今年こそペーパーレスに移行する!

9月に新しい内閣が発足され、「脱ハンコ」政策が打ち出されました。いつかは来ると思っていたペーパーレス化もこの政策によってより現実的になり拍車がかかってくるのではないでしょうか。今回は、ペーパーレス化の実行について考えてみましょう。

世の中の情勢が変わってきている

コロナ禍において、半ば強制的なテレワークの実施により、紙文書の存在の問題が浮かび上がってきました。参照したい紙文書が会社にあるので出社をせざる得ない。また、ハンコを押してもらわないと(あるいは自分がハンコを押さないと)仕事がストップしてしまう。。
このため、ハンコのために出社するハンコ出社という言葉もはやりました。

文書管理のライフサイクルである発生→処理→保管→保存→破棄」のステップに置き換えると、ハンコの問題は「処理」の問題、紙文書の参照は「保管」「保存」の問題であると言えましょう。

文書のライフサイクルとハンコと紙文書の問題
ハンコの問題については、新政権発足前から、電子的にハンコ処理をする仕組みを導入する動きがなされ、特に民間企業では積極的に進められてきたようです。

そこに新政権での霞が関の「脱ハンコ」は、それらを後押しする上でインパクトの大きいものです。国に倣って自治体なども今後は脱ハンコに向けて動きがあるのではないでしょうか。
ペーパーレスを阻む一番大きな要因は「ハンコ」です。ここが電子的に処理されれば、そのあとに続く保管も自動的に電子的に行われることになります。現在は、ハンコの押してある文書は紙が原本であり、その保管場所の確保や共有するための電子化実行、倉庫に預けたりということになりますが、「脱ハンコ」となれば、これから発生する文書はそういったことが必要なくなります。

私たちは、強制的にテレワークを経験したおかげでテレワークのメリットを知りました。今後、テレワークがなくなっても元の働き方に戻ることはないでしょう。

残りは、過去の働き方から生じた紙文書をどうするかが課題になります。それらの閲覧のために出社することない仕組みづくりが必要になってきます。

紙文書の電子化のメリット

テレワークの実施から考えると紙文書を電子化するメリットは、「出社しないで閲覧することができる」ことが一番ですが、他にもメリットはたくさんあります。

どんなメリットがある?


・他の社員や部署と共有しやすくなる。
・検索の時間を短縮することができる。
・電子化すれば、倉庫に保管できたり、廃棄したりすることができる。(保管コストの削減)


つまり、コストを下げてスピードアップした仕事ができるということになります。結果、企業の競争力がアップします。
とはいえ、電子化はすぐに実現できるものでもありません。時間もお金もかかります。目の前にやらなければならないことがあれば、そちらが優先され、今までは先送りにしてきたことが多いものであるではないでしょうか。

今度は、逆に電子化を進めなければどんな問題が発生するのか考えてみましょう。

どんな問題が発生する?


・自社の契約書は前のとおりハンコ、でも取引先から電子的処理を求められる。

・過去の契約書は総務部に紙のまま保管されている。いつものように総務部へ探しにいく。総務部にお願いする。でも、前より出社回数が減った。総務部もいつも人がいるとは限らない。それとも、書類を探すために出社当番つくる?

・文書が多いのでキャビネットが減らせない。都会に高額の家賃を払って仕事をしているけど、人のためじゃなくて文書のために借りているの?

このように、既に価値観が変わってしまい、ますます、紙文書はそぐわなくなってきていると思いませんか。
今や、昨年までは問題とならなかったことが今年は問題になってしまったようです。

そうするとやっぱり、計画的に電子化を進めていくべきという結論になります。
どのように紙文書の電子化を進めていったらいいかを説明しています。
そして、単純に片っ端から紙文書を電子化すれば解決するということではありません。

・何を電子化するか
・そのためには業務上での優先事項の整理
・ルールの整備や周知の実行
・そもそも基本ルール(文書管理規程)はペーパレスに対応できているのか

そうです。基本ルールまで立ち上ることが必要です。

文書管理の導入を自分たちで実行する?コンサルに頼む?

ペーパレスにするということは、大きく業務のあり方を変えることであり、まずは基本ルール(文書管理規程)からの見直しやルールの周知、合意形成などの準備が必要であり、その次に実際に手を動かす削減、整理、電子化などを実行することになります。前者はアタマを使う部分、後者はカラダを使う部分ということになるでしょう。

このサイトからダウンロードできる「文書管理の教科書」ではそんな手順を説明しています。

後は、会社でプロジェクトチームをつくり文書管理を実行するだけ。。
さらに、このときに自分たちでやるのか、コンサルに頼むのかという2つの選択肢があります。
コンサルに頼むか自分たちでするのか迷うところだと思います。この記事では、コンサルに頼むメリット・デメリットを説明しています。

コンサルを入れないで会社の中のプロジェクトチームで実行した場合は、業務優先になり後回しにされやすいという問題があります。要するにプロジェクトが長引いてしまうことになるのですが、1年前とは異なりペーパーレスは急ぐ必要があります。
そして、今ならペーパーレスの機運が高まってきており、文書管理や紙文書の電子化は社内の理解を得られやすい時期であると言えますから、この機会を生かすというのも一つの手であります。
コンサルは起爆剤となり、スピード感を持って対応することができますので、外部のチカラを入れることを考えるのも1つの対策となるでしょう。

■■ まとめ ■■

潜在的なニーズであったペーパーレス・紙文書の電子化が、コロナ禍において拍車がかかるようになりました。これにスピード感を持って対応していくことが求められています。

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