こんなにもある!文書管理の効果!

「必要性は感じている」「いつかはやらなきゃ」と思いながら最初の一歩を踏み出せない文書管理。いったいどんな効果があるのでしょうか。メリットや事例とともにご紹介します。

文書管理の4つのメリット

文書管理のメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
下に示した4つは、当社にお問い合わせいただくお客様の動機でもあり、
これらを実現することが文書管理の目的でもあります。

①業務の効率化

②リスク管理強化

③顧客対応力向上

④職場環境の改善

誰のためにやるの?と考えると、
製品やサービスを受け取る顧客のためでもありますが、
何よりそこで働く従業員のためにもなります。
文書管理は強制や義務感だけでやるものではありません。
自分たちにとっても「うれしいこと」があります。
さて次の章からはこれら4つのメリットを、さらに具体化していきたいと思います。

①業務の効率化

業務効率化という効果効用は様々な分野から謳われていますが、
文書管理を通じて実現する業務効率化、まとめると次のようになります。

・検索時間の短縮

紙文書においてはファイリングルールや電子化基準が明確化され、電子ファイルにおいてもフォルダのディレクトリも整備されるので、共有化にある文書の検索性が飛躍的に高まります。

 

・間違った情報を使わない

必要な情報を正確に取り出すことが可能となり、円滑な事務処理と的確な情報提供などが可能となります。

 

・上司や同僚、そして自分の時間が奪われない

「〇〇さん、あの書類はどこにあるんだっけ?」などといったやりとりがあると、お互いの時間が奪われます。文書管理の実施により必要な情報は共有化され、いつでも利用できる環境が整備されます。

 

・人事異動時や退職時の引継ぎ業務が円滑化

個人で文書を私物化して好き勝手に保管していると、業務の引継ぎは円滑には進みません。日常から文書がきちんと共有化されていれば、人事異動などの際も混乱は最小限におさえられます。

リスク管理強化

文書管理を通じて様々なリスクに対する対応が強化され、企業の安全性が高まります。
取り扱う情報が増大する中、「文書紛失」「文書盗難」「情報漏洩」などが発生する要因は、
「どこにどんな文書があるかわからない」
「どんな文書を残しているかわからない」
「文書の機密区分が設定されていない」
などによる、人的なミスがほとんどです。
文書管理の遂行によりこうしたリスクが軽減され円滑な業務を継続できると共に、内外からの信頼が確保されます。
またきちんと記録を残し管理することで、訴訟やクレームなどのトラブルへの対応力も強化されます。

顧客対応力の向上

文書管理に取り組むことにより、正確な情報を短時間で提供することができ、顧客の開拓・定着につながります。
これらの効果は、顧客の定着や顧客の開拓への発展が期待できます。

職場環境の改善

文書管理によって情報共有が促進され、組織の活性化へと発展します。
それは部門横断的なコミュニケーションや従業員のモチベーション向上にもつながります。
結果としてノウハウなどの情報資産が共有されていき、組織の一体感が醸成されていきます。
またクリーンなオフィスを内外に発信することにより、組織イメージが向上することも期待できます。

イメージ図

従来の常識にとらわれず、働く場所は変わってきており、コロナをきっかけとしてその変化は加速しています。
従来ように会社に来て「固定席」仕事をするだけではなく、 「リフレッシュスペース」や「フリーアドレス席」といったオフィス内に様々なスペースを設ける施策や、「サテライトオフィス」、「モバイルワーク」、「在宅勤務」などのオフィスの外でも働けるような施策も導入・整備する傾向にあります。
場所を問わず、働けるようにするには、ペーパーレス化が必須になってきています。
そしてそのペーパーレス化を実現するためには必要な文書をすぐに取り出せる体制が必要です。
このため、什器やシステムを導入する前に文書管理体制が多くの組織で見直されています。
この記事をご覧の方々もぜひ一度、見直しをご検討ください。

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