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2018年文書管理コラム　第一四半期ランキングBEST10（5位～1位）

2018年文書管理コラム　第一四半期ランキングBEST10（5位～1位）

2018年第一四半期における閲覧数ランキングを掲載します。このランキングから、みなさんがどのような悩みや関心を持っているのかがわかります。ここではランクインした記事のポイントを掲載しているので、関心を持った記事のリンクをクリックしてみてください。

第5位　契約書の承認ワークフローを効率化しよう

契約の内容や金額に応じて承認ルートが複雑化していたり、日常業務が忙しいなどの理由で決済に回らず滞留するなど、ワークフローにも効率化が求められます。そこでワークフローシステムを導入して効率化を図るわけですが、導入後のシステム運用を円滑に進めるためには、契約締結までのフローや、契約内容、金額などに応じた承認フローを一度可視化し、マニュアルを作成して標準化しなければなりません。

このコラムでは、ワークフローを効率化するための手順や、弊社が推奨する情報システムなどを紹介しています。

契約書の承認ワークフローを効率化しよう

第4位　文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方～その３～

３回のシリーズでご紹介した文書管理規程やマニュアルの作り方。「その３」では、文書のライフサイクル上における「保存」に焦点を当てました。

保存文書は多くの場合、年々増え続けて保存スペースを圧迫していきます。文書の保存年限や活用頻度に応じて、適正な媒体に変換することも検討しなくてはなりません。ここでは「紙」「電子媒体」「マイクロフィルム」といった３つの媒体について、利便性や耐久性などの面から比較するとともに、媒体ごとの保存ルールを、規程にどのように定めるかについてご紹介しています。

文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方～その3～

第3位　契約書ファイリングの効果的な方法とは？

契約書は企業の中でも最も重要な書類の一つ。
その保管方法を課題としている企業はとても多く存在します。
よく聞くお悩みは、
「部署によって保管方法がバラバラ」
ということです。
でもバラバラなのがダメな事かというと、そうではありません。
部署によって業務内容が異なるのであれば、
当然部署によって、使いやすいと思えるファイリング方法は異なります。
問題なのは、部署ごとに異なるそのファイリング方法が、ルール化されていないことなのです。
ルール化されていないがために、保管担当者が異動したり退職したりするたびにファイリングの方法が変わり、年代によってバラバラになるわけです。

このコラムでは、業務内容に応じたファイリング方法の例や、それらのメリット・デメリット、
そして利便性を高める手法などについて紹介しています。

契約書ファイリングの効果的な方法とは？

第2位　もう「属人化」させない！ナレッジマネジメントを進めよう。

業務の属人化は、組織の成長に様々な弊害を及ぼします。
属人化を防止するためには情報共有を通じたナレッジマネジメントの促進がポイントになりますが、
業務の特性やその業務を担当している人材の個性などにより、
なかなかうまく進まないという企業も多いようです。

ここでは組織のメンバーのタイプ別に、
属人化の発生要因とその解決策についてご紹介しています。

もう「属人化」させない！ナレッジマネジメントを進めよう。

第1位　文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方～その１～

文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方シリーズの第１弾です。
文書管理の規程やマニュアルの作成や見直しを進めたいものの、
どこから手を付けてよいか悩んでいる方が多いようです。

このコラムでは規程やマニュアルの概念や、
文書のライフサイクル上における「発生」「伝達」のステップに焦点をあてて、
章立てのしかたや記載すべき項目について紹介しています。