前回は契約書にまつわる問題や運用方法についてご紹介しました。
今回は契約書の電子化手順についてご紹介します。

①量を調査する

電子化対象文書の全体数量を調査します。

全体数量とはスキャニングをするページ数です。
この全体数量をもとにスケジュールなどの計画をします。

あらかじめ契約書の台帳があって件数が判明している場合は、
契約書1件あたりの平均枚数を設定して件数を掛けます。
件数が判明していない場合はサンプリング調査で、
ドッチファイル1冊を取り出してそのページ数をカウントし、
ドッチファイルの冊数を掛け合わせます。

このようにして全体の数量を把握して、
スケジュールや負荷を計画します。

②契約書の状態を把握する

契約書にも、基本契約、機密保持、委託契約、覚書など様々な種類があり、
その種類によって袋綴じされているものやホッチキスで割り印されているもの、
1枚ペラのものなどがあります。

1枚ペラの契約書が多ければ、
自動原稿送りのスキャナで高速処理が可能になりますが、
一般的に契約書の多くは袋綴じされていると考えられます。
その場合、下の写真にあるようなブックスキャナやフラットベッドスキャナと呼ばれるスキャナを使用します。

ここまでは調査～計画までのお話でした。
次は具体的な作業手順についてです。
電子化を進めるにあたり必要な工程は、大きくは次の5つとなります。
ここでは各工程において、おおまかに決めておくべき仕様や留意点などを示します。

①スキャニング前準備工程
　・ホッチキス外しを行うか否か
　・バインダーやクリアファイルからの抜き取り時、返却時の作業方法や留意点
　・契約書のリスト付けの手順

②スキャニング工程
　・調査結果を踏まえ、契約書原本の形態に応じた使用機材の決定
　・スキャニング時の取り込みサイズ
　・解像度
　・カラー/白黒二値/グレースケールなど、諧調の決定
　・ファイル形式（PDF/TIFF等）

③管理項目のデータ入力工程
　・管理項目（顧客名、契約件名、契約日など）の決定
　・文字コード
　・異字体の処理方法

④編集工程
　・ファイル名の付与ルール
　・フォルダ構成
　・画像データ上のゴミの除去方法
　・OCR処理の有無

⑤検査工程
　・NG基準の確定（画像の向き/傾き/判読性等）
　・ファイル展開確認

⑥システムの選定・登録