文書管理の根幹ともいえる文書分類。 文書分類の精度が高まるにつれ、業務が効率化するなど様々なことに好影響を及ぼします。 今回は2週にわたって文書分類の役割や種類、作成方法などについてご紹介します。
文書分類とは文書の収納方法を体系化したものです。 具体的には、文書をどのような単位でグループ化するかといった「まとめ方」と、 どのような順番で配列するかの「並べ方」の仕組みを、体系的に可視化したものになります。 電子ファイルでいえば、Windowsのエクスプローラーのディレクトリを想像していただくとわかりやすいと思います。 数ある電子ファイルを何かの切り口でグループ化したものがフォルダで、 そのフォルダが時系列やアイウエオ順など、なにかの切り口とした順番で配列されていると思います。 文書分類とは、このようなフォルダ体系をリストなどで可視化したものです。 言い換えれば、文書の「まとめ方」と「並べ方」を体系的に可視化したものになります。
文書分類の第一の役割は、検索速度を高めることにあります。 後ほどご紹介しますが、一定の切り口でグループ化され、配列された精度の高い文書分類は、検索速度を飛躍的に高めます。 一方、文書分類のルールも無く、作成した文書を各担当者が勝手気ままに収納した状態では、担当者自身は探すことはできても、 同じ部署のメンバーや異動してきた後任者などは到底探すことはできません。 その結果、日々の業務効率は著しく低下していきます。 文書分類の精緻化により、業務効率化に大きく貢献することになります。
そしてもう一つの役割は、文書分類の副産物として目録的な機能を果たします。 分類によってできたあるグループ単位、またはその下にぶらさがる文書単位に、 「作成者」「保管責任者」「機密区分」「保存年限」「廃棄年月日」などの属性情報を付与することで、 「誰が」「どこで」「いつまで」「どのように」文書を保管するのかを一元管理できる目録として活用することができます。
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