原則組織において公式的な記録は文書化することが前提になっていることから、
規程管理規程の下で文書管理規程は中心的な役割を担います。
（もちろんこれが全ての規程ではありません。業務ごとにもっと細かく規程を設けている企業も数多くあります）

公式性の高い文書管理規程等の規程類は、策定や更新に取締役クラスの承認が必要になります。
公式性が高く承認手続きにも時間がかかるため、更新頻度が高いと手間がかかります。
また全部署共通のルールとなるので、業務内容よって異なるルールを記載するのは避けるべきです。
更新頻度をなるべく低くおさえ、全部署横断的に適用できる内容にするため、内容は抽象的に表現するという特徴があります。

文書の格納方法や削減、電子化などの手順を示したものがマニュアルになります。
部署ごとに作成しているケースも多いもので公式性は低い一方、ガイドライン以上に内容がより具体的になります。
また契約書などの特定の文書に対してマニュアルを作成するケースや、
部署によって特有の文書に対してマニュアルを作成するといったケースもあり、
部署ごとなどで見直しする機会や、更新する頻度も高いという特徴があります。

規程、ガイドライン、マニュアルのそれぞれの特徴についてご紹介しました。
イメージをまとめて比較すると次のようになります。

また文例について、比較してみたいと思います。
例として、秘密文書の管理に関する記述を用いて比較してみたいと思います。

＜文書管理規程での文例＞
秘密情報を含む文書は、適正かつ厳重に管理するものとする。

＜文書管理ガイドラインでの文例＞
・原則表紙や先頭頁には、「極秘」「社外秘」などの秘密区分を認識できるよう表記する。
・必要に応じて「コピー厳禁」、「再配付禁止」、「回覧禁止」、「本人限定」などを表示する。

＜文書管理マニュアルでの例＞

マニュアルでは、誰にでもわかりやすい表現でオペレーションを中心に記述します。

作成したルールが承認され、文書化されることがゴールではありません。
完成したルールをグループウェアなどで回覧し、「確認しておいてください」ということだけでは、形式的なルールとなって形骸化してしまいます。
組織への周知・徹底を図るためには、きちんと教育の機会を設けてルールの内容を解説し伝えなければなりません。

OJTで進める場合、文書管理ルールを策定した総務部門などが全社員を対象に研修形式で実施したり、今ですとウェビナー形式で実施するケースも増えています。

また一度作成したルールを更新することも重要です。
作成したルールを運用してみた結果、業務にマッチしない部分なども出てきます。
ITなどの発展に伴い業務環境が変化することもあります。
先に述べた通り規程やガイドラインなどでは更新頻度は異なるとしても、定期的な見直しは必要です。

文書管理ルールは作成して終わりではなく、浸透と習慣化を図り、時代背景や業務環境の変化などに応じてきちんと更新をするということを心がけましょう。


今回は文書管理ルールの特徴や役割などについてご紹介しました。
規程やガイドラインなどのサンプルドキュメントもダウンロードできますので、こちらもご参照ください。