コロナ禍において、半ば強制的なテレワークの実施により、紙文書の存在の問題が浮かび上がってきました。参照したい紙文書が会社にあるので出社をせざる得ない。また、ハンコを押してもらわないと（あるいは自分がハンコを押さないと）仕事がストップしてしまう。。
このため、ハンコのために出社するハンコ出社という言葉もはやりました。

文書管理のライフサイクルである「発生→処理→保管→保存→破棄」のステップに置き換えると、ハンコの問題は「処理」の問題、紙文書の参照は「保管」「保存」の問題であると言えましょう。

ハンコの問題については、新政権発足前から、電子的にハンコ処理をする仕組みを導入する動きがなされ、特に民間企業では積極的に進められてきたようです。

そこに新政権での霞が関の「脱ハンコ」は、それらを後押しする上でインパクトの大きいものです。国に倣って自治体なども今後は脱ハンコに向けて動きがあるのではないでしょうか。
ペーパーレスを阻む一番大きな要因は「ハンコ」です。ここが電子的に処理されれば、そのあとに続く保管も自動的に電子的に行われることになります。現在は、ハンコの押してある文書は紙が原本であり、その保管場所の確保や共有するための電子化実行、倉庫に預けたりということになりますが、「脱ハンコ」となれば、これから発生する文書はそういったことが必要なくなります。

私たちは、強制的にテレワークを経験したおかげでテレワークのメリットを知りました。今後、テレワークがなくなっても元の働き方に戻ることはないでしょう。

残りは、過去の働き方から生じた紙文書をどうするかが課題になります。それらの閲覧のために出社することない仕組みづくりが必要になってきます。

テレワークの実施から考えると紙文書を電子化するメリットは、「出社しないで閲覧することができる」ことが一番ですが、他にもメリットはたくさんあります。