ワークスタイルの変革に伴い、ペーパーレスを目指す企業が増えています。
もしそんなプロジェクトを任されたら、どのように進めたらよいのでしょうか。

ペーパーレスと言ってもその範囲は多岐に渡ります。
例としては、
・会議資料を紙に出さない
・回覧や決裁を電子上で完了する
・外部から紙で受領した文書をそのまま紙で保管しない（PDF化する）
・データである文書を紙に出して保管しない
・契約手続き、締結を電子で完了する
などがあります。

これらには難易度やコストが高いものから低いものまでありますが、
メリットとしては次のようなものがあります。

・文書を紙に出す機会が減るので印刷コストや保管コストを削減できる
・出先でも文書の閲覧、承認などができるため、情報の共有、決裁行為などが迅速化する
・紙に比べ、ヒューマンエラーによる情報漏洩や紛失のリスクが低い
・オフィス環境がきれいになり、職場に活気が出る（可能性が高まる）
・在宅勤務、テレワークなど多様な働き方に対応できる

全体としてはコスト、業務効率、安全性、風土やマインドなどに良い効果があると言えます。
一方でデメリットとしては次のようなものがあります。

・チェックの作業や大きな図面など、紙のほうが仕事をしやすいケースがある
・ITの習熟度に個人差があり、業務に支障が出る恐れがある
・システムがダウンするとほとんどの仕事ができなくなる
・データだけでは証拠能力に不安がある

こうしたメリットとデメリットを踏まえて、
ペーパーレスにどこまで踏み込むかを考えなくてはなりません。

2005年にe文書法が施行されたのにも関わらず、
国内ではなかなかペーパーレスが進みません。
ペーパーレスの最大の障壁となっているのは、印鑑捺印をベースとした原本至上主義が根付いているためです。
デメリットのところでも紹介しましたが、
つまりはデータだけでは法的な証拠能力に不安があると、みんなが思っているためです。
特に法務部門では、紙の原本でなければ係争時に不利になるのではないかという不安があるのです。
この心理状況から脱却しなければペーパーレスはなかなか進まないということになります。