この記事では文書管理ルールを見直す動機や必要性、盛り込む内容などについてご紹介しています。


文書管理ルールを見直すことになるきっかけとは？

・規程が古い
昔の働き方のまま、紙文書主体の内容になっていて、電子文書や電子契約に関する記述がない。

・規程はあるが形骸化している
内容が周知されておらず、実践もされていない。あるだけのルールになっている。

これらのようなことが課題となって、ルールを見直すことが多いようです。


文書管理ルールはなぜ必要？

文書管理ルールの必要性について、
「ITの導入状況などのテクノロジーの採用度」と「文書管理ルールの成熟度」の軸から4象限化し、象限ごとの文書管理ルールの必要性の変化を分析しています。

文書管理ルールに示す内容は？

・きちんと体制を整え、権限や責任を明確にすること。

・文書のライフサイクルのプロセスを基本に記述していくこと。

・電子文書の取扱いや原本性について示すこと。


自社の状況に応じてルールの見直しポイントは異なるので、
ぜひ参考にしてみてください。

＜文書管理規程の特徴まとめ＞
・ルールの中でも上位に位置する公式性が高いルール
・（一般的に）策定や更新に取締役の承認が必要
・全部署に適用できるよう抽象的な表現にするのが一般的


文書管理ガイドラインの特徴とは？

文書管理規程をさらに具体的にしたものがガイドラインとなります。
ガイドラインは公式ルールとして位置づけられることは少ないので、業務環境の変化に応じて更新がしやすいという性質があります。

＜文書管理ガイドラインの特徴まとめ＞
・規程に比べて具体的な内容を記載する
・公式性は低い分、更新の自由度は高い
・基本的は全部署で使用する共有ルール


文書管理マニュアルの特徴とは？

文書の格納方法や削減、電子化などの手順を示したものがマニュアルになります。
部署ごとに作成しているケースも多いもので公式性は低い一方、ガイドライン以上に内容がより具体的になります。

＜文書管理マニュアルの特徴まとめ＞
・手順などのオペレーションレベルの具体的な内容を記載する
・部署ごと、特定の書類ごとに作成されるケースもある
・更新頻度は最も高い


文書管理ルールは作って終わりではない

作成したルールが承認され、文書化されることがゴールではありません。
組織全体への周知や浸透、改善のためのレビューの必要性などについて解説しています。

文書管理本来の目的と照らし合わせ、テレワーク主体の働き方における文書管理ルールの見直しポイントなどをご紹介しております。

文書管理の目的とは？

・法令順守
法令で定められた文書の保存期間、文書の見読性・真正性・保存性、訴訟への対応などが挙げられます。

・内部統制
営業秘密や重要文書の取扱い、事業継続の観点からの文書保管などが挙げられます。

・業務の効率化
利用したい文書がすぐに見つかり、すぐに使える状態にあること、またそれによって文書の再作成や顧客への対応が迅速化することなどが挙げられます。


文書管理ルールの構成とは？
下の図のようなイメージで、先述の通り下に行くほど具体的な内容になります。

文書管理ルールの見直しポイントとは？

・紙文書と電子文書の棲み分けルール
電子文書を中心とする企業が増えています。特に契約書は作成から締結、保管までを一貫して電子で行う一方、マニュアルや図面などのように紙で閲覧したりチェックしたりするほうが効率化されるような文書は、例外的に紙での運用とします。

・電子文書の原本性
電子文書の原本性確保については、
法令で定められている場合はそれに従い、
定められていない文書については組織ルールとして個別に定めます。

・正式文書と仕掛かり中文書の取扱い
正式文書は組織の中で正式に承認された文書、
仕掛かり中文書は下書きや未承認の文書で、個人で保有することもある文書です。
これらの取扱いの違いを明確に定める必要があります。

・電子文書の秘密文書
従来の紙文書であれば、どういうものが秘密文書かを定義し、キャビネットの施錠などについて記述していればよかったものが、電子の秘密文書となると、ネットワークやアクセス制限など、ITの技術や知識が必要となります。

テレワーク時代においてはこのように、電子文書の活用が活発化するため、
電子文書の運用についての見直しが必要になります。

「共有フォルダの中が散らかっているので何とかしたい！」というご相談が増えています。
リモートワークの増加も、その需要の高まりの一因だと考えられます。この記事ではルールも無く個人の好き勝手にファイルが保管されている共有フォルダに対し、保管ルールを作成する大原則をご紹介しています。


個人名のフォルダを作らない

個人名のフォルダは、作成した本人しか必要か不要かの判断ができないため、ファイルが増加し続ける要因となります。退職者や異動した人のフォルダなどは特に「念のため残しておこう」「消してしまって自分の責任にされたくない」という心理が働きやすくなるためです。
検索性・共有性も低下するため、組織にとって有益な情報資産も、
個人フォルダの中に埋もれていくことになり、組織にとってのダメージは計り知れません。


フォルダの並び順が崩れないようにする

フォルダの並び順は、自分が使いやすいようにフォルダに番号をつけるなどして、順番が崩れないようにします。
ただしその順番を付けるのにも何かの基準がなければなりません。
あいうえお順やプロセス順などといった一定の基準です。
共有フォルダなどで、自分が使用するフォルダをわかりやすくするために「★」や「＠」などを付けることはやめましょう。


ファイル名の付け方を統一する

みんなが個々にファイル名を好き勝手に付けていて、
ファイルが探しにくい、表示順がバラバラといった問題は多くの企業で見られる問題です。
ファイル名の付け方のポイントは次の3つです。
・探しやすい順番で表示されるようにする
・最新のバージョンがわかるようにする
・簡潔で明快なネーミングにする
わかりやすさ、探しやすさは個人差があるので、関係するメンバーで話し合って決めましょう。


リンクを貼らない

ファイル間でリンクを貼る運用をしていると、フォルダの移動や、システムの入れ替えなどにも対応しにくくなります。
移動やシステムへの移行などをした場合は、リンクを付け直さなければなりません。
それなりの大惨事にもなりかねないので、ファイル間でリンクを貼るといった行為が容認されている場合は、すぐに見直すようにしましょう。


同一階層内は同じ基準でフォルダを分類する

同じ階層内に、社内のイベント資料のフォルダや営業資料のフォルダ、内部申請書類のフォルダなど、バラバラな基準でフォルダが乱立すると、どこに何があるかわからなくなってしまいます。
同一階層内では何を基準に分類をするのか基準を定め、
第一階層は「顧客別」、第二階層は「業務プロセス」など、
フォルダ構成を規則的に分類することで、
業務の効率は飛躍的に高まりますので、実践してみてください。

今回は文書管理ルールに関する記事のまとめと解説をしてみました。
文書管理ルールの見直しは、お客様からのご相談が最も多いものの一つです。
文書管理規程のサンプルドキュメントもリニューアルしましたので、ぜひダウンロードしてみてください。