最近では電子契約システムが普及しつつありますが、内外との調整がつかず、
なかなか進まないという事情もあるようです。今回は契約書の管理に関する記事をまとめ、
それぞれのポイントをご紹介します。

こちらのコラムは2回にわたって掲載しました。

その1では契約書管理に関わるよくある問題をご紹介し、
電子化の必要性について説明しています。

さまざまな問題がありますが、
主には次の2点です。

・契約書管理が部署や個人任せ→事業継続・運営に関わる問題
・すぐに検索できない→業務効率に関わる問題

特にすぐに検索できないという問題は、
リモートワークが普及している中で、多くの人が抱えている悩みです。
電子化されていれば、自宅からでも権限さえあれば簡単にアクセスができます。

またここでは契約書の管理パターンについてもご紹介しています。

電子化がされているかされていないか、
集中管理されているかされていないかという軸で、
情報共有や業務効率、リスクヘッジの有効性を検証しました。

そして紙の場合と電子の場合における契約書の運用について、
文書のライフサイクルごとにどのような行為が発生するかについてご紹介しています。

紙の契約書の場合は発生から廃棄までのプロセスにおいて、
保有場所の移り変わりが多くなり、運用上多くの手間が発生しますが、
電子の場合は更新などをきちんと続けていれば、運用上の手間はそれほど発生しません。多くの情報をシステムにストックできるため、長期契約に対しても管理がしやすくなります。

詳しくはこちらをご覧ください。

契約書に限らずファイリングはその組織のメンバーが合意しているルールに基づいて運用します。多くの組織で合意が得られるのは仕事の流れに沿った分類ですが、さまざまな「まとめ方」がありますので、ここではそうした分類の種類と、それぞれの分類方法におけるメリット・デメリットについてご紹介しています。
そのような分類を採用するか、社内でどのように合意をとるかについても記述しているのでぜひご参照ください。