文書分類の作成法～その１～

文書管理の根幹ともいえる文書分類。文書分類の精度が高まるにつれ、業務が効率化するなど様々なことに好影響を及ぼします。今回は２週にわたって文書分類の役割や種類、作成方法などについてご紹介します。

文書分類とは？

文書分類とは文書の収納方法を体系化したものです。具体的には、文書をどのような単位でグループ化するかといった「まとめ方」と、どのような順番で配列するかの「並べ方」の仕組みを、体系的に可視化したものになります。電子ファイルでいえば、Windowsのエクスプローラーのディレクトリを想像していただくとわかりやすいと思います。数ある電子ファイルを何かの切り口でグループ化したものがフォルダで、そのフォルダが時系列やアイウエオ順など、なにかの切り口とした順番で配列されていると思います。文書分類とは、このようなフォルダ体系をリストなどで可視化したものです。言い換えれば、文書の「まとめ方」と「並べ方」を体系的に可視化したものになります。

文書分類の役割

文書分類の第一の役割は、検索速度を高めることにあります。後ほどご紹介しますが、一定の切り口でグループ化され、配列された精度の高い文書分類は、検索速度を飛躍的に高めます。一方、文書分類のルールも無く、作成した文書を各担当者が勝手気ままに収納した状態では、担当者自身は探すことはできても、同じ部署のメンバーや異動してきた後任者などは到底探すことはできません。その結果、日々の業務効率は著しく低下していきます。文書分類の精緻化により、業務効率化に大きく貢献することになります。

そしてもう一つの役割は、文書分類の副産物として目録的な機能を果たします。分類によってできたあるグループ単位、またはその下にぶらさがる文書単位に、「作成者」「保管責任者」「機密区分」「保存年限」「廃棄年月日」などの属性情報を付与することで、「誰が」「どこで」「いつまで」「どのように」文書を保管するのかを一元管理できる目録として活用することができます。

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文書分類の種類

文書分類には一般的に、
「ワリツケ方式」と「ツミアゲ方式」があります。

「ワリツケ方式」とは、総務部などの文書主管部門が全社統一的に作成した分類方式のことです。
文書主管部門が各部の業務分析などを通じて得られた情報をもとに作成した分類で、
いわばトップダウン的に運用されるものです。
「ワリツケ方式」はスピーディに分類を決定することが可能であると同時に、不変的で組織的な統制を可能とする理論的な分類と言える一方、
担当者が日々処理している細かな文書までは拾いきれないことも多いため、
「ワリツケ方式」で設定された分類体系と、日常業務の中で担当者が望む分類体系に乖離が生じ、徐々に形骸化していくという恐れがあります。

「ツミアゲ方式」は、実務担当者自らが文書をグループ化しながら文書分類を作成していく方式です。
日常業務を最もよく知る実務担当者が、目の前に現存する文書を見ながらグループ化し、配列していくので、「ワリツケ方式」のように文書分類と、実際の収納や配列との間に乖離が生じにくくなります。
しかし実務担当者が決めていくと言っても、同一部署内においては一定の合意が必要になるため、決定までには時間がかかる傾向があります。
そのため最初から完璧を求めず、運用しながら徐々に改善していくといったやり方がマッチしています。

「ワリツケ方式」と「ツミアゲ方式」のどちらがよいのかといえば、
一般的には「ツミアゲ方式」がよいと言われています。
やはり実務担当者が作成した文書分類が一番実用的で、
長期的に愛用される可能性が高いからです。

しかし弊社では「ワリツケ方式」と「ツミアゲ方式」の「複合分類」を採用しています。
つまり「ワリツケ方式」と「ツミアゲ方式」の『良いとこ取り』です。

「ツミアゲ方式」だけでは、分類を行う実務担当者の分類スキルや感覚知への依存度がどうしても高くなってしまうため、統制が取りにくくなる側面があります。つまり分類体系が専門的になり過ぎて、実務担当者以外のメンバーが探しにくくなってしまうのです。
そこである一定の階層までは固定化する「ワリツケ方式」を採用し、それ以降の下位階層は「ツミアゲ方式」を採用します。
業務分析を通じて、ある一定の階層までは「ワリツケ方式」で分類し、
細かな業務単位で分類する下位の階層は「ツミアゲ方式」を採用するといった方式です。
上位階層は統制がとれいている分、下位階層で実務担当者が自由に分類してもバラツキが生じにくく、画一的な手順で文書を探すことができ、検索しやすくなるのです。

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次回はもう少し具体的な分類の方法をご紹介します。

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