーパーレス化に関する記事まとめ

2021-02-26(更新: 2021-03-17)

テレワークの加速化に伴い、ペーパーレス化の必要に迫られる企業が増加しています。利便性や情報漏洩などのリスクの観点で、紙の利用価値が限定的になってきており、様々な企業が紙を使わないオフィス作りを一気に推し進めています。今回はペーパーレスに関する記事をまとめてご紹介します。

ペーパーレスオフィスのすすめ

このコラムは2回にわたって掲載しました。
1回目はペーパーレスオフィスのメリットについてです。
ここでは文書のライフサイクルにおける各プロセスでのメリットを整理しました。

文書には発生→処理→保管→保存→廃棄という一連のライフサイクルがあります。

ペーパーレスのメリットとして、
例えば発生というプロセスでは、紙に出さないので印刷コストが削減できるといったことがあります。

処理プロセスでは、ワークフローのシステム化により承認までの処理スピード向上が期待できます。

保管・保存のプロセスでは、検索性向上による業務の効率化やスペースコストの削減などがあります。

廃棄のプロセスでは、当然紙の廃棄量が減るため、廃棄コストの削減が期待できます。

このように1回目は、主にペーパーレスのメリットを中心にご紹介しました。
2回目の記事では、実際にペーパーレスを実現するための方法についてご紹介しました。

紙を無くすためには、不要な文書を廃棄する他、倉庫に預ける、あるいは電子化するといった手段があります。

中でも電子化については、どこまでを対象に電子化するかを決める必要があります。

ストック文書(いままで紙で蓄積してきた文書)とフロー文書(業務の流れの中で発生する文書)のうち、どこまでを電子化するかということです。
それを絞り込んでおかないと膨大なコストがかかってしまうので、
この記事では電子化対象を絞り込むための基準や考え方などについてご紹介しています。

またペーパーレスとは、紙文書を減らせば完了ではありません。
紙を減らせば相対的に電子文書の量が増えるため、
共有サーバ内にファイルが一気に増えて、利便性が低下する恐れがあります。
共有サーバの整理や利用ルールをきちんと決めてから、
ワークフローシステムや文書管理システムを導入しないと、膨大の電子ファイルが溢れかえることになります。

この記事ではペーパーレスを実現した際の、情報システムの位置づけについてもご紹介しています。

ペーパーレスを実現する方法とその事例

一言でペーパーレスと言っても、思い浮かべるイメージは様々です。

・会議資料を紙に出さない
・回覧や決裁を電子上で完了する
・外部から紙で受領した文書をそのまま紙で保管しない(PDF化する)
・データである文書を紙に出して保管しない
・契約手続き、締結を電子で完了する

様々なシーンが思い浮かべられ、
たくさんのメリットがありますがその一方、
デメリットもあります。
この記事ではそうしたメリットやデメリットを整理してご紹介しています。

またペーパーレスを進める上で、様々な障壁があります。
特に挙げられるのは電子保存に対する不安があって、
紙が捨てられないというものです。
従来から日本では、紙への印鑑捺印を前提とした原本主義が根付いています。
印鑑を捺印した紙文書を原本とする慣習を捨て、
電子文書で保管することに対し、
「法的証拠能力が不十分なのではないか?」
「係争時に不利になるのではないか?」という不安を払拭できずにいる企業が多いようです。
そんな中でもペーパーレスを推し進めたいという方に向け、
その方法を事例を踏まえてご紹介しています。

ペーパーレス化成功事例

ペーパーレスを進めようとしても、
なかなか思うようにいかない企業は多いと思います。
この記事では弊社が支援をさせていただいた大手総合商社の成功事例をご紹介しています。

このクライアント企業がペーパーレスを進めるにあたり、
直面している課題が2つありました。

①法定文書の保存要件

法定保存文書を電子で保存するには、
法で定められた電子保存の要件があります。
そこで支援したのは、
クライアント企業がリストアップした法定保存文書リストアップデータに対し、
根拠法と保存要件を付与するというものでした。

②電子で保存するための手順

先に示した保存要件を充たすためには、電子保存の実行手順を明確にしたマニュアルを作成しなければなりません。しかしインターネットなどで調査をしてみても、電子保存に関する具体的な仕様は曖昧で、どのようにマニュアル化すればよいかが問題になっていました。そこで弊社は、見読性・完全性などを確保するための基本要件や、
分類体系やファイル名の付与方法、長期保存文書の取扱い方法など、電子文書に関する全部署共通の運用方法をマニュアルに記載し、提供しました。

詳しい流れについてはこちらの記事をご覧ください。

今年こそペーパーレスに移行する!

昨年2020年9月に菅内閣発足後に打ち出された「脱ハンコ」政策。
コロナ禍におけるテレワーク化も重なり、さらにペーパーレス化が加速化しています。

さて、ペーパーレス化を進める時、
過去の働き方から生じた紙文書をどうするかという問題に直面します。
そこで電子化という話になるのですが、
単純に片っ端から紙文書を電子化すれば解決するということではありません。
・何を電子化するか
・そのためには業務上での優先事項の整理
・ルールの整備や周知の実行
・そもそも基本ルール(文書管理規程)はペーパーレスに対応できているのか

こうしたことをきちんと整理して電子化対象を絞り込み、
運用ルールを標準化しなければなりません。

この記事ではその他にも、
コンサルに頼むか、自力推進をするか、
そのメリット・デメリットについてご紹介しています。


さて今回はペーパーレスに関する過去の記事をまとめてご紹介しました。
ペーパーレスは考えているだけでは進みません。
まずは一歩踏み出そうとすることです。
踏み出せば様々な難題、障壁にあたります。
そうした難題、障壁を乗り越えるため、ぜひ弊社にご相談ください。

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