契約書を電子化する!その2

前回は契約書にまつわる問題や運用方法についてご紹介しました。
今回は契約書の電子化手順についてご紹介します。

現状を知るための調査

①量を調査する

電子化対象文書の全体数量を調査します。

全体数量とはスキャニングをするページ数です。
この全体数量をもとにスケジュールなどの計画をします。

あらかじめ契約書の台帳があって件数が判明している場合は、
契約書1件あたりの平均枚数を設定して件数を掛けます。
件数が判明していない場合はサンプリング調査で、
ドッチファイル1冊を取り出してそのページ数をカウントし、
ドッチファイルの冊数を掛け合わせます。

このようにして全体の数量を把握して、
スケジュールや負荷を計画します。

②契約書の状態を把握する

契約書にも、基本契約、機密保持、委託契約、覚書など様々な種類があり、
その種類によって袋綴じされているものやホッチキスで割り印されているもの、
1枚ペラのものなどがあります。

1枚ペラの契約書が多ければ、
自動原稿送りのスキャナで高速処理が可能になりますが、
一般的に契約書の多くは袋綴じされていると考えられます。
その場合、下の写真にあるようなブックスキャナやフラットベッドスキャナと呼ばれるスキャナを使用します。

自動原稿送りのスキャナに比べて処理速度が落ちるとともに
スキャニングの難易度も上がるので、
専門業者にアウトソーシングすることも視野に入れましょう。
③どのくらいの期間と人数が必要なのかを知る

上の①で示した文書量と②で示した使用機材から、
所要人員や期間を計画します。

使用するスキャナの時間当たりに可能な処理数を出します。
1時間当たり100ページのスキャニングが可能であれば、
1日(8時間労働として)1台あたりの処理数は800ページとなります。
この1日1台当たり800ページというのを基準に、
①で示した文書量を考慮して、
スキャナ台数と所要人数、所要期間を算出するといった手順になります。

作業手順

ここまでは調査~計画までのお話でした。
次は具体的な作業手順についてです。
電子化を進めるにあたり必要な工程は、大きくは次の5つとなります。
ここでは各工程において、おおまかに決めておくべき仕様や留意点などを示します。

①スキャニング前準備工程
 ・ホッチキス外しを行うか否か
 ・バインダーやクリアファイルからの抜き取り時、返却時の作業方法や留意点
 ・契約書のリスト付けの手順

②スキャニング工程
 ・調査結果を踏まえ、契約書原本の形態に応じた使用機材の決定
 ・スキャニング時の取り込みサイズ
 ・解像度
 ・カラー/白黒二値/グレースケールなど、諧調の決定
 ・ファイル形式(PDF/TIFF等)

③管理項目のデータ入力工程
 ・管理項目(顧客名、契約件名、契約日など)の決定
 ・文字コード
 ・異字体の処理方法

④編集工程
 ・ファイル名の付与ルール
 ・フォルダ構成
 ・画像データ上のゴミの除去方法
 ・OCR処理の有無

⑤検査工程
 ・NG基準の確定(画像の向き/傾き/判読性等)
 ・ファイル展開確認

⑥システムの選定・登録

完成したデータを、どう活用するか?

完成したデータの管理・活用は、エクスプローラーなどの階層管理でも十分可能です。
しかしデータが膨大な場合は、やはりソフトウェアの力を借りたほうが便利です。
参考に、契約書管理に適していて、かつ実績豊富なソリューションをご紹介します。
コストや運用方法、利用人数などに応じて、最適なものを選択しましょう。


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