企業の事業継続にとって、最も重要な書類の一つである契約書。 管理方法に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。 今回は契約書の管理方法についてご紹介します。
基本契約や個別契約、覚書など、契約書が多岐にわたる中、 よくある問題は次のようなものです。
・管理方法が部署や個人によってバラバラ!
原本保管であったり電子化していたり、台帳があったり無かったり、 ファイリングされていたりされていなかったりなど、 部署や個人によって管理方法がバラバラという問題があります。
・締結済みの契約書が個人の引出しに入っている!
自分の業務で締結した契約書、 相手方から届いたらそのまま自分のデスクで保管してしまっているという問題があります。
・管理台帳が無い!あっても管理項目が部署によって異なる!
契約書の原本がファイリングはされているが台帳が無い、 または台帳はあっても管理項目が部署によって異なり、 統合が困難といった問題があります。
契約書の管理方法には、次の図のように4つのパターンが考えられます。
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