「文書管理のルールが浸透しない」「文書管理に対するみんなの意識が低い」などといった悩みを持つ企業は多いのではないでしょうか。そんな時は文書管理に関する教育を実施する必要があります。
今回は文書管理の研修内容についてご紹介します。

まずは文書管理の目的を明確にして伝えます。
特にメリットを中心に伝えるとよいでしょう。
メリットとはみんなにとっての「うれしいこと」でもあります。
こうしたことを冒頭に伝えることで、
研修を受けることへの意欲が向上しますし、
文書管理に取り組むことへの動機付けにもなります。

文書管理のメリットには、主に次のようなものがあります。

①業務の効率化

文書管理を徹底することによる効果として、
業務効率化が挙げられます。

情報を捜索（検索）する時間が短縮されることや、
見つからないことによる文書の再作成が無くなること、
間違った情報を使うことによるロスが減るなどといった効果です。
また文書が共有されることにより業務の属人化が防止され、
人事異動時の引継ぎが円滑になるといった効果も期待できます。

つまり文書を作成したり探したりする時間が短縮されるということになります。
昨今では生産性の向上が求められていますが、
それには文書管理に取り組むことが効果的であると言えます。

②リスク低減

文書管理の徹底により、文書の漏洩や紛失、盗難などのリスクを減らすことができます。
またトラブル発生時の証拠管理、係争対応が向上し、
円滑な事業継続とともに、顧客から信頼維持にも貢献します。
製品やサービスの受け手である顧客だけでなく、
自社で働く社員も守ることにつながるということを強調しましょう。

危機意識を持つためにも、
情報漏洩や紛失事故などの事例を紹介するのもよいと思います。

③顧客対応力の向上

どこにどのような文書があるかが把握できることにより、
顧客への対応が迅速化できます。
また正確な情報を提供できることや、
担当者不在時にも代理対応が可能になるなど、
顧客から信頼維持・向上につながります。

特に顧客と接点の多い営業部門には魅力的なメリットと言えます。

④職場環境の改善

情報の共有化が進めばコミュニケーションも活発になり、
組織が活性化することが期待できます。
またノウハウなどの情報資産が共有されれば、
新たなアイデアの創出にもつながり、
未開拓需要の掘り起こしや新たな事業展開につながるなどといった大きな効果も期待できます。

このように会社だけでなく、働く自分たちにもメリットがあることを伝え、
文書管理に取り組む動機づけを作ることがポイントです。

文書管理に取り組む上で、
基本的な知識も必要です。

組織のメンバー全員に細かなことを伝えると、
取り組む意欲が低下して、逆効果となってしまいます。
最低限、次に示すようなポイントだけを伝えるとよいでしょう。

①文書のライフサイクルについて

文書には発生してから廃棄するまでのプロセスがあり、
それを文書のライフサイクルと呼びます。
具体的には次のようなものです。