文書管理コラム 2018年度 年間閲覧数ランキングBEST5

2018年度も終わろうとしています。
今年度は「働き方改革」をテーマに文書管理に取り組もうとする企業がとても増えました。今回は2018年度でアクセスの多かったコラムのランキングBEST5をご紹介します。
世の中の企業がどんなことに関心を寄せているのかをご覧ください。

第5位 文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方~その2~

シリーズで掲載した文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方。
ここでは文書のライフサイクル上における「保管」と「保存」のステップに焦点をあてました。
文書の保有年数の定め方や、
紙・電子の保管・保存方法の定め方など、
規程やマニュアルに必要な記載事項について紹介しています。

またここでは保有年数に対する起算日についても解説しています。
起算日の認識が誤っていると、保有期間を満了する前に廃棄してしまうなどの「誤廃棄」が発生します。
民間企業、官公庁、自治体問わず、コンプライアンスや説明責任の観点で、誤廃棄という事故は絶対に避けなければなりません。

起算日の認識が曖昧な方も是非こちらのコラムをご覧ください。

第4位 契約書ファイリングの効果的な方法とは?

契約書は企業の中でも最も重要な書類の一つ。
その保管方法を課題としている企業はとても多く存在します。
よく聞くお悩みは、
「部署によって保管方法がバラバラ」
ということです。
でもバラバラなのがダメな事かというと、そうではありません。
部署によって業務内容が異なるのであれば、
当然部署によって、使いやすいと思えるファイリング方法は異なります。
問題なのは、部署ごとに異なるそのファイリング方法が、ルール化されていないことなのです。
ルール化されていないがために、保管担当者が異動したり退職したりするたびにファイリングの方法が変わり、年代によってバラバラになるわけです。

このコラムでは、業務内容に応じたファイリング方法の例や、それらのメリット・デメリット、
そして利便性を高める手法などについて紹介しています。

第3位 もう「属人化」させない!ナレッジマネジメントを進めよう。

業務の属人化は、組織の成長に様々な弊害を及ぼします。
属人化を防止するためには情報共有を通じたナレッジマネジメントの促進がポイントになりますが、
業務の特性やその業務を担当している人材の個性などにより、
なかなかうまく進まないという企業も多いようです。

ここでは組織のメンバーのタイプ別に、
属人化の発生要因とその解決策についてご紹介しています。

第2位 ファイル名・フォルダ名のルール ~4つのポイント~

サーバに電子ファイルが増えていく中、
ファイル名やフォルダ名のつけ方がバラバラだと、
参照したいファイルを探しにくくなりますし、
最新バージョンの特定も困難になります。
特にサーバ内の共有フォルダには、
多くの人が電子ファイルを保存するため、
その問題はより深刻です。
それでも自分の作ったファイルだけは探しやすくしようと、
ファイル名の頭に、
「★★★」
「@@@」
「0000」
などを付ける人が続出します。
こうなるとほぼ末期です。
整理しようにも、ファイル名を見ただけで必要か不要かの判断がつかないため、
削減作業も円滑に進まないという事態に陥ります。

全社あるいは部門でフォルダ名とファイル名のつけ方を統一することが必要です。
そして統一化を図るだけでなく、
「探しやすさ」と「バージョン管理」を意識しなくてはなりません。
この記事では、そのための4つのポイントを紹介しています。

第1位 文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方~その1~

文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方シリーズの第1弾です。
文書管理の規程やマニュアルの作成や見直しを進めたいものの、
どこから手を付けてよいか悩んでいる方が多いようです。

このコラムでは規程やマニュアルの概念や、
文書のライフサイクル上における「発生」「伝達」のステップに焦点をあてて、
章立てのしかたや記載すべき項目について紹介しています。

以上がベスト5でした。
このランキングはみなさんの悩みやテーマと連動しています。
われわれは専門家として、みなさんの悩みを課題として顕在化させ、解決致します。
ぜひ一度ご相談ください。

「組織の知カラ」に 相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。

文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。 

文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。

お客様の各種事例を紹介しています。

記事カテゴリ一覧

スタッフブログ アルパカのあしあと

まずは文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

タグ
整理整頓電子帳簿保存法成功事例維持管理デメリット整理経理書類文書管理規程文書管理コンサル文書管理システムセミナーデザインコツ紙文書研修ルール情報メリット博物資料BCP移転e-文書法情報管理公文書館専門家アーカイブ労働生産性定型秘密文書保管コスト情報漏えい組織力ランキング業務効率化契約書活性化情報収集契約書管理紙の電子化e文書法成果人件費検索ファイル削減非定型図書館組織化文書管理写真広報人材育成セキュリティ動向失敗事例電子化属人化スキャナ保存ナレッジマネジメント電子ファイル廃棄リスクマネジメント規程広報サポート・広報ツール制作事例情報共有ファイリング意欲ラベリング対策成功共有効果リスク方法分類コミュニケーション文書図面スペース展示ワークフローマニュアル目標職場環境森友学園C文書管理規程作成公文書管理法情報公開ナレッジ記録C番外編文書管理 メリット文書削減C秘密情報C紙文書電子化文書管理マニュアル文書保管C文書管理事例C業務効率化Cスキャナ保存期間マイクロフィルム南スーダン文書のライフサイクルアート基準C契約書管理契約書 電子化誤廃棄全文検索文書保存C文書管理コンサルC情報共有電子化 成功紙文書 電子化文書管理規則保存媒体組織C文書管理導入説明責任CリスクマネジメントCe-文書法働き方改革訴訟内部統制ペーパーレスC文書管理導ペーパレスバイタルレコードテレワークB事例
会社情報