企業の業務は多岐に渡り、その業務に関連した法律によって保存年限が決められているものがあります。ここではどの企業でも共通の総務系の文書を例にあげてみましょう。

経営関連の文書

　　・取締役会議事録 10年（会社法371条）

設備関連の文書

　　・消防設備点検書類　3年（消防法17条）

そして、各業務に関連する文書では個別に対応する法律があり、それによって保存期間が決められています。業務単位でリスト化をし、管理しているものを可視化しておきましょう。

訴訟リスクがある場合、関係文書はその保存期間を終えて処分の段階になったとしても、取り置いておかなければ、証拠を残せなくなってしまいます。この取り置くことを「ホールド」と言います。日本語では「そのまま！」という意味となりますが、いかにもイメージできる言葉になっていますね。

これは何も特許などの公的に通用する知的財産に限ったものばかりではありません。その企業が営んできた業務が生み出した記録やノウハウです。下記に例をあげてみます。

業務記録

　　・営業記録

　　・顧客リスト

　　・プロジェクト実行時の記録

ノウハウ

　　・業務マニュアル

　　・研究発表会の発表内容

　　・機器の設定記録

　　・実験データ

法律などの外的要因で決められるものでは無いのでそれぞれの企業で決めることになりますが、いつまで利用されるかどうかが保存期間を決めるポイントになります。

最後に歴史的価値について説明します。

ビジネスアーカイブとして歴史的価値のある資料を保管している企業は、日本ではあまり多くないようです。しかし、海外においてはビジネスアーカイブを設置して有効活用している事例が見られます。

具体的に歴史的価値のある文書の例をあげてみましょう。

　　・過去のプロジェクトの記録

　　・過去の製品開発の記録

　　・製品の歴史

　　・企業の歴史（創業時の写真、看板、訓示など）

これらの活用方法は、業種にもよりますが、以下のようにビジネスアーカイブに積極的な企業は以下のように活用しています。

・会社の歴史を知るための資料として活用し、社員のエンゲージメントを深める

　→　新入社員が創業の精神を知る

・過去に直面した問題の解決方法を手本にして、現状打開策の参考とする

　→　会社経営を揺るがすほどの危機にどう対処したかを知る

・企業ブランディングに利用する

　→　過去の製品ラベルやロゴの復刻