契約書の電子化の進め方！

契約書管理業務の負担軽減や顧客対応の迅速化、BCP対策などを目的に、多くの企業が契約書の電子化に取り組もうとしています。そこで、やみくもに複合機などを使って電子化を進めようとすると、たいていは頓挫し、失敗に終わります。契約書の電子化の成功のカギは、まずは事前の設計計画をしっかりと行うこと、そして作業着手中においては進捗管理・品質管理を確実に行うことにあります。ここでは契約書の電子化を進めるための実施手順をご紹介します。

その1：事前の調査で、契約書の量や管理形態の実態、保管部署の要望等を把握する

調査のポイント ・契約書の状態　⇒袋とじ・ペラ・ホッチキス留めの有無 ・契約書の量　⇒契約書の状態ごとのページ数と件数 ・契約書のファイリング方法　⇒キングファイル？クリアファイル？紙フォルダ？ ・契約書の綴じられ方　⇒年度ごと？顧客ごと？書類名ごと？案件ごと？ ・保管部門スタッフへの要望のヒアリング　⇒管理方法・検索方法等

このような調査により、工程計画や工数計画に必要な情報を得ることができます。

その2：工程計画の策定と作業計画への落とし込み

さて、調査結果を踏まえ、まずは工程計画に入ります。電子化を進めるにあたり必要な工程は、大きくはこの5つ。さらにこれらの工程ごとに、詳細な作業計画を策定します。 ①スキャニング前準備工程　・ホッチキス外しを行うか否か　・バインダーやクリアファイルからの抜き取り時、返却時の作業方法や留意点　・契約書のリスト付けの手順 ②スキャニング工程　・調査結果を踏まえ、契約書原本の形態に応じた使用機材の決定　・スキャニングサイズ　・解像度　・カラー/白黒二値/グレーなど、諧調の決定　・ファイル形式（PDF/TIFF等） ③メタデータ（属性データ）入力工程　・属性項目の決定　・文字コード　・異字体の処理方法 ④編集工程　・ファイル名の付与ルール　・フォルダ構成　・画像データ上のゴミの除去方法　・OCR処理の有無 ⑤検査工程　・NG基準の確定（画像の向き/傾き/判読性等）　・ファイル展開確認 ⑥システムの選定・登録

その3：工数計画により、必要な資源とコストを把握する

次に工程ごとの工数を計画します。＜例＞スキャニング工程の工数　　○前提　　　・スキャニングの可能処理数：250ページ/h 　　　・スキャニング総ページ数：10万ページ　　　　⇒工数：100,000ページ÷250/h＝400h 以上の結果から、スキャニングには約400時（約50日）必要になるわけです。したがって、1ヶ月で終了させたい場合は、少なくともスキャナは2台必要となります。このように工数を算出することにより、必要機材や人員の数とコスト、必要なスペースやレイアウトなどが決まってきます。これらは、内製で行うか、専門業者に外注するかを選択する手掛かりにもなります。　・内製の場合：機材購入費+人件費+（作業スペースの）ファシリティコスト　・外注の場合：業者からの見積金額

この両者を比較した上で、コスト優位な方法で進めることが大切です。

その4：予算額を考慮した日程計画

まずは完成リードタイムを決めます。完成リードタイムの決定は、多くは予算額との絡みで決定されます。具体的には、会計年度内に購入できる機材の数や確保できる人員数などにより、単年度で実施可能か、多年度計画とするかが決定されるわけです。完成リードタイムが決まったら、ガントチャートなどを作成し、工程ごとの日程計画を決めます。このような日程計画を策定することにより、実作業着手後の進捗管理や予実管理を確実に行うことができます。

その5：進捗管理と品質管理などの工程統制

作業に着手してからは、進捗管理と品質管理といった工程統制がポイントとなります。進捗管理においては先述のとおり、ガントチャートなどを活用して行います。予実管理も行う場合は、EVMなどを使用するのもよいかもしれません。また本来は、工程ごとの余力管理も行うべきですが、内製で行う場合の多くは単能工になるため、進捗に遅れが生じても、余力のある工程からの資源配分が困難であり、あまり効果が得られないと考えられます。この点は内製で行う場合の、少し欠点です。さて品質管理ですが、NG（不良データ）の多くは検査工程で発見されます。ここで大切なのは、 NG内容に関する各工程間との情報連携です。具体的には、・NGの内容：画像品質の不良・スキャニング漏れ・属性データのパンチミス等・どの工程で発生したものか・原因：機材の誤作動か、ヒューマンエラーか・再発防止策：軽微なものは除くこのような情報を各工程間で共有し、効率の改善を図っていかなければなりません。