文書分類の作成法~その2~

前回は文書分類の重要性や役割、種類などについてご紹介しました。 今回はもう少し具体的に分類の手順についてご紹介したいと思います。

分類のルール

①基準を明確にする

前回お伝えした通り、文書分類とは「まとめ方」と「並べ方」の仕組みを可視化したものです。 「まとめ方」とは文書のグループ化のことを指し、 「並べ方」とは文書を配列する順番(序列)のことを指します。 最も重要なのは、何を基準にグループ化・序列するのかということを明確することです。 『何を基準にグループ化しましたか?』と問われたときに、 「案件別です」「エリア別です」などと基準を明確に回答できる分類が理想になります。

②レベルを統一する

同一階層内では、レベル感を統一しなければなりません。 身近な例で示すと下の図のようになります。

生鮮食品の中で、「さんま」だけが具体的過ぎて、レベル感がマッチしていません。
ここに「さんま」があると、例えば「さば」や「いわし」などのフォルダがこの階層に追加されていくことになり、フォルダ数が増えるにつれて探しにくくなってしまうのです
ここでレベル感を統一する場合、「魚介類」などとすれば、この階層内のフォルダ数は一定数に収まり、探しやすくなります。



③MECEであること

MECEとは「モレ」も「ダブり」もないことを指します。

ア)MECEの例


これは最も単純な「モレ」も「ダブり」もない例です。
人間の性別には男性か女性しかありません。

イ)「モレ」なし・「ダブり」ありの例
上の図のような場合、「若手社員」と「10代~20代」あたりがダブることになり、
例えば22歳くらいの社員の情報がどちらのフォルダに入っているかがわかりにくくなります。
一見MECEに見えますが、
こちらも上の例と同様に、例えば「30代~40代」に「課長」や「部長」が含まれているかもしれません。
これを同一階層内でMECEにするとしたら、このようになります。
ウ)「モレ」あり・「ダブり」なし
上の例は単純に雇用形態のピックアップ漏れですので追加すれば済みます。
また新しい属性ができた場合は、その都度追加していき、「モレ」が無い状態を維持することが重要になります。

分類基準の種類

さてここで、分類基準の種類をご紹介します。 これまで述べた「レベル感の統一」と「MECE」を踏まえ、参考にしていただければと思います。

①手順別 これは最も多く使われるな分類基準です。 営業プロセスや製造プロセス、人事採用プロセスなど、 業務プロセスや作業プロセスを基準に分類する手法です。 序列はもちろん、プロセスの順番になります。

②地域別 都道府県や市町村別の分類になります。 序列は北から南に配置したり、アイウエオ順などが考えられます。

③相手先別 顧客名や人名別の分類になります。 こちらもアイウエオ順や、場合によっては重要度順、使用頻度順などの序列が考えられます。

④書類別 稟議書、見積書、契約書、領収書などの書類別の分類です。 こちらは発生順やアイウエオ順などの序列が考えられます。

⑤年月日別 年別・月別・日付別などの分類になります。 当然序列は時系列になりますが、 新しいものから、電子ファイルの場合は上部に、紙の場合は手前に置くと参照するまでの時間が短縮されます。

今回は文書分類の約束ごとや種類についてご紹介しました。 繰り返しになりますが、文書分類の精度は日常の業務効率に大きく影響します。 きちんとした文書分類を作りたいという方は、是非お問い合わせください。

コンサルティング事業部/鈴木

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