文書管理コラム 2020年度 閲覧数ランキングBEST5

早いもので年度末を迎えました。昨年春ごろからコロナ騒ぎが始まったため、多くの企業がリモートワーク環境を整えるために文書管理の見直しに着手し始めました。2020年度、世の企業がどんなことに関心を寄せていたか、コラムの閲覧数BEST5をご紹介します。

第5位 文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方~その2~

シリーズで掲載した文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方。
ここでは文書のライフサイクル上における「保管」と「保存」のステップに焦点をあてました。
文書の保有年数の定め方や、
紙・電子の保管・保存方法の定め方など、
規程やマニュアルに必要な記載事項について紹介しています。

またここでは保有年数に対する起算日についても解説しています。
起算日の認識が誤っていると、保有期間を満了する前に廃棄してしまうなどの「誤廃棄」が発生します。
民間企業、官公庁、自治体問わず、コンプライアンスや説明責任の観点で、誤廃棄という事故は絶対に避けなければなりません。

起算日の認識が曖昧な方も是非こちらのコラムをご覧ください。

第4位 電子文書の取扱いを文書管理規程に盛り込むには?

多くの企業では、紙文書から電子文書へその取扱いが置き換わっています。
文書管理規程もそれに対応して修正や追加をしていく必要があります。
特に今年のコロナ騒ぎを皮切りにリモートワーク化が進行したことにより、
多くの企業が紙文化からの脱却を図り、ペーパーレス化への動きが活性化しました。
しかし文書管理規程は従来の紙の取り扱いについてしか言及しておらず、これまでの文書管理規程に電子文書の取扱いについての記述を入れる必要に迫られた企業が一気に増加したように思います。

電子文書に関して規程の中では、次のようなことを盛り込みます。

・文書の起案や決裁はどのシステムで行うか、
・保管先や保存先はどこにするか
・保存の際のファイル形式はどうするか
・廃棄の基準や手順

紙文書同様、電子文書についても文書のライフサイクルに従って記述するのが一般的です。

このコラムでは、電子文書の保管要件や長期保存方法、廃棄方法などのライフサイクルごとの管理方法に加え、
紙文書を電子化する方法などについてご紹介しています。

第3位 ファイル名・フォルダ名のルール ~4つのポイント~

サーバに電子ファイルが増えていく中、
ファイル名やフォルダ名のつけ方がバラバラだと、
参照したいファイルを探しにくくなりますし、
最新バージョンの特定も困難になります。
特にサーバ内の共有フォルダには、
多くの人が電子ファイルを保存するため、
その問題はより深刻です。
それでも自分の作ったファイルだけは探しやすくしようと、
ファイル名の頭に、
「★★★」
「@@@」
「0000」
などを付ける人が続出します。
こうなるとほぼ末期です。
整理しようにも、ファイル名を見ただけで必要か不要かの判断がつかないため、
削減作業も円滑に進まないという事態に陥ります。

全社あるいは部門でフォルダ名とファイル名のつけ方を統一することが必要です。
そして統一化を図るだけでなく、
「探しやすさ」と「バージョン管理」を意識しなくてはなりません。
この記事では、そのための4つのポイントを紹介しています。

第2位 文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方~その1~

文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方シリーズの第1弾です。
文書管理の規程やマニュアルの作成や見直しを進めたいものの、
どこから手を付けてよいか悩んでいる方が多いようです。

文書管理規程は概念的な内容が多く、
「こうあるべき」という姿を抽象的に表現します。
しかし記載項目は漏れが無いよう網羅的でなければなりません。
そのためには文書のライフサイクルにおける各プロセスで必要なルールを記載する必要があります。

このコラムでは規程やマニュアルの概念や、
文書のライフサイクル上における「発生」「伝達」のステップに焦点をあてて、
章立てのしかたや記載すべき項目について紹介しています。

第1位 これで完璧!ファイルサーバの整理

日々ファイルが増え続けるファイルサーバ。
情報システム部門から保管容量を制限されている企業も多いことと思います。
そんな中ファイルサーバは容量を圧縮するだけでなく、
「探しやすさ」が求められます。
特にリモートワーク化の進行によって、自宅や出先から共有サーバにアクセスする機会が急増しました。
そうした状況下では、保管した当事者だけでなく、権限のあるすべての人が見たい文書にたどり着けるファイルサーバにしなくてはなりません。

しかしそんな中、個々が好き勝手にフォルダを作成してしまい必要なファイルを探せない、あるいは個人名のフォルダや退職者のフォルダの中に有益な情報が埋もれてしまっているというケースは少なくありません。
そのような状況では、業務効率の低下を招くとともに、
組織にとって貴重なノウハウや経験などの知的情報資産が埋没してしまい、
組織にとって大きな損失です。
特にこの1年は共有サーバをなんとかしたい!というご相談をたくさんいただき、
ご支援をさせていただきました。

このコラムでは、ファイルサーバを整理する手順やフォルダの分類手順、
名称ルールのポイントなどをご紹介しています。

まとめ

今年度はコロナ禍でのテレワークの推進、DX(デジタルトランスフォーメーション)の加速化などといった様々な目的やテーマがあったため、文書管理を見つめなおす企業が多かったようです。特に文書管理規程の見直しと共有サーバの改善については多くのご相談をいただきました。
文書管理規程は企業内規則において上流に位置しますので、
文書管理規程を見直すということは、働き方を抜本的に見直すことを意味します。つまり従来からの紙中心の運用規則を見直し、電子に対応した規則に対応していることを示しています。
このようにして見直した上流の規則に従い、次は共有サーバを改善するといった一連の流れがあります。

同様の課題をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
当社ではご予算に応じて様々なメニューをご用意しております。
ぜひ一度お問い合わせください。

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