文書管理の実行状況を自己点検する(電子文書編)

今回は、2月の紙文書編に続き、電子文書について自己点検をする方法を説明します。非定型業務の文書が格納されているファイルサーバーについてどんな点検項目が必要なのか見ていきましょう。

文書管理自己点検の方法

電子文書の管理について各自または各部に対して簡単な質問を投げかけ、
できているかできていないかをYes,Noで回答してもらいます。
文書主管部門から一方的に「こうあるべき」と説明するよりも、
社員に自問自答する機会を持ってもらうことになり、気づきも期待できます。
オフィスにいる社員全員になるべく答えてもらうようにしましょう。

電子文書に関する質問項目

以下、種類別に電子文書に関する質問について説明します。

■文書管理に対する意識

これは、2月に紙文書の場合でも説明したものです。もし、電子文書単独で自己点検を行う場合にはこちらも忘れずに入れておきましょう。

   ・文書管理規程の中に電子文書に関する記述が含まれているのを知っていますか。
   ・自部門の文書管理責任者は誰であるか知っていますか。
   ・文書管理に関するルールは何をみればよいか知っていますか。


電子文書も文書管理規程の中で決められていることをあまり意識されていないケースがあります。紙、電子を問わず仕事で作成した文書は、会社のものであり、ルールに従って保管されることが社員にどれだけ意識されているのかがわかります。

■共有フォルダに関する質問

共有フォルダには主に、

   ・部門で業務を行うために共有としているフォルダ
   ・ファイルのやりとりのために一次保管するフォルダ


の2種類があります。
もちろん、複数人で使用することが前提になっていますので、ルール化やそれに基づいた整理整頓が必要になります。

■完了文書の取扱い

   ・完了文書を、共有フォルダに保管していない(個人のPCに保存している)。
   ・完了文書を共有フォルダや個人のPCなど(バックアップとしてではなく)重複して保管している。


完了文書とは、最終的に決定された文書です。例えば、議事録を作成したとします。議事録案として出席者に回覧して修正や追加などを行い承認された文書は完了文書です。対して確認中の議事録は仕掛文書です。
完了文書は、個人のPCなどに放置せずに共有フォルダにおいて、自分以外の人も参照できるようにしておかなければなりません。

個人毎の分担が長かった組織などでは、「自分の仕事、自分の文書(情報)」という観念にとらわれている人がおり、あえて、共有フォルダには入れずに自分だけの情報として持っていたり、気に入った後輩だけに見せる人もいます。これではせっかく会社で仕事を積み上げてもノウハウが残りません。共有フォルダに入れてもらわないと仕事が属人化してしまうのです。

■分類やネーミングルール

   ・電子文書やフォルダの名前に規則性がない。
   ・電子文書を、分類表に従って保管していない(または分類表が存在しない)。


電子文書のファイルの名前の付け方に規則性がなかったり、決められたフォルダに入っていなければ、探せません。あるいは探すのにとても時間がかかります。
もし、命名規則や分類(フォルダ分けのルール)が決まっていなければ、ルールを作成することから始める必要があります。

■検索時間

  ・自分の作成した電子文書を自分以外の人が、○○秒以内に探せない。

○○秒のところはそれぞれの組織の目標でいいのですが、文書の検索時間が長ければ長いほど業務効率は悪くなります。電子文書であれば15秒以内を目指すことをお勧めします。
下記の記事には実際ファイルサーバーを整理して検索時間の改善を果たした企業の事例をご案内しています。

■電子文書の定期的な見直し

   ・電子文書の定期的な削減活動(廃棄・アーカイブ)を行っていない。
   ・アーカイブに移管させるべき電子文書が残っている。


電子文書に関しても定期的に見直しを行わないと、ファイルは増加していくばかりです。また、長期保存が必要なファイルはそれなりの保存対策をしなくてはなりません。

以上、電子文書の自己点検項目について説明をしました。
さて、御社ではどんな結果が出るでしょうか。


ツールを使って確認する方法も

電子文書の場合は、その特性を生かして、ツールを使って状況を分析することができます。ファイルサーバー中のファイルのプロパティ情報を収集してそのデータを分析する方法です。
ファイルのプロパティは1件だけなら簡単に確認することができます。

右クリックして確認できるファイルのプロパティ
Windows10であれば、ファイルを選択して右クリックをして「詳細」をさらにクリックしてみてください。ここにファイル名、パス、作成日時や更新日時などが表示されています。
ファイルサーバーの中のこういった情報を収集し、分析することによって、様々なことが見えてきます。
そして、このようなツールの分析結果から効率的に改善策を検討していくことができます。

例えば
・古いファイルが多すぎる → 廃棄されていないでたまっている。退職者のファイルがそのまま。
・大きなファイルが容量を圧迫している。 → 動画や写真が多い。
などです。

プロパティ情報を収集するだけではなく、のデータ分析をしなければならないのですが、分析ツールも一緒に提供している製品もあります。
こういったシステムを導入することによってファイルサーバーの使用傾向を分析することができます。
また、弊社においても、分析サービスを行っておりますので、ご興味がございましたらお問い合わせください。

■■ まとめ ■■

以上、電子文書の管理についての自己点検の説明しました。
紙文書のように状況がはっきり見えないので、問題がわかりくいところが難点です。定期的に行うことをお勧めします。

維持管理についても弊社はフォローいたしますので、どうぞご相談ください。

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