ここでは7つの項目を取りあげています。組織内で実行をする場合は、それぞれの質問に対しては部署別の傾向分析が必要となりますので、部署ごとに結果が振り分けられるようにしておきます。 

文書を分類分けして管理をしているかどうかの質問です。文書分類はこの後に続く保存期間や秘密区分などにも大きく関わり、実践面での文書管理ルールの基本となります。文書分類は誰もがわかるように一覧表にしておかなければなりません。

文書分類一覧表で必要とされる項目は、分類（大分類、中分類、小分類）、保存期間、保管期間、秘密区分、個人情報区分、記録管理スケジュールなどなります。

これらの項目を分類ごとに設定して分類一覧表作成します。 

正式文書となる文書は、社内のルールに沿って必要項目を含めなくてはなりません。文書を作成するときに必要な基本的な項目を社内に周知し徹底させましょう。

下の図は例の一部となります。 

機密文書の取り扱いは特に重要です。情報漏洩を防ぐためには、機密であることを明確にし、決められた保管方法で安全に保管をしなくてはなりません。

まずは、どの文書が機密文書にあたるのかを明確にします。また、機密区分はその文書の機密度に応じてレベル分けをします。これらを前述した文書分類一覧表の1つの項目として記載し、どの文書が機密扱いになるかを明確にします。

また、機密文書の場合の取扱いルール（保管ルールや廃棄のルール）を定めます。

■機密文書の保管ルールの例

・紙文書の場合　鍵のかかるキャビネットで保管する。

・電子文書の場合　アクセス権の限定されたサーバーエリアで保管する。

■機密文書の廃棄ルールの例

・紙文書の場合　溶解処理を行う

組織で作成され、組織のために保管される文書は、共有の場所におかなければなりません。紙文書であれば指定のキャビネット、電子文書であれば指定のサーバー領域になり、決して個人の引き出しやロッカー、個人PCのローカルエリアに保管することのないようにしなければなりません。

また、電子文書の場合の置き場所はファイルのアクセス権にも関連します。必要なアクセス権が付与され、かつ、不要なアクセス権を付与することのないように定められた場所に保管します。さらにバックアップ対象となっているかも意識してください。

また、サーバーやドライブでのフォルダ管理が、分類を表すように作成します。 

文書の保存期間で特に注意しなければならないのは、法律によって定められた法定保存文書の保存期間を満たしているかどうかです。ここでもやはり文書分類基準表が重要になってきます。分類毎に法定保存期間を記載するとともに法定文書に該当するかも示すことをお勧めします。

以下は管理部門で取り扱う主な文書の法定保存期間となります。 

文書の廃棄は適切に行わなければなりません。廃棄すべき文書が廃棄されず残っていれば情報漏洩の元ともなりかねません。保存期間が過ぎてもその文書が必要な場合は、保存期間の延長手続きを行った上で引き続き保管します。

また、廃棄する場合は決められた適切なプロセスでおこなう必要があります。機密文書や個人情報などは確実な廃棄が必要になります。また、何をいつ廃棄したのかを示す廃棄記録を残します。

■廃棄方法の例：

• 廃棄BOXの設置ボックスに入れたまま溶解する。
• シュレッダーにかける。
• 通常のごみと同様に廃棄しない。（情報が漏洩する恐れがあるため）