契約書管理に関する記事まとめ

最近では電子契約システムが普及しつつありますが、内外との調整がつかず、
なかなか進まないという事情もあるようです。今回は契約書の管理に関する記事をまとめ、
それぞれのポイントをご紹介します。

契約書を電子化する!

こちらのコラムは2回にわたって掲載しました。

その1では契約書管理に関わるよくある問題をご紹介し、
電子化の必要性について説明しています。

さまざまな問題がありますが、
主には次の2点です。

・契約書管理が部署や個人任せ→事業継続・運営に関わる問題
・すぐに検索できない→業務効率に関わる問題

特にすぐに検索できないという問題は、
リモートワークが普及している中で、多くの人が抱えている悩みです。
電子化されていれば、自宅からでも権限さえあれば簡単にアクセスができます。

またここでは契約書の管理パターンについてもご紹介しています。

電子化がされているかされていないか、
集中管理されているかされていないかという軸で、
情報共有や業務効率、リスクヘッジの有効性を検証しました。

そして紙の場合と電子の場合における契約書の運用について、
文書のライフサイクルごとにどのような行為が発生するかについてご紹介しています。

紙の契約書の場合は発生から廃棄までのプロセスにおいて、
保有場所の移り変わりが多くなり、運用上多くの手間が発生しますが、
電子の場合は更新などをきちんと続けていれば、運用上の手間はそれほど発生しません。多くの情報をシステムにストックできるため、長期契約に対しても管理がしやすくなります。

詳しくはこちらをご覧ください。

その2では生産計画や生産管理を中心にご紹介しました。

まずは契約書の全体量や状態を調査することから始めます。
量や状態を把握していないと、電子化作業の計画が立てられないからです。
これらの情報から所要期間や人員などを算出していきます。
続いて作業手順についてです。
基本的な工程は、
①前準備工程
②スキャニング工程
③インデックスデータ入力工程
④編集工程
⑤検査工程
となります。

作成したデータの最終的な利用方法、システムなどについても並行して検討する必要があります。
ここでは契約書管理システムについてもご紹介していますので、
こちらをご参照ください。

契約書ファイリングの効果的な方法とは?

契約書に限らずファイリングはその組織のメンバーが合意しているルールに基づいて運用します。多くの組織で合意が得られるのは仕事の流れに沿った分類ですが、さまざまな「まとめ方」がありますので、ここではそうした分類の種類と、それぞれの分類方法におけるメリット・デメリットについてご紹介しています。
そのような分類を採用するか、社内でどのように合意をとるかについても記述しているのでぜひご参照ください。

契約書の管理方法!

契約書に関するよくある問題に次のようなものがあります。

・管理方法が部署や個人によってバラバラ
・締結済みの契約書が個人の引出しに入っている
・管理台帳が無い!あっても管理項目が部署によって異なる

こうした問題を解決するため、
契約書の集中管理と電子化を推奨します。
ここではその手順についてご紹介しています。

またこれらを外注で進めるか、内製で進めるかの選択肢があります。
コスト面はもちろん、安全面や品質面など様々な観点で比較し、検証しなければなりません。
記事の中では外注・内製のメリットとデメリットを掲載していますのでご参考にしてください。
その他にも契約書の管理パターンや契約書の管理レベルの診断も掲載していますので、
ぜひご参照ください。

「組織の知カラ」に 相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは 文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

「文書管理の教科書」を 見てみましょう

問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。

「肥大化する共有フォルダを統制し、 探せないを無くす!」を 見てみましょう

共有フォルダの情報共有に課題を持つ文書管理責任者、担当者の方にお勧めの資料です。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。

文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。 

文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。

お客様の各種事例を紹介しています。


「肥大化する共有フォルダを統制し、探せないを無くす!」を見てみましょう

共有フォルダの情報共有に課題を持つ文書管理責任者、担当者の方にお勧めの資料です。


まずは 文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。


「文書管理の教科書」を 見てみましょう

問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。


記事カテゴリ一覧

スタッフブログ アルパカのあしあと
タグ
リスクマネジメント事例電子化業務効率化方法整理整頓コツ契約書BCP対策文書管理規程情報共有属人化アーカイブe文書法電子帳簿保存法スキャナ保存広報サポート・広報ツール制作写真ファイリング広報人材育成活性化成功事例文書文書管理コンサル図面紙文書ファイル研修削減移転維持管理文書管理システム成功ルール共有分類e-文書法情報管理ナレッジマネジメント情報意欲成果電子ファイル労働生産性情報収集非定型定型コミュニケーション公文書館セミナー専門家メリットデメリットデザイン秘密文書保管効果コスト人件費セキュリティ情報漏えい図書館組織力博物資料ラベリング動向スペース検索廃棄整理経理書類展示リスクランキング組織化文書管理規程紙の電子化失敗事例契約書管理ワークフロー職場環境マニュアル目標文書管理マニュアル文書のライフサイクル文書保管文書保存ナレッジ森友学園南スーダン保存期間公文書管理法文書管理規則情報公開説明責任保存媒体マイクロフィルムアート記録全文検索組織文書削減基準C文書管理導入C文書管理規程作成C文書管理コンサルC文書管理事例C契約書管理C秘密情報CリスクマネジメントC業務効率化C情報共有Ce-文書法C番外編C紙文書電子化Cスキャナ紙文書 電子化契約書 電子化電子化 成功文書管理 メリット誤廃棄ペーパーレス働き方改革内部統制訴訟C文書管理導ペーパレスバイタルレコードテレワークB事例ハンコレスDXデジタルトランスフォーメーションファイルサーバ共有フォルダ電子文書フォーラム
会社情報