当社は電子ファイルの取扱い基準やフォルダ構成の改善方法など、具体的な手順を標準化し、そのルールに従ってフォルダ構成の改善やファイル名の統一化をしていきます。こうした取り組みにより、近い将来にAIを活かしたナレッジマネジメントシステム導入に向けた基盤を作ることができます。

各文書の保存年限や根拠法を明確化することで、保存漏れ・誤廃棄などの法令違反リスクを防止できるとともに、電子保存が認められる文書の範囲や要件を整理することで、紙から電子への移行を計画的に推進することが可能になります。また「法定では10年だが、諸事情により他企業では〇〇年保存しているケースも多く見受けられます」、などといった他社事例もあわせて紹介しています。

文書管理は、PDCAサイクルによる継続的な取り組みが不可欠です。しかし自社だけでそのサイクルを回し続けることは難しいものです。作成したルールが形骸化してしまったり、一度取り組んだ成果にリバウンドが起こってしまい、文書管理への意識や取り組みが薄れれてしまうケースが多くあります。

当社では文書管理の取り組み状況をチェックし、文書管理ルールの改訂や課題解決に向けた実行計画の策定を行います。

文書管理システムを導入すると、これまでの文書管理ルールに大きな変化が起きます。一般的な企業では共有フォルダーやファイルサーバーなどに電子ファイルを保管していますが、新たな「箱」ができることで、それぞれの箱の棲み分けルールが必要になります。どのような文書を共有フォルダ－に入れ、どのような文書を文書管理システムに登録するか、そうした明確なルールがないと、せっかく多くの費用を出して導入した文書管理システムが機能しなくなってしまいます。文書管理システムを入れたからこそ、標準化された文書管理ルールが必要です。当社では文書管理システム導入に伴う既存ルールの改訂、運用ルールの策定を行っています。

今回は当社のサービスを中心とした内容をご紹介しました。フィットしたお悩みやサービスはありましたでしょうか？詳しい話を聞いてみたいという方は、ぜひお問い合わせください。

こちらはサービス資料です。