これは組織の大きさにもよりますが部署単位で行うと良いでしょう。文書は業務によって発生します。また、業務によって関わる法律なども異なってきます。

分析の結果は、分類基準表としてまとめ、保存年限や秘密区分なども合わせて記載します。

※分類基準表の作成方法は以下の記事に説明されています。

原則、分類基準に共有フォルダの構成を合わせるようにします。これによって、分類基準表と文書が紐づけられることになります。

また、発生年度によるフォルダ分けも重要です。文書を作成し承認を得たり周知したりするといった日常業務では業務分類が主で運用することになりますが、指定された期間まで保管・保存したり、それを過ぎて廃棄するという文書のライフサイクルの視点では年度でフォルダ分けをした方が好都合であることが多いです。

多くの組織では、共有フォルダの構成を再検討するときに、業務よりも年度を上の階層に持ってくることを選択しています。是非、検討してみてください。

共有フォルダを構築する際には、フォルダのネーミングルールを決定します。以下のように数字を使用することによりフォルダの順番もコントロールすることができます。

フォルダ分けの例

※フォルダ分けやネーミングについては、以下の記事に詳しく説明しています。

何を共有フォルダに入れるのかを決めます。例として以下に一般的に組織が保存すべき文書という観点から区分けした文書の種類とその保管場所を示します。

①正式文書

確認・決裁・承認を経た文書です。組織の共有の場所に入れる必要があり、共有フォルダや文書管理システムなどにに保管されるのが一般的です。

②仕掛中の文書

正式文書になる前の文書やメモとなります。①の正式文書が完成したら必要なくなるものです。ただし、経緯を取っておく必要があれば保管します。また、それが組織的に必要だと考えられる場合には共有フォルダに保管しますが、その場合は、正式文書と混在しないようにします。

③個人用

個人のメモや個人用の参考資料などとなります。個人で管理をする場所（個人用のドライブや個人用のPCなど）に保管します。

④参考資料

組織として利用する参考資料です。具体的には、統計データや報告書、業務連絡などになります。組織として利用できるように共有フォルダに保管します。

文書の整理削減を行う場合には、まず明らかに削除すべき文書をピックアップして削除します。こうすることによって、選別処理対象の文書を減らし作業効率をアップします。

明らかに削除すべき文書には、以下の文書があげられます。

・処理済みのメモ

・下書き

・古いマニュアル

・重複ファイル　など

既存のフォルダ体系とは別に新しいフォルダ体系を作成し、ファイルを移動させます。必要なものを新しいフォルダ体系に移行する際には、選別作業も同時に行われることになります。

業務を理解している人物をその作業に割り当てる必要があります。

操作ミスの発生も考慮して、バックアップなどを取って行うことも必要です。