契約書を電子化する!

リモートワークが増加している現在、契約書の電子化を進めようとする企業が増えています。このコラムでは2回にわたり、契約書の電子化の方法などについてご紹介します。1回目の今回は契約書にまつわる問題や運用方法についてです。

みんなが抱える契約書の問題

契約書に関わる問題として、
次のようなものが考えられます。

・台帳のフォームが部署によってバラバラ

・台帳と原本が紐づいていない

・締結済みの契約書が個人の引出しに入っている

・大量にあって、保管スペースが無くなってきている

・原本の保管場所に行かないと契約内容を確認できない

特に最近では、「原本の保管場所に行かないと契約内容を確認できない」という問題を感じる企業が多いようです。
それはリモートワークが増加しているからです。
会社に行かないと契約内容を確認できない状態に不便を感じて、
契約書の電子化に踏み切る企業が増加しています。

契約書の管理パターン

契約書の管理方法は、
大きく4つのパターンに分類することができます。

上の図の4象限の①~④について、
「情報共有」「効率化」「リスクヘッジ」の観点で評価して、
それぞれの特徴を考えてみたいと思います。

①原本分散(部署ごと)・電子化

 

情報共有   〇

効率化    〇

リスクヘッジ ×

 各部署で進めるためスピード感を確保でき、

管理項目も任意に設定できるので合意もとりやすく、

電子化をしているので検索性も高まります。

しかし部署によって、電子化の進捗や原本の管理方法にバラツキが出るため、

リスクは高まります。

現実的には成立しにくいパターンです。

 

 

②集中管理・電子化

 

情報共有   〇

効率化    〇

リスクヘッジ 〇

 3項目すべてを充たす理想的なパターンです。

集中管理については総務部門が担うことが多いのですが、

拠点が多い場合は運用方法の取り決めがポイントになります。

 

 

③原本分散(部署ごと)・電子化していない

 

情報共有   △

効率化    △

リスクヘッジ ×

 部署によって管理台帳はあったりなかったり。

台帳の形式もバラバラ。

あらゆる面で危険な状態です。

 

 

④集中管理・電子化していない

 

情報共有   ×

効率化    ×

リスクヘッジ △

 総務部や法務部がまとめて管理しているため、

現場でもコピーを保管しているケースが多いようです。

重複管理の手間や、コピーの増加で漏洩リスクも高まる傾向にあります。


中でも④(集中管理・電子化していない)のパターンの企業が最も多いと思いますが、
当然目指すは②(集中管理・電子化)のパターンです。
次の章では、集中管理・電子化をするための運用方法をご紹介します。

契約書の運用方法

総務部門で集中管理をして、電子化を実行する場合、
次の図のように運用します。

 

①契約締結後、総務部門に契約書を集約する

 各部署から締結された契約書を、総務部門で集約します。

先に述べた通り、契約書が個人の机の中などに滞留しているケースがあります。

締結後の契約書は速やかに総務部門に渡すよう周知徹底を図ります。

 

 

②原本と管理台帳を紐づけて保管・保存する

 集約された契約書の原本の内容を見ながら、

管理台帳に入力をします。

かなりの手間になることが予想されるため、

アウトソーシングをすることも視野に入れましょう。

 

③保管、保存場所が変更になったら台帳を更新する

保管・保存場所の変更は原則、

定期的に行うのがよいでしょう。

不規則な時期に変更すると台帳の更新が漏れる恐れがあるので、

会計期首の早い時期に行うなど、時期を決めるのがベターです。

保管・保存場所を変更する契約書についても、

契約満了後〇〇年のものという形で決めておき、

一括で場所を変更するのがよいと思います。

 

 

④期限に応じて、契約更新を行う

ここからはシステム運用後の契約書管理になります。

たいていの契約書管理システムには契約期限満了のアラート機能があるので、

必要に応じて契約更新を行います。

 

 

⑤管理状況の変更に応じて台帳の更新を行う

上記③同様、契約内容の更新に応じて、台帳データも更新します。

 

 

⑥保存期間満了後は、適切に廃棄をする

契約書は企業の中でも最重要書類です。

情報漏洩などが起きないよう安全に廃棄します。



【まとめ】
契約書を電子化するにあたり、
今回は原本とデータを集中管理するのが理想ということと、
その運用方法についてお伝えしました。

次回(9月25日リリース予定)は、契約書を電子化するための具体的な手順についてご紹介します。

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