共通のルールがないので、自分なりのルールでやっている。特に問題ない。（というか、問題はなしとしている。）

どこにあるのか全くわからなくて、ファイルが探せない。

分からないので人に聞いているが聞く人によって回答が異なっている。

自分のファイル以外はいつも人に聞いている。

まず、どこにあるのかわからなくて、ファイルが探せない。

保管する場所が分からないので人に聞いているが聞く人によって回答が異なっている。

社内ネットワークの中にファイルサーバーやNASを設置して使用するものです。大きな容量のものを設置すれば、それだけ大容量を使用することができます。しかし、社内に設置しているため、社外からアクセスできなかったり、アクセスするためにはセキュリティを考慮した接続が必要となります。

最近は、クラウドドライブを採用する企業が増えています。容量によって課金される場合もあるため、切り替えの前に電子文書の削減や整理を実施したり、クラウドドライブに格納するファイルを絞り込んだりする例も見られます。

契約によっては「容量無制限」のサービスもあり、最近は社内に設置したファイルサーバーをクラウドドライブサービスへの変更を検討する企業も多数出てきています。ファイルサーバーなどと使用感が変わらないような設定も可能なので、利用者から見ると切り替えのクラウドドライブへのハードルは低いと考えられます。

システムに文書そのものを格納すると同時に、その文書の属性をつけて管理します。これによって、多観点の検索や並べ替えが可能となり、検索性がアップします。 設定された保存年限を超えたときにアラートをあげたりする機能もことも可能です。

資料データだけではなく、利用者データなども絡ませた形で管理ができます。 文書やそのグループごとに閲覧権や編集権を付与することができます。

下の図は、企画部門社員は、文書Aにはアクセスできますが、文書Bと文書Cにはアクセスができません。営業部門責任者は全ての文書にアクセスできる場合の例となります。重要文書や秘密文書の管理に適していると言えます。