共有フォルダの中が散らかっていて何とかしたい！というご相談が増えています。ルールも無く個人が好き勝手に保管していたら、どこに何があるかわからなくなるのも当然です。今回は電子ファイルの保管ルールにおける大原則をご紹介します。

個人名をフォルダ名とするフォルダ（以下、「個人フォルダ」）を作成すると、
共有フォルダ内部が氾濫する引き金になります。

個人フォルダ内部は無法地帯となりやすく、
フォルダ名やファイル名や個人によってバラバラ、
フォルダ階層も作った本人にしかわからない構造になりやすい傾向があります。

また一番の問題として、ストレージ容量の圧迫が進行しやすくなるということがあります。
個人フォルダの中は作成した本人にしか必要か不要かの判断ができないため、
作成者本人が削除しなければ、ファイルが増加し続けることになります。
さらにはその作成者本人が退職でもしようものなら、
だれにも必要か不要かの判断ができなくなり、永遠に残し続けなければならない事態に陥ります。
それも一人か二人ではなく、長期にわたると大人数の個人フォルダが残ることになり、
それによる容量の逼迫は、とても大きなものになります。

検索性・共有性も低下するため、組織にとって有益な情報資産も、
個人フォルダの中に埋もれていくことになり、組織にとってのダメージは計り知れません。

こうしたことから、個人フォルダを作成することはお奨めしません。
どうしても作成することが必要な場合は、
「一時的な下書き文書を保管する場合」や「保管期限を決めて期日が来たら削除する」などの条件を設定しましょう。

フォルダの並び順が、自分が探しやすい状態になっていないと検索性が低下します。
フォルダの並び順はOS側で設定されるため、自分自身が使いやすいようにフォルダに番号をつけて、順番が崩れないようにします。

例えば営業さんが「営業プロセス」でフォルダを作っていた場合、
番号をつけないと（個別に設定は可能ですが）次のような状態になってしまいます。