契約書の電子化の進め方!

契約書管理業務の負担軽減や顧客対応の迅速化、BCP対策などを目的に、多くの企業が契約書の電子化に取り組もうとしています。
そこで、やみくもに複合機などを使って電子化を進めようとすると、たいていは頓挫し、失敗に終わります。
契約書の電子化の成功のカギは、まずは事前の設計計画をしっかりと行うこと、そして作業着手中においては進捗管理・品質管理を確実に行うことにあります。
ここでは契約書の電子化を進めるための実施手順をご紹介します。

その1:事前の調査で、契約書の量や管理形態の実態、保管部署の要望等を把握する

調査のポイント
・契約書の状態 ⇒袋とじ・ペラ・ホッチキス留めの有無
・契約書の量 ⇒契約書の状態ごとのページ数と件数
・契約書のファイリング方法 ⇒キングファイル?クリアファイル?紙フォルダ?
・契約書の綴じられ方 ⇒年度ごと?顧客ごと?書類名ごと?案件ごと?
・保管部門スタッフへの要望のヒアリング ⇒管理方法・検索方法等

このような調査により、工程計画や工数計画に必要な情報を得ることができます。

その2:工程計画の策定と作業計画への落とし込み

さて、調査結果を踏まえ、まずは工程計画に入ります。電子化を進めるにあたり必要な工程は、大きくはこの5つ。さらにこれらの工程ごとに、詳細な作業計画を策定します。
①スキャニング前準備工程
 ・ホッチキス外しを行うか否か
 ・バインダーやクリアファイルからの抜き取り時、返却時の作業方法や留意点
 ・契約書のリスト付けの手順
②スキャニング工程
 ・調査結果を踏まえ、契約書原本の形態に応じた使用機材の決定
 ・スキャニングサイズ
 ・解像度
 ・カラー/白黒二値/グレーなど、諧調の決定
 ・ファイル形式(PDF/TIFF等)
③メタデータ(属性データ)入力工程
 ・属性項目の決定
 ・文字コード
 ・異字体の処理方法
④編集工程
 ・ファイル名の付与ルール
 ・フォルダ構成
 ・画像データ上のゴミの除去方法
 ・OCR処理の有無
⑤検査工程
 ・NG基準の確定(画像の向き/傾き/判読性等)
 ・ファイル展開確認
⑥システムの選定・登録

その3:工数計画により、必要な資源とコストを把握する

次に工程ごとの工数を計画します。
<例>スキャニング工程の工数
  ○前提
   ・スキャニングの可能処理数:250ページ/h
   ・スキャニング総ページ数:10万ページ
    ⇒工数:100,000ページ÷250/h=400h
以上の結果から、スキャニングには約400時(約50日)必要になるわけです。
したがって、1ヶ月で終了させたい場合は、少なくともスキャナは2台必要となります。
このように工数を算出することにより、必要機材や人員の数とコスト、必要なスペースやレイアウトなどが決まってきます。これらは、内製で行うか、専門業者に外注するかを選択する手掛かりにもなります。
 ・内製の場合:機材購入費+人件費+(作業スペースの)ファシリティコスト
 ・外注の場合:業者からの見積金額

この両者を比較した上で、コスト優位な方法で進めることが大切です。

その4:予算額を考慮した日程計画

まずは完成リードタイムを決めます。完成リードタイムの決定は、多くは予算額との絡みで決定されます。具体的には、会計年度内に購入できる機材の数や確保できる人員数などにより、単年度で実施可能か、多年度計画とするかが決定されるわけです。
完成リードタイムが決まったら、ガントチャートなどを作成し、工程ごとの日程計画を決めます。
このような日程計画を策定することにより、実作業着手後の進捗管理や予実管理を確実に行うこ
とができます。

その5:進捗管理と品質管理などの工程統制

作業に着手してからは、進捗管理と品質管理といった工程統制がポイントとなります。
進捗管理においては先述のとおり、ガントチャートなどを活用して行います。
予実管理も行う場合は、EVMなどを使用するのもよいかもしれません。
また本来は、工程ごとの余力管理も行うべきですが、内製で行う場合の多くは単能工になるため、
進捗に遅れが生じても、余力のある工程からの資源配分が困難であり、あまり効果が得られない
と考えられます。この点は内製で行う場合の、少し欠点です。
さて品質管理ですが、NG(不良データ)の多くは検査工程で発見されます。ここで大切なのは、
NG内容に関する各工程間との情報連携です。具体的には、
・NGの内容:画像品質の不良・スキャニング漏れ・属性データのパンチミス等
・どの工程で発生したものか
・原因:機材の誤作動か、ヒューマンエラーか
・再発防止策:軽微なものは除く
このような情報を各工程間で共有し、効率の改善を図っていかなければなりません。

その6:完成したデータを、どう活用するか?

完成したデータの管理・活用は、エクスプローラーなどの階層管理でも十分可能です。しかしデータが膨大な場合は、やはりソフトウェアの力を借りたほうが便利です。参考に、契約書管理に向いていて、かつ実績豊富な文書管理ソリューションをご紹介します。

■NRIセキュアテクノロジーズ社の文書管理ソリューション
  バインダー形式による管理で、即時検索・参照が可能
  http://www.nri-secure.co.jp/service/contentsexpert/digitaldocument.html

 ■FMシステム社の文書管理ソリューション
  シンプルでありながら、かゆい所に手が届くパッケージソフト
  http://www.fmsystem.co.jp/products/maikuro/

 ■インフォコム社の文書管理ソリューション
  ユーザライクなインターフェースと、クラウド提供によりイニシャルコスト軽減
  http://www.infocom.co.jp/document/

コストや運用方法、利用人数などに応じて、最適なものを選択しましょう。

コンサルティング事業部/鈴木

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