ファイリングコツとポイント (2).電子文書

ペーパーレスを推進している会社が多い中、電子文書の割合が年々増えています。そして、その中で、ファイルサーバーを電子文書の格納場所として多くの企業が利用しています。
電子文書のファイリングはどのように考えたらいいのでしょうか。

今回は、第二回として電子文書のファイリングのコツとポイントを説明します。

電子文書のファイリングのポイントは?

分類とファイル名のルールを決定することが、電子文書のファイリングの第一ステップです。

①分類
原則的に電子文書も紙文書と同じ分類表を使います。なぜなら、それは同じ情報はその形式が異なっていても同じ考え方で探すことができるからです。
ある企業の営業部が紙文書は顧客名ごとのファイリング、電子文書は製品ごとのファイリングにしたら、たちまち混乱してしまいます。とは言っても、全く同じではなく紙文書とは異なり電子文書は文書1件(1ファイル)が1つのまとまりになるため、どうしても分類階層は深くなるという特性もあります。

②ファイル名
探しやすいファイル名のルールを設定します。その内容がわかること、フォルダ内でソートされたときに探しやすいことなどが条件です。
例えば、顧客名を使ったファイル名にしたときに日本語ですと漢字が多いため、文字コード順に並んでしまい、探しにくくなります。ひらがなやカタカナで顧客名を記載したり、最初の1文字だけカタカナを使ったりすれば探しやすくなります。
  例:日本マイクロ写真 → 二_日本マイクロ写真

また、異なるバージョンが存在する場合は、それがわかるようなファイル名とし、版管理を行います。

共有ファイルサーバーのあるある

電子文書を格納する場所にファイルサーバーである企業が多いことでしょう。ファイルサーバーは、個人のPCに入れるよりも、共有できる点、集中管理できる点などで優れています。
しかし、多くの社員が使用するにあたり、ファイルサーバーの悩みも多くあります。

・自分のフォルダをすぐに探せるように、★や■をつけた命名が多くなる。しかし、みんな同じこと考えるので、結果探しにくくなっている。

・フォルダの名前に「その他」、「一次保存」があるが、そのフォルダにものすごーくたくさんのファイルが入っている。

・年の表記が2018年(西暦)であったり、H30年(和暦)であったり、年の記載が全社的に統一されていない。

・案件ごとに整理をしているが、その中フォルダ階層の構成が個人によって異なっているので探せない。

・退職した人のフォルダがそのまま残っているが、だれも手をつけられないまま。引き継がれているのかどうかわからない。

・写真が多い。デジカメで撮影したものを選別せずそのまま入れている。このため、ファイルサーバーの容量が少なくなってしまう。

・重複ファイルが多いが、個人管理になっているので日常的に気づく場面がなくどんどん増加してしまう。

 

フォルダ作成のtips

今度は、整理しやすいファイルサーバーを運用するためのアイディアの例をご紹介します。

■文書を選別しやすい年度ごとフォルダ

フォルダ作成のトップを年度にします。例えば現在であれば、2017年度と2016年度しか通常のエリアには残しません。2018年度に入ったら、2016年度のファイルを見直し、必要なファイルだけ別の場所に保存します。

■1次利用フォルダを作成

わけのわからないファイルやフォルダがあるが、消すことができない。本人もよくわからなくなっているものがたくさん残っていることがあります。しかし、利用者側だって、ちょっとの間とっておきたいとか誰かと共有するためにその間だけ必要な場所がどこにもないのです。
1次利用フォルダを作成して、ある期間が来たら削除されることを前提に使用します。このような場所に受け取りのために共有化するようなフォルダやファイルを格納すれば、あとあと内容まで見て消すことはなくなります。

■オーナー管理

フォルダごとにオーナーを必ず決め、そのフォルダ以下はオーナーが責任を持って管理(整理)するようにします。これは紙文書の場合と同じです。
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効果的な情報システムの利用

あくまでも整理整頓をルール化し運用することを前提に、情報システムの技術に助けてもらうとより業務の効率化・生産性アップに効果的です。

・電子文書の承認のためには、ワークフローシステム

・文書の閲覧時に付随するメタデータを確認したり、文書間の関連付けを行ったり、キーワード検索などをしたりすることのできる文書管理システム

・ファイルサーバーの中を高速に検索することのできる検索エンジン 

など電子データのさらに効果的に利用できるツールをファイリングルールを検討の次のステップで検討することをお勧めします。
これからの時代を担っていく電子文書もきちんとしたルール化のもと、管理が必要です。
困りごとなどありましたら、どうぞお気軽にご相談ください。

コンサルティング事業部/石川

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