どっちに入れる?文書管理システム?共有フォルダ?

2021-07-09
電子文書を入れる場所が複数あって迷うことはありませんか?これは、文書管理システムに入れなくちゃだっけ?いやいや前に似たようなファイルは共有フォルダだったとか、容量が使える方に入れちゃえとか。
この記事では、それらの棲み分けの考え方について説明しています。

乱立された電子文書の入れもの

電子文書を入れる場所が複数あって迷うことはありませんか?
例えば、こんな感じです。

  ・社内のファイルサーバー
  ・個人のPC
  ・HDD
  ・文書管理システム
  ・クラウドストレージ

・・・・と、電子文書を保管する場所は様々用意されているのではないでしょうか。
便利だから導入されたもの、何かのプロジェクトを契機に導入されたものなどがあるのではないでしょうか。
それら複数の管理場所について、どこに入れたら使いやすいか、見てもらえるか、安全かなどの会社の共通認識がないと、管理がうまくいきません。

実際によくある問題を見ていきましょう。

電子文書の保管場所に関するよくある問題

まずは、電子文書の保管場所についてよくある問題について見ていきましょう。

■電子文書を保管する時

さて、どんな問題があるのでしょうか。

共通のルールがないので、自分なりのルールでやっている。特に問題ない。(というか、問題はなしとしている。)

どこにあるのか全くわからなくて、ファイルが探せない。

分からないので人に聞いているが聞く人によって回答が異なっている。

保管場所のルールが組織に浸透していないと、社員たちは自分のそれなりのルールで利用してしまうようです。

■電子文書を探す時

次に文書を探す時の問題を見ていきましょう。

自分のファイル以外はいつも人に聞いている。

まず、どこにあるのかわからなくて、ファイルが探せない。

保管する場所が分からないので人に聞いているが聞く人によって回答が異なっている。

せっかくファイルが保管されていても、探せなかったり人に聞いたりして探すのにかなりの時間が費やされているようです。また、個人個人がすぐに探せるようにと探し出したファイルをそれぞれ手元に置いておくので、会社全体から見たら、重複しているファイルが増える原因にもなっているようです。

この記事では、ファイルサーバーの問題と解決のポイントを説明しています。

使用するツールの主な特徴

次に、電子文書を格納する「入れ物」を見ていきましょう。これらツールで企業でよく使われているのものは、まずフォルダ系(ファイルサーバー、クラウドドライブ)と、次に文書管理システムの2種類です。
今度は、それぞれにどんな特徴があるかを見ていきましょう。

■フォルダ・ドライブ系

共有フォルダとして過去からよく利用されているものは、ファイルサーバーです。クライアントPCのWindowsエクスプローラー上で見ることができるフォルダやファイルです。利用者にとっては特に制限を感じることなく、新しいフォルダを作成したり、どんなファイルでも投入することができます。
利用者からすると差を感じることは少ないのかもしれませんが、社内に設置するか、または、外部のサービスを使うかで2種類に分かれます。

社内にファイルサーバーやNASを設置する方法


社内ネットワークの中にファイルサーバーやNASを設置して使用するものです。大きな容量のものを設置すれば、それだけ大容量を使用することができます。しかし、社内に設置しているため、社外からアクセスできなかったり、アクセスするためにはセキュリティを考慮した接続が必要となります。

クラウドドライブを契約して使用する方法


最近は、クラウドドライブを採用する企業が増えています。容量によって課金される場合もあるため、切り替えの前に電子文書の削減や整理を実施したり、クラウドドライブに格納するファイルを絞り込んだりする例も見られます。

契約によっては「容量無制限」のサービスもあり、最近は社内に設置したファイルサーバーをクラウドドライブサービスへの変更を検討する企業も多数出てきています。ファイルサーバーなどと使用感が変わらないような設定も可能なので、利用者から見ると切り替えのクラウドドライブへのハードルは低いと考えられます。

■文書管理システム

文書管理システムは、様々な会社からいろいろな製品が販売されていて、それぞれにいろいろな特徴があります。

共通の特徴として、
 ・登録する文書の属性を付与することができること
 ・利用者のユーザー情報と合わせて、文書に対してアクセス権を制御することができること

があげられます。
それでは、この2点を見ていきましょう。

登録する文書の属性を付与することができること


システムに文書そのものを格納すると同時に、その文書の属性をつけて管理します。これによって、多観点の検索や並べ替えが可能となり、検索性がアップします。 設定された保存年限を超えたときにアラートをあげたりする機能もことも可能です。

文書本体と属性データのイメージ

利用者のユーザー情報と合わせて、
文書に対してアクセス権を制御することができること


資料データだけではなく、利用者データなども絡ませた形で管理ができます。 文書やそのグループごとに閲覧権や編集権を付与することができます。

下の図は、企画部門社員は、文書Aにはアクセスできますが、文書Bと文書Cにはアクセスができません。営業部門責任者は全ての文書にアクセスできる場合の例となります。重要文書や秘密文書の管理に適していると言えます。

文書やそのグループ毎に利用者のアクセス権を付与
では、次に棲み分け基準のポイントを見ていきましょう。

棲み分け基準を考える

ファイルサーバーと文書管理システムの特性から考えられる基準は、次のとおりです。

  ・正式な文書(決定文書)か、そうでないか
  ・閲覧頻度の高い文書か、低い文書か
  ・多観点での検索が効果的な文書であるかどうか


この記事では、文書管理システムなどに入れて効率化できる文書について説明しています。

一方で、NGなルールとは?

NGなルールは、「どっちにも入れる」というルールです。
文書は見つかりやすいかもしれませんが、利用者はどっちにも入れるというルールによって手間がかかりますし、そのうち「どっちかに入れる」ことになってしまいます。
また、文書は版が変化していくものですが、片方だけ更新されたりすると、どこに最新版が入っているかわからなくなります。

利用者に効果が実感できること

棲み分けを行うことにより、その効果を利用者にリターンすることを意識しましょう。
利用者にとってメリットとなることはなんと言っても「目的の文書がすぐに探せる」ということでしょう。
効果が実感できれば、協力も得られやすくなります。

■■ まとめ ■■

ファイルサーバーや文書管理システムのどっちに格納するかは、一番大きな電子文書の区分けになります。
まずは、この棲み分けを意味のあるものにし、組織に浸透させていきましょう。

ファイルサーバーに関してはさらにルール化や整理が必要です。
以下に示す参考記事に詳しく説明しています。

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