法定保存文書見直そう!

法令で保存期間が定められている法定保存文書。
最近、法改正への対応や電子保存への移行を進めるために見直しをする企業が増えています。
今回は正しい法定保存文書の見直し方法などについてご紹介します。

起算日の考え方

総務や法務などのスタッフ部門の方々はご存知だと思いますが、
営業や製造部門の方々は知らない方が結構いらっしゃいます。
各部門に保存が任されていることもあると思うので、
起算日について整理したいと思います。

起算日とは、法定保存文書の保存期間に対するスタート日のことです。
文書を作成した年は保存年数にカウントしません。
年度会計の会社であれば、最初に到来する4月1日からカウントします。
例えば10年保存文書の場合、令和元年作成した文書であれば令和2年4月1日から令和11年3月31日までが保存期間になります。
この起算日を間違えると保存期間を1年ショートしてしまう可能性があるので注意が必要です。

保存媒体

これまでほとんどの法定保存文書は紙で保存されていましたが、
2005年のe文書法の誕生をきっかけに様々な規制緩和が始まり、様々な文書を対象にある一定条件下での電子保存が容認されています。
国や自治体においても昨年、行政文書の電子的保存に関する方針が打ち出されるなど、
保存文書を電子にしていく方向になりつつあります。
原本主義、印鑑社会である日本において電子保存がしっかり定着するにはまだまだ課題が多そうですが、働き方改革や生産性向上という観点でこの電子保存は有効な手段のため、
多くの企業が電子保存へ移行しようとしています。

さて、先ほど述べた通り電子保存をするには関連する法令を確認して、その条件を満たす必要があります。
法令には業態を問わず民間企業共通に与えられている条件と、
業態別に与えられている条件があります。
また法令には親子関係があるので、〇〇法、〇〇法施行規則、〇〇法施行令など法律の細かい単位までの確認が必要になりますし、全く違う法令が絡んでいることもあるので注意が必要です。
文書によっては関連機関から許認可を受けなければならない文書もたくさんあります。

このように電子保存は効率やコストの面で有効である一方、様々な条件や手続きが必要になっています。

保存年限表を見直そう

多くの企業は法務部門が保有しているコーポレート系の文書の他、
部署ごとにおいても保存年限表を保有しています。
文書種類ごとに保存年限を記した台帳のようなものです。
各部署で保有している文書は、会社ルールの下で保存している文書もあります。
こうした文書に対してこれまで紙保存であったものを電子保存にする場合、
保存年限表を見直す必要があります。
「電子での保存が可能か?」「根拠法は何か?」という確認です。
こうした確認が不十分だと、法令違反や係争などで不利な状況に追い込まれることになるのです。

まずは希望を募る

まずは保存年限表を用いて各部署から、その部署が持っている文書に対して紙保存がいいか電子保存がいいか希望を募るとよいと思います。
下の図で言うと保存年限表の「媒体種別」のところに保存媒体の希望を記入してもらい、
法務部門で電子保存の可否や条件、根拠法、保存年数をチェックするのです。

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ここからは販促になりますが、
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専門家が正しい保存年数や電子保存の可否などについてレビューするサービスをしています。
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