ペーパーレス化成功事例

「オフィスをペーパーレス化しよう!」という声があちこちで聞こえますが、
みなさんペーパーレス化はどこまで進んでいるでしょうか。
思うように進まない会社も多いと思います。
今回はペーパーレス化に取り組んだA社の成功事例を紹介します。

A社がペーパーレス化に取り組んだ背景

A社は世界に100以上の拠点を持つ大手総合商社です。
A社では業務効率化を図るためのプロジェクトがいくつか立ち上がり、
その中の一つがペーパーレス化プロジェクトでした。
多様なワークスタイルを実現するために、
紙を中心とした保存・利用の習慣から脱却し、
電子中心の保存・利用に移行する必要がありました。

さて、ペーパーレス化というものは、
「情報システム」「コンプライアンス」「スキャナ保存」の3つの要素に支えられていると考えます。

「コンプライアンス」「スキャナ保存」という基礎を情報システムが支えるというイメージです。
これらは相互に関連しており、3つがうまく機能することで真のペーパーレス化が実現します。
直近におけるA社のテーマは主に「コンプライアンス」と「スキャナ保存」という基礎固めの部分であり、
情報システムは基礎固めをした上で段階的な導入を図るということでした。

ペーパーレス化に向けての課題

A社ではペーパーレス化に向けて、まず紙削減のイベントを全社的に実行しました。
不要な文書の削減には成功しましたが、
ペーパーレス化に向けて2つの課題がありました。

課題① 法的にスキャナ保存でよいのかどうかを明確にする

A社では各部署で保有する文書の保存年限表があり、
そこに「紙保存」とするか「電子保存」とするかのフラグを立てました。
法令で紙保存が厳格に定められている文書を除き、
全て電子保存とするということを原則にしました。
その結果ほとんどの文書を電子で保存とすることになりましたが、
それらの中には本当に電子での保存でよいのかどうか、
根拠法がわからないものがあり、ペーパーレス化の障壁となっていました。

課題② 電子化や電子による保存の手順を明確にする

e文書法をはじめ、各文書の関連法令で定められている見読性、検索性、完全性、機密性などを確保するための手順をマニュアル化し、社内に周知する必要がありました。
しかしインターネットなどで調査をしてみても、電子保存に関する具体的な仕様は曖昧で、どのようにマニュアル化すればよいかが問題になっていました。

ニチマイからの提案

A社はこの「組織の知カラ」サイトで弊社を見つけて、お問い合わせいただきました。
弊社はA社から示された2つの課題を受けて次のような提案をし、業務を請けました。

提案① 文書保存年限表のレビュー

A社の要望は、できるだけ多くの文書を電子で保存にしたいが、法的に大丈夫なのかどうかを明確にしたいというものでした。
A社から全部署の文書保存年限表をご提供いただき、
プロダクトでも販売している法定保有期間一覧と照合をして、
電子保存の可否と根拠法令を記載しました。
また電子保存が法的に可能である場合には、保存要件も記載しました。
このように作成したリストを各部署に配布して、多くの文書を電子保存することになりました。


提案② 電子での保存を実現するためのマニュアル作成

A社において電子文書は、ITセキュリティ管理規則に従って管理していましたが、電子保存を進めるうえで、オペレーションレベルのことを標準化したマニュアルが必要でした。
A社の要望として、「紙文書は仕組みが整っていて内部統制化もされており、電子文書も同一水準にもっていきたい。しかしあまり複雑にせず、日常業務の中で実行可能なシンプルなものがいい」というものがありました。
このようなオーダーがある中でニチマイは、見読性・完全性などを確保するための基本要件や、
分類体系やファイル名の付与方法、長期保存文書の取扱い方法など、電子文書に関する全部署共通の運用方法をマニュアルに記載するとともに、紙文書についても同時にリニューアルしました。
一方、各部署で保有している特殊な文書については、先述の保存年限表のレビューにおいて記載した保存要件や各省庁のガイドラインに従うことを前提に、各部署で運用方法を決めました。
このようにして、ペーパーレスに向けた一歩を踏み出しました。

効果と今後の展開

今回のペーパーレス化プロジェクトを通じて電子中心の保存を目指した結果、
ほとんどの文書が電子による保存になりました。
今後はストック文書の電子化を進め、紙文書の保有量をさらに減らしていくことになります。
このプロジェクトで電子保存の基盤が構築されたので、
今後A社においてペーパーレス文化が醸成されていくことと思います。

A社の成功要因の一番のポイントは、
各部署で保存年限表という台帳を作成したことです。
これにより紙保存と電子化保存の棲み分けがスムーズにできました。
みなさんもペーパーレスを目指す時、
なんでもかんでも電子化しようとしたり、情報システムの導入に走るのではなく、
まずは保有している文書の棚卸から着手していきましょう。

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