早いもので年度末を迎えました。昨年春ごろからコロナ騒ぎが始まったため、多くの企業がリモートワーク環境を整えるために文書管理の見直しに着手し始めました。2020年度、世の企業がどんなことに関心を寄せていたか、コラムの閲覧数BEST5をご紹介します。

シリーズで掲載した文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方。
ここでは文書のライフサイクル上における「保管」と「保存」のステップに焦点をあてました。
文書の保有年数の定め方や、
紙・電子の保管・保存方法の定め方など、
規程やマニュアルに必要な記載事項について紹介しています。

またここでは保有年数に対する起算日についても解説しています。
起算日の認識が誤っていると、保有期間を満了する前に廃棄してしまうなどの「誤廃棄」が発生します。
民間企業、官公庁、自治体問わず、コンプライアンスや説明責任の観点で、誤廃棄という事故は絶対に避けなければなりません。

起算日の認識が曖昧な方も是非こちらのコラムをご覧ください。

多くの企業では、紙文書から電子文書へその取扱いが置き換わっています。
文書管理規程もそれに対応して修正や追加をしていく必要があります。
特に今年のコロナ騒ぎを皮切りにリモートワーク化が進行したことにより、
多くの企業が紙文化からの脱却を図り、ペーパーレス化への動きが活性化しました。
しかし文書管理規程は従来の紙の取り扱いについてしか言及しておらず、これまでの文書管理規程に電子文書の取扱いについての記述を入れる必要に迫られた企業が一気に増加したように思います。

電子文書に関して規程の中では、次のようなことを盛り込みます。

・文書の起案や決裁はどのシステムで行うか、
・保管先や保存先はどこにするか
・保存の際のファイル形式はどうするか
・廃棄の基準や手順

紙文書同様、電子文書についても文書のライフサイクルに従って記述するのが一般的です。

このコラムでは、電子文書の保管要件や長期保存方法、廃棄方法などのライフサイクルごとの管理方法に加え、
紙文書を電子化する方法などについてご紹介しています。