文書管理の失敗事例と、成功の方法!  (2021年3月16日更新)

多くの企業が取り組もうと考える文書管理。しかし目指す形にたどり着けない企業は少なくありません。なぜうまく進まないのでしょうか?
そこにはいくつかの企業に共通する理由がありました。

最初の一歩が間違っていた!文書管理の失敗事例

お金をかけてシステム導入。そして経営陣による「文書管理をしっかりやるぞ!」の大号令。失敗の理由の多くは、こうした最初の一歩目にあります。高額な予算をかけ、IT部門主導で文書管理機能を有するポータルなどのシステムを導入する。そして大金を使ったからにはと、経営層が「導入したシステムを活用して、みんなで文書管理を徹底するぞ!」と、全社員に向けて号令をかけるといったところです。
しかし肝心な従業員はといえば、「今のままでも困らない」「忙しいのに面倒くさい」と消極的な姿勢。つまり「知」を蓄積・活用するための箱を作ったものの、肝心な従業員の側にその意識が無く、必要な情報が蓄積されない、もしくは何でもかんでも蓄積され、ゴミの山となる、といった例が多くあります。
つまり失敗の要因の多くは、実行する従業員側の意識が低いことにあります。

まずやるべきことは従業員の意識改革!

文書管理は、システムが全てやってくれるわけではありません。実行の主体はあくまで従業員です。つまり文書管理を実現するには、まず従業員の意識改革が必要になります。
多くの従業員は、今のままでも困っていません。というより、文書管理がどのようなものかわからないため、文書管理の不徹底によって生じているロスに対して、気付いていないのです。
また有能な従業員ほど、組織にとって価値のある文書(情報)を持っているにも関わらず、日常業務が忙しいため、非協力的であるケースがほとんどです。
こうした従業員たちに、文書管理の必要性を理解させ、協力を得るためには、
・文書管理に乗り出した理由=現状の問題が何なのかを明確にする
・文書管理とそのメリットについて、全従業員が理解する
・文書管理は組織にとって、経営革新に位置づけられる重要事項であることを意識づける

このような文書管理ビジョンを打ち立てることから、従業員の意識改革を図ります。
ここで注意すべきは、文書管理の役割を、ただの業務改善や協業体制の構築など、限定的なものに位置づけないことです。文書管理は、従業員が頭の中やPCのローカルディスク、キャビネットの中で私物化している宝の山を、全従業員で共有・活用することで、収益の創出を通じ、企業価値の最大化を図るといった、壮大な取り組みであることを理解させるべきです。

ナレッジマネジメント実現に向け、一気に推進力を高める

ここから文書管理実現に向け、一気に推進力を高めていきます。そのために必要なことは、体制整備と制度構築です。
具体的には、文書管理ワーキンググループ(WG)の設置や、WGへの権限移譲の推進による体制の整備。また、啓蒙・教育などの能力開発や効果の「見える化」を通じた評価制度などの制度構築です。もちろん、具体的なオペレーションルールの制定や、文書管理に必要な情報領域・情報資産の特定なども重要です。
しかしまずは、文書管理の推進・実現に向けた組織基盤を確立することで、推進力を高めていき、そのうえで具体的な「ルール」に落とし込んでいくといった手順で進めることです。

システムには、自分たちのルールに従ってもらう

ここまで来てようやく、ITツールなどのシステムの検討に入ります。これにより、自分たちのルールに適したシステムを選択することができます。言い換えれば、自分たちのルールにシステムを従わせることができるのです。
冒頭の失敗事例のように、IT導入ありきで文書管理に着手するのではなく、
【従業員の意識改革】⇒【体制・制度構築】⇒【オペレーションルールの制定】に取り組んだ上で導入することにより、投資効果が発揮でき、文書管理の成功につながるのです。

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コンサルティング事業部/鈴木

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