契約書の管理方法!

企業の事業継続にとって、最も重要な書類の一つである契約書。
管理方法に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
今回は契約書の管理方法についてご紹介します。

契約書にまつわるよくある問題

基本契約や個別契約、覚書など、契約書が多岐にわたる中、
よくある問題は次のようなものです。

・管理方法が部署や個人によってバラバラ!

原本保管であったり電子化していたり、台帳があったり無かったり、
ファイリングされていたりされていなかったりなど、
部署や個人によって管理方法がバラバラという問題があります。

・締結済みの契約書が個人の引出しに入っている!

自分の業務で締結した契約書、
相手方から届いたらそのまま自分のデスクで保管してしまっているという問題があります。

・管理台帳が無い!あっても管理項目が部署によって異なる!

契約書の原本がファイリングはされているが台帳が無い、
または台帳はあっても管理項目が部署によって異なり、
統合が困難といった問題があります。

契約書の管理パターン

契約書の管理方法には、次の図のように4つのパターンが考えられます。

図からもわかるように、
理想の管理形態は電子化と集中管理です。
リスクヘッジと効率の両立が可能となる最も有効な方法です。

契約書管理のレベル診断

さて、契約書管理について、自分の企業の管理レベルはどのくらいでしょうか?
下の図に従って診断してみてください。

契約書の電子化と集中管理を進める!

それでは契約書管理の理想形である電子化と集中管理の手順についてご紹介します。

①体制を整える

契約書を集中管理する部署を決めます。
通常は総務部門や営業支援の部署などが該当します。
どの部署が管理するのかをきちんと決め、責任と権限も明確にすることが大切です。


②原本を集める

各部署から原本を集めます。
拠点などの遠隔地から集める場合は、運搬方法にも留意しなければなりません。
より安全な方法を選択して運搬するようにしましょう。
また各部署には期限を決めて告知するとよいと思います。


③ファイリングをする

各部署からは様々な状態で原本が集まってきます。
ファイリングされていないままの状態で送られてきたものは、
ドッチファイルなどにファイリングします。
「部署別」「年代別」など、まずはおおざっぱでよいと思います。
この時点で相手先別などのインデックスをつけてきちんとファイリングしようとするよりは、後述のスキャニング作業などの過程でファイリングしたほうが効率的です。


④仕様を決める

スキャニングの仕様と、台帳の管理項目を決めます。
スキャニングの仕様は、「取り込みサイズ」「解像度」「カラー or 白黒」「データ形式(PDFやTIFF)などを決めます。
契約書管理用のシステムを導入済みの場合は、システム側の要求に従ってください。
また完成したファイルの格納方法(フォルダのディレクトリ)も決めておきます。
台帳の管理項目は、どのような項目を設ければよいかは契約書の内容によって異なりますが、例としては次のようになります。

■書類名(契約書・覚書・同意書・協定書・確認書など)
■部署名(契約書の所管部署)
■拠点名(所管部署の拠点)
■契約ナンバー(契約書1件ごとに割り振ったID)
■取引先名称
■契約件名
■締結日
■契約開始日
■契約終了日


⑤スキャニングをする

スキャニングをして画像データを取得します。
契約書の場合、袋とじになっているものも多いため、
複合機でのスキャニングでは非常に時間と手間がかかります。
フェイスアップ型(スキャニングする面を上向きにスキャンできるスキャナ)のブックスキャナを使用すると効率的です。
スキャニングの時には原本の破損などが無いよう注意しましょう。


⑥台帳を入力する

仕様で定めた項目に従い、台帳用のデータを入力します。
原本の破損や汚損を防ぐため、
入力作業は画像データを見ながら進めるようにしましょう。

内製にするか?外注にするか?

これらの作業を内製で進めるか、あるいは当社のような業者へ外注するかの判断は、
コスト面はもちろん、安全面や品質面など様々な観点で比較しなければなりません。
下の図を参考にしてみて下さい。

契約書の管理システム

作成した画像データや台帳データを取り込んで、
契約書を管理するシステムがあります。
システムを活用することで、利便性や安全性がさらに向上します。
当社から推奨しているシステムはこちらになります。

・NRIセキュアテクノロジーズ株式会社製
  「Contents EXpert / Digital Document」
 URL: https://www.nri-secure.co.jp/service/solution/contract_management.html

・インフォコム株式会社製
 「My Quick」
 URL:https://www.myquick.jp/

・株式会社FMシステム社製
 「まいく郎」
 URL: https://www.fmsystem.co.jp/products/maikuro_v7/index.html



今回は、契約書という重要な書類の管理方法についてご紹介しました。
契約書の管理方法について悩んでいる方は、
是非こちらまでお問い合わせください。

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